Dictamen N° 79420/2014

N° 79.420 Fecha : 14-X-2014 Doña Claudia Margarita Campos Urrutia consulta si debe reintegrar parte de los fondos que le fueron otorgados por la Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica -CONICYT- en el marco del concurso de “Becas de Apoyo a la Realización de Tesis Doctoral Año Académico 2009”, toda vez que por razones ajenas a su voluntad, no pudo respaldar con los documentos respectivos la totalidad de la suma que le fue otorgada. Requerida al efecto, CONICYT expresa, que financió una beca a la interesada para la ejecución de su tesis doctoral por un período máximo de dos años, otorgándole la cantidad de $2.600.000 destinados a gastos operacionales. Añade que la solicitante declaró en el sistema de gastos en línea los referidos haberes. Sin embargo, de acuerdo con el comprobante de Correos de Chile que el mismo servicio ha tenido a la vista y que adjunta, señala que los documentos de respaldo fueron enviados a la oficina de correos de la ciudad de Linares. Finalmente, consulta si la declaración jurada sería un medio idóneo para acreditar la rendición atendido el extravío de dichos antecedentes. Al respecto, el numeral 9.5 de la resolución exenta N° 2.219 de 2008, de CONICYT, que aprobó las bases del concurso antes indicado, precisa las obligaciones de los beneficiarios, entre ellas, la de rendir informes académicos y financieros anuales en las fechas y formatos establecidos por la misma entidad, para la renovación o término de la misma. A su vez, de acuerdo con las instrucciones generales para la rendición de cuentas de los fondos asignados a través de la beca de apoyo a la realización de la tesis doctoral, CONICYT fijó un sistema de declaración de gastos vía internet, estableciendo los respectivos plazos para efectuarla, sin perjuicio de la presentación de un informe detallado y material de la totalidad de las operaciones financieras que haya efectuado el becario. Por otra parte, el N° 3 de la resolución N° 759, de 2003, de esta Entidad Fiscalizadora, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas, precisa que aquella estará constituida por los comprobantes de ingreso, egreso y traspaso, acompañados de la documentación en que se fundamentan. Seguidamente, su numeral 3.1 precisa que en dicha materia sólo deben admitirse documentos auténticos, motivo por el cual las declaraciones juradas no son un medio probatorio idóneo para respaldar los gastos, pues no se trata de documentos originales donde conste directamente el gasto, ni copias de éstos. En tal sentido, esta Contraloría General ha manifestado que atendida la naturaleza de control a posteriori de la rendición de cuentas, y considerando que su finalidad es comprobar la veracidad y fidelidad de las mismas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad, resulta indispensable que las cuentas que se rindan se encuentren debidamente documentadas y que los antecedentes que las respaldan sean pertinentes y auténticos, a fin de acreditar la inversión o gasto en que se ha incurrido. No obstante lo anterior, tal como lo ha precisado la misma jurisprudencia contenida en el dictamen N° 19.889, de 2012, distinta es, en cambio, la situación en que la pérdida de los documentos comprobatorios o la imposibilidad de presentarlos, obedece a fuerza mayor, esto es, un imprevisto imposible de resistir, caso en el cual, además de acreditar que ese impedimento existió, el afectado podrá recurrir a otras pruebas que permitan constatar presuntivamente los gastos efectuados, como sería, por ejemplo, la declaración jurada de aquellas personas bajo cuya responsabilidad se prestaron los servicios que dieron lugar a las expensas que él rinde. Ahora bien, según consta en los antecedentes que se han tenido a la vista, la interesada realizó correctamente la declaración de gastos vía internet. Sin perjuicio de ello, y de acuerdo al comprobante de envío N° 3044740295279, al momento de enviar los documentos de la rendición de cuentas, éstos fueron remitidos a la ciudad de Linares, producto de un error ajeno a su voluntad, lo que derivó en definitiva en la pérdida de dicha documentación de respaldo. A pesar de lo anterior, la recurrente llevó a cabo una reconstitución de los documentos extraviados, y como consecuencia de ello CONICYT ha aprobado la suma de $1.866.440, quedando pendiente por acreditar un total de $733.560. Por consiguiente, en consideración a que la becaria se vio en la imposibilidad de adjuntar los documentos que acreditan parte de los gastos efectuados, por un hecho ajeno a su voluntad derivado del envío de los antecedentes a un destino distinto al que correspondía, y frente a la pérdida de los mismos, esta Contraloría General no advierte inconveniente en que, atendidas las condiciones particulares de la situación que se analiza, CONICYT acepte la comprobación de los gastos a través de declaraciones juradas u otros medios que permitan arribar a la convicción de que los fondos fueron destinados a los fines correspondientes. Transcríbase a doña Claudia Margarita Campos Urrutia y a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República