Dictamen N° 10650/2015

N° 10.650 Fecha: 09-II-2015 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Intendencia Regional de la Región de Los Lagos, solicitando un pronunciamiento que precise si corresponde que el respectivo gobierno regional designe a un funcionario para que autentifique las copias o fotocopias que pueden admitirse en el marco de las rendiciones de cuentas que, según lo dispuesto en la resolución N° 759, de 2003, de este Organismo Fiscalizador, deben presentar a dicha repartición las entidades del sector privado receptoras de fondos públicos. El requirente manifiesta que el Gobierno Regional de la Región de Los Lagos no cuenta con un funcionario al que la ley le otorgue la facultad de actuar como ministro de fe en relación con “documentación originada externamente y más aún respecto de documentación de carácter tributario, que sea emitida actualmente por medios electrónicos.”. Sobre el particular, cabe hacer presente que acorde con lo prescrito en el artículo 85 de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Institución Fiscalizadora, las personas o entidades receptoras de los recursos públicos deben rendir cuenta de su inversión. En virtud de lo anterior, la resolución N° 759, de 2003, de esta Contraloría General, fija normas de procedimiento para la realización de las mencionadas rendiciones de cuentas. Pues bien, en lo que atañe a las “Transferencias al sector privado”, el numeral 5.3 de la aludida resolución N° 759, precisa que dichas operaciones se acreditarán con el comprobante de ingreso de la entidad que recibe el aporte, firmado por la persona que la percibe, y que las unidades operativas otorgantes serán responsables de exigir rendición documentada de los montos entregados a las personas o instituciones del sector privado; efectuar su revisión para determinar la correcta inversión de los fondos concedidos y el cumplimiento de los objetivos pactados, y mantener a disposición de este Organismo de Control los antecedentes correspondientes. De esta manera, según se ha sostenido en los dictámenes N°s. 32.931 y 82.915, ambos de 2013, tratándose de aportes a privados, la inversión de los recursos por tales entes privados es examinada por esta Institución de Fiscalización en la sede de la unidad operativa otorgante. Ahora bien, en cuanto a los antecedentes constitutivos de la mencionada rendición, el artículo 55, inciso primero, del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades estatales deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones, añadiendo su inciso segundo que, no obstante, en casos calificados, podrán aceptarse copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente. En mérito de lo dispuesto en las normas antes reseñadas y en armonía con lo expresado en el dictamen N° 34.390, de 2014, es pertinente puntualizar que, en el marco de las rendiciones de cuenta de que se trata, la regla general es que la fundamentación de los gastos tenga que efectuarse mediante documentos originales, y que sólo excepcionalmente éstos podrán ser sustituidos por sus copias o fotocopias autentificadas, en la medida que concurran circunstancias especiales que así lo ameriten, lo cual ha de ser calificado por la autoridad en cada situación particular. Precisado lo anterior, corresponde ahora dilucidar si procede que el Gobierno Regional de Los Lagos disponga que uno de sus funcionarios desempeñe la mencionada tarea de autentificar las copias o fotocopias que pueden ser admitidas en una rendición de cuentas. Al respecto, es pertinente resaltar que conforme a lo indicado en el reseñado inciso segundo del artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las copias pueden ser autorizadas por un ministro de fe o por el funcionario correspondiente. Así entonces, se aprecia que la mencionada autentificación puede ser efectuada ya sea por aquella persona a la cual la ley le confiere la calidad de ministro de fe -la que podrá formar parte de la dotación del órgano administrativo otorgante de los recursos o no, como acontece en este último caso con los notarios públicos-, o bien, por un funcionario que es designado al efecto por la autoridad competente. Enseguida, cabe anotar que analizada tanto la preceptiva relativa a la organización de los gobiernos regionales, como la referida a la planta de personal del Gobierno Regional de Los Lagos, no se advierte la existencia de cargo alguno al que se le atribuya la facultad de actuar como ministro de fe para los fines consultados, comoquiera que, según consta del artículo 43 de la ley N° 19.175, Orgánica Constitucional sobre Gobierno y Administración Regional, en el caso del secretario ejecutivo del consejo regional, su calidad de ministro de fe está limitada a las actuaciones que únicamente emanan de ese órgano colegiado. En razón de lo anterior, atendido el principio de eficiencia que rige el actuar de la Administración y dado que la adopción de la medida por la que se consulta facilita la aplicación de lo establecido en el inciso segundo del citado artículo 55, es decir, que la entidad privada que recibió el aporte pueda acompañar, en casos calificados, copias o fotocopias de los documentos originales necesarios para fundamentar los gastos a que se refiere la rendición de cuentas, se concluye que es procedente que el Gobierno Regional encomiende a uno de sus funcionarios el desempeño de la labor en cuestión, lo que deberá formalizarse a través del correspondiente acto administrativo. Finalmente, es conveniente consignar que no obsta a lo concluido en el presente dictamen que los documentos cuyas copias o fotocopias se requiera autentificar emanen de personas externas a esa repartición pública, toda vez que la mencionada tarea sólo importa certificar la conformidad de unos y otras. Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa de esta Entidad Fiscalizadora y a la Contraloría Regional de Los Lagos. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante