Dictamen N° 11939/2018

N° 11.939 Fecha: 10-V-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General don Rafael Epstein Numhauser, en su calidad de Rector (S) de la Universidad de Chile, solicitando un pronunciamiento que determine que no resulta procedente que el Servicio de Registro Civil e Identificación acepte fotocopias legalizadas ante notario público de los títulos profesionales que se invocan para acreditar una determinada profesión, al momento de requerir su anotación en el Registro de Profesionales que al efecto lleva esa entidad. Sostiene, en síntesis, que, conforme con la jurisprudencia administrativa de este Organismo Fiscalizador, la referida autorización notarial no le otorga validez al respectivo documento para los fines indicados, y que admitir tal práctica podría facilitar la presentación de documentación falsificada. Requerido sobre el particular, el aludido Servicio de Registro Civil e Identificación señaló que, en la situación de que se trata, corresponde aplicar la ley N° 19.088, cuyo artículo único permite que se presenten fotocopias simples del antecedente solicitado, previo cotejo, en lo que interesa, con copias o fotocopias autorizadas del mismo. Al respecto, conviene recordar que el artículo 4°, N° 1, de la ley N° 19.477, contempla como función del referido servicio, en lo pertinente, la de formar y mantener actualizado, por los medios y en la forma que el reglamento determine, un Registro de Profesionales. A su vez, el artículo 2° del decreto con fuerza de ley N° 630, de 1981, del entonces Ministerio de Justicia, establece, en lo que interesa, que habrá un Registro Público de Profesionales que llevará dicha cartera de Estado por intermedio del Servicio de Registro Civil e Identificación, cuyas inscripciones se practicarán de oficio o a petición de parte. A su turno, el artículo único de la ley N° 19.088, dispone que en las actuaciones que se realicen y en las presentaciones que se formulen ante las entidades que indica, relacionadas con los asuntos que menciona, “sólo será necesario presentar los originales de los documentos que sean requeridos, o copias o fotocopias autorizadas de ellos, y dejar fotocopias simples de los mismos. El funcionario administrativo receptor las cotejará y luego devolverá los documentos a los interesados, entendiéndose que ha efectuado tal cotejo por el sólo hecho de estampar en la fotocopia el timbre de recepción, la fecha y su nombre y firma”. Ahora bien, en relación con la materia, los dictámenes N°s. 4.829, de 2000, y 25.345, de 2006, entre otros, han precisado que el cumplimiento del requisito de título profesional debe ser comprobado a través de los documentos originales o por medio de copias debidamente autorizadas por el funcionario competente para otorgar el documento original o para certificar acerca del contenido de este, según lo dispuesto en los artículos 1.698 y siguientes del Código Civil. Agregan esos pronunciamientos, que la autorización notarial o la protocolización de este tipo de documentos no les otorga validez para los fines indicados, como quiera que tal certificación sólo se refiere a la existencia material del título o certificado copiado o fotocopiado, pero no al hecho de haber sido emitido por la autoridad que lo suscribe, dado que no se trata de un instrumento en cuyo otorgamiento haya participado el notario respectivo. Como es posible advertir, la fotocopia del título profesional autorizada por notario, no permite acreditar la profesión a inscribir en el mencionado Registro de Profesionales, por lo que sólo podrá llevarse a cabo el cotejo a que se refiere la citada ley N° 19.088, en la medida que este se realice con el título profesional original o la copia o fotocopia del mismo debidamente autorizada por el funcionario competente para otorgarlo o para certificar sobre su contenido, esto es, por el organismo que otorgó el diploma de que se trate (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 43.080, de 1998, y 65.430, de 2013). En consecuencia, no resulta procedente que el Servicio de Registro Civil e Identificación acepte la fotocopia del respectivo título profesional autorizada por notario, para los fines indicados, debiendo ese organismo adoptar las medidas necesarias para regularizar la situación analizada. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República