Dictamen N° 1322/2017

N° 1.322 Fecha: 13-I-2017 El Presidente de la Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos de Chile (JNCB) solicita la reconsideración del numeral 5 del dictamen N° 21.791, de 2016, de esta Contraloría General, que atendió diversas consultas de la Superintendencia de Valores y Seguros (SVS) relativas a la rendición de cuentas de los fondos que aquella le traspasó a la entidad recurrente, correspondientes a la primera cuota de los caudales otorgados conforme con la ley N° 20.557, de Presupuestos del Sector Público del año 2012, y de las anualidades anteriores. Cabe señalar que el referido numeral estableció, respecto de las rendiciones de cuentas efectuadas con las fotocopias de las facturas legalizadas por los agentes de aduanas que intervinieron en las operaciones, que la calidad de ministros de fe que les atribuye la normativa vigente, les ha sido otorgada en relación a las gestiones que efectúen ante el Servicio Nacional de Aduanas (SNA) y con ocasión de las labores de despacho de los bienes en que intervienen, de manera que no permiten certificar la correcta inversión de los recursos transferidos a la JNCB. Al efecto, la entidad requirente señala que necesita adquirir con regularidad carros bomba y otros vehículos de especialidades, tales como escalas mecánicas, carros de rescate, camiones aljibes, entre otros, así como materiales menores (botas, uniformes, cascos, mangueras, etc.). Agrega que tales productos son en su mayoría de origen europeo o norteamericano, siendo estos importados al territorio nacional e ingresados principalmente a través de los puertos de Valparaíso y San Antonio. Añade que al momento de internar tales mercancías, se presenta en el SNA la factura original, quedando la misma en resguardo del referido servicio quien posteriormente procede a su archivo, por lo que la entidad recurrente solo conserva una fotocopia autorizada de tal documento. De esta forma, se ha rendido cuenta de las referidas compras a la SVS con dichas copias autentificadas por el agente de aduanas, sin que tal situación haya sido objetada por el organismo otorgante con anterioridad al año 2015, pues producto de una revisión efectuada en dicha anualidad por este Órgano de Control, ese servicio les solicitó las facturas originales. Al respecto, de acuerdo con el punto 5 de su presentación, afirma que luego de consultar al SNA la posibilidad de recuperar las facturas de importación, este le indicó que resultaría en extremo complejo dado el tiempo transcurrido y la dificultad de ubicar materialmente cada uno de los despachos, lo que estima requeriría del trabajo de unas dos personas por no menos de 30 o 60 días. Por tales razones, solicita a esta Entidad Fiscalizadora la autorización para rendir los gastos de que se trata, con las copias de los documentos de embarque, actas de entrega y copia de la factura legalizada por el agente de aduana interviniente. Sobre el particular, el artículo 95, letra b), de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de este Organismo de Control, establece que el examen de las cuentas tendrá por objeto comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas y la autenticidad de la documentación respectiva, agregando que “se considerará auténtico solo el documento original, salvo que el juez, en el juicio respectivo y por motivos fundados, reconozca este mérito a otro medio de prueba”. Por otra parte, el N° 3 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Entidad Fiscalizadora, que fijó las normas de procedimiento sobre rendición de cuentas -aplicable en la especie en atención a la data en que se verificaron las respectivas transferencias- precisaba que aquella estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan. Seguidamente, su numeral 3.1 preceptuaba que en dicha materia solo deben admitirse documentos auténticos, motivo por el cual las declaraciones juradas no son un medio probatorio idóneo para respaldar los gastos, pues no se trata de documentos originales donde conste directamente el gasto, ni copias de estos. En tal sentido, esta Contraloría General manifestó en su dictamen N° 79.420, de 2014, entre otros, que atendida la naturaleza de control a posteriori de la rendición de cuentas, y considerando que su finalidad es comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, resulta indispensable que las cuentas que se rindan se encuentren debidamente documentadas y que los antecedentes que las respaldan sean pertinentes y auténticos, a fin de acreditar la inversión o gasto en que se ha incurrido. No obstante lo anterior, tal como lo ha precisado la misma jurisprudencia, distinta es la situación en que la pérdida de los documentos comprobatorios o la imposibilidad de presentarlos, obedece a fuerza mayor o caso fortuito, esto es, un imprevisto imposible de resistir, caso en el cual, además de acreditar que ese impedimento existió, el afectado podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que se rinden. Ahora bien, de los antecedentes acompañados por la entidad recurrente aparece que la documentación original se encontraría en poder del SNA, archivada, por lo que estos no estarían extraviados. A su vez, tampoco se ha acreditado la imposibilidad de presentarlos, pues según se desprende de lo que señala la peticionaria, la recuperación de los antecedentes sería posible, pero engorrosa atendido el tiempo transcurrido. En consecuencia, para acceder a la petición de la JNCB, esta deberá acreditar a esta Contraloría General las razones de fuerza mayor o caso fortuito que justificarían la rendición de cuentas con documentos no originales, para lo cual deberá solicitar al SNA su entrega y acompañar la respuesta respectiva, lo que no ha acontecido en la especie. Transcríbase a la Superintendencia de Valores y Seguros y al Servicio Nacional de Aduanas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República