Dictamen N° 15812/2016

N° 15.812 Fecha: 01-III-2016 El Director Ejecutivo del Fondo de Solidaridad e Inversión Social (FOSIS) requiere autorización a esta Contraloría General, para que ese servicio pueda aceptar fotocopias autentificadas por funcionarios designados al efecto, en subsidio de las facturas originales, en las rendiciones de cuentas que le presenten hasta el 31 de diciembre de 2017 los ejecutores privados de los programas sociales que financia con los recursos contemplados en el subtítulo 33 de su presupuesto. Al efecto, sostiene que existen aproximadamente 50.000 facturas que deben rendir cada año los beneficiarios de los programas sociales del FOSIS, quienes generalmente son personas vulnerables que viven en condiciones precarias o de hacinamiento, lo que impide un adecuado almacenamiento de los documentos de respaldo. Agrega que, por lo mismo, trasladar los originales hacia las oficinas de ese servicio conllevaría un alto riesgo de extravío de los mismos. En razón de ello, plantea la conveniencia de aceptar que esos instrumentos sean reemplazados por fotocopias autentificadas en terreno por funcionarios del FOSIS designados como ministros de fe, los que además, en su mayoría realizan labores de supervisión de los proyectos financiados. Por otra parte, expone que el Servicio de Impuestos Internos, dando respuesta a una consulta formulada por uno de los ejecutores, mediante su oficio N° 3.295, de 2009, reafirmó el criterio de que los documentos tributarios originales deben permanecer en las dependencias del contribuyente. Al respecto, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con su resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, o su resolución N° 30, de 2015, que reemplazó a la primera para aquellos traspasos que tengan lugar a contar del 1 de junio del año 2015. En cuanto a los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, los artículos 55 del decreto ley N° * 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y 4° de la enunciada resolución N° 30, de 2015, previenen que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade el inciso segundo de este último precepto que en casos calificados por la Contraloría General, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Pues bien, esta Entidad Fiscalizadora estima que los fundamentos expuestos por el FOSIS configuran un caso calificado que permite aceptar que las rendiciones de cuentas presentadas por los beneficiarios privados de sus programas sean respaldadas con copias de las facturas debidamente autentificadas por los respectivos funcionarios, en los términos requeridos por dicha entidad en su presentación. Sin perjuicio de la autorización concedida, es pertinente recordar que de acuerdo con el dictamen N° 10.650, de 2015, la autentificación de las fotocopias puede ser efectuada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe, o por un funcionario designado al efecto por la autoridad competente. En tal sentido, es del caso consignar que de conformidad con el inciso segundo del artículo 13, de la ley N° 18.989 -que creó el Ministerio de Planificación y Cooperación-, le corresponde al fiscal del FOSIS desempeñarse como ministro de fe de ese servicio. Por lo tanto, en caso que el FOSIS determine la conveniencia de designar a otros funcionarios distintos del fiscal para la ejecución de esa tarea, corresponde que sea este último quien delegue su ejercicio en los términos que exigen las normas generales aplicables en la especie. Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República