Dictamen N° 147428/2021

Nº E147428 Fecha: 15-X-2021 Carabineros de Chile, se ha dirigido a este Organismo Contralor informando ajustes al registro contable de gastos anticipados y existencias, de acuerdo a la norma de Errores de la resolución N° 16, de 2015, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP – CGR Chile. Al respecto, remite ajustes contables folios Nos 3158440, 3158633, 3158672, 3158441, 3158635, 3161749, 3158636, 3158667 y 3158674 todos de tipo económico del año 2019, regularizando contra la cuenta 31102 Resultados Acumulados los saldos de las cuentas asociadas a activos tales como materiales de oficina, alimentos, bebidas, vestuarios, calzados, repuestos, accesorios para mantenimiento de vehículos, vales de confección y reparación y combustibles. Ello, debido a que a esa data se observó una descuadratura entre los saldos contables y las unidades físicas de los mencionados elementos. Atendido lo anterior, esa entidad ha corregido los saldos contables eliminando los existentes y reemplazándolos de acuerdo con el nuevo levantamiento de inventario que efectuó, valorizando sus activos considerando lo dispuesto en el concepto de Gastos Anticipados del Plan de Cuentas y en la norma de Existencias. Sobre la materia, la norma específica Errores del capítulo II, de la resolución N° 16 de 2015, de este origen, que aprueba la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP – CGR Chile señala, en lo que interesa, que los errores son omisiones o inexactitudes al momento de registrar movimientos financieros o económicos y la corrección de errores de períodos anteriores deberá reflejarse en los saldos iniciales del período en curso. En relación al registro de gastos anticipados asociados a vales de combustible, de confección y reparación, el Plan de Cuentas de la resolución N° 16, de 2015, considera estos gastos como desembolsos efectuados por concepto de servicios o beneficios a obtener en períodos contables futuros, no obstante haberse devengado y pagado con antelación, de acuerdo con los contratos correspondientes. Por su parte, la norma específica de Existencias, de la citada resolución, señala que las adquisiciones deben registrarse al costo al momento de su reconocimiento, aplicando posteriormente ya sea el método FIFO o Costo Promedio Ponderado, según defina la entidad. También cabe indicar que, al finalizar cada periodo contable, corresponde valorizar de manera posterior dichas existencias de acuerdo al menor entre el valor en libros y el costo corriente de reposición o valor neto realizable, según corresponda. Adicionalmente, el oficio N° 1.514, de 2019, que Imparte Instrucciones a los Servicios e Instituciones del Sector Público para el ejercicio contable 2019, señala un periodo de transición de máximo tres años para la implementación de la normativa contable vigente, con término el 31 de diciembre de 2018. En este sentido, las materias pendientes de regularización a partir del año 2019 deben reflejarse en los saldos iniciales de las cuentas de activos y pasivos de acuerdo a la norma de Errores, y luego de ello enviarse mediante oficio para conocimiento y fines pertinentes a esta Contraloría General. Precisado lo anterior, este Órgano de Control no considera inconvenientes al proceso realizado por la entidad respecto de los gastos anticipados, en vista de que no corresponden a existencias y en el entendido de que los montos cargados a la cuenta 31102 Resultados Acumulados son por servicios consumidos. Por esta razón, se toma conocimiento de los folios Nos 3158667, 3158674 y 3158672, sin perjuicio de que, en lo sucesivo, la Institución deberá registrar en el periodo contable que corresponda, como gastos patrimoniales, los saldos consumidos. Por otra parte, corresponde señalar que no es pertinente dar de baja los saldos de las cuentas contables de existencias y, mediante procesos de toma de inventario, reconocer nuevamente los activos o derechos que la entidad controle a la fecha, como ocurrió en la especie, atendido que ese procedimiento fue autorizado de forma excepcional por esta Contraloría General en el periodo de primera adopción que correspondió hasta el año 2018. Por lo antes expuesto, no se toma conocimiento de los folios Nos 3158440, 3158633, 3158441, 3158635, 3161749 y 3158636 por no ajustarse al correcto registro de las adquisiciones y bajas de activos, de acuerdo a la normativa vigente, dado que dichos eventos deben ser registrados en el momento de su ocurrencia y con los respaldos correspondientes, lo que es de especial importancia en los casos en que se disminuyen activos. Al respecto, esa Institución deberá analizar si existen activos no encontrados o cuya baja no esté respaldada y, en dicho caso, tendrá que realizar un nuevo ajuste para reconocer los saldos correspondientes en la cuenta 17101 Detrimento de Bienes y establecer, por medio de una investigación sumaria, si el menoscabo patrimonial corresponde a causa fortuita o fuerza mayor o si existe responsabilidad comprometida de funcionarios o terceros ajenos a la entidad, aplicando posteriormente el procedimiento G – 13 o G – 14 del oficio N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público NICSP-CGR, según corresponda. Seguidamente, se cumple con señalar que, en lo sucesivo, Carabineros de Chile deberá adoptar las medidas correspondientes para cautelar que los registros contables sean contabilizados oportunamente, especialmente las adquisiciones y bajas, de manera que no se produzcan diferencias entre los registros contables y los inventarios físicos, resguardando que las bajas de existencias se reflejen mediante el método FIFO o Costo Promedio Ponderado, señalados precedentemente. Finalmente, cabe hacer presente que lo anterior es sin perjuicio de la verificación de la regularidad de las operaciones, cifras y antecedentes sustentatorios que pueda determinar este Organismo Contralor en el ámbito de la fiscalización externa que le corresponde realizar. Saluda atentamente a Ud. Yolanda del Carmen Bascuñán Arteaga Jefe De División (S)