Dictamen N° 16584/2019

N° 16.584 Fecha: 19-VI-2019 La Contraloría Regional de Aysén del General Carlos Ibáñez del Campo ha remitido la presentación formulada por la Secretaria Regional Ministerial de Salud de la misma región (SEREMI), quien solicita la reconsideración del oficio N° 3.953, de 2017, de esa Sede Regional, por las consideraciones que expone. Como cuestión previa, cabe señalar que el citado oficio, concluyó que no resulta procedente que esa SEREMI elimine los talonarios de las licencias médicas que indica, ya que se trata de documentos relacionados a cuentas relativas a la administración de fondos, por lo que sólo procede su destrucción transcurridos tres años desde que dichos antecedentes han sido examinados por esta Entidad de Fiscalización y aprobadas las cuentas en que inciden. Precisado lo anterior, cabe señalar que el artículo 14 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Fiscalización, prescribe que el Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones. En tanto, el inciso primero del artículo 21, de la misma ley, previene que esta Contraloría General hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control. Agrega su inciso segundo que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos. A su vez, en concordancia con las precitadas normas legales este Organismo Contralor ha emitido una circular sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminación de Documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981. Por otra parte, se debe tener presente que el inciso segundo del artículo 9° del decreto N° 3, de 1984, del Ministerio de Salud, que aprueba el Reglamento de Autorización de Licencias Médicas por las Comisiones de Medicina Preventiva e Invalidez (COMPIN) e Instituciones de Salud Previsional, establece que, en el caso de los formularios de licencias médicas en papel, las COMPIN llevarán un registro de los formularios de licencia proporcionados a cada profesional o entidad que se indica. Agrega que, para obtener nuevos formularios, tanto el profesional como el representante del respectivo organismo o entidad, devolverán al COMPIN los talonarios ya utilizados. En este contexto, cabe recordar que sólo los documentos relacionados con el examen de cuentas que efectúa este Ente Fiscalizador, corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de este Organismo de Control para su eliminación (Aplica dictamen N° 5.978, de 2012). Pues bien, en el caso consultado, se advierte que los referidos talonarios constituyen instrumentos que administra la COMPIN y que no se enmarcan en ninguna de las hipótesis a que se refiere la ley N° 10.336. Siendo ello así, a esta Entidad Fiscalizadora no le corresponde impartir instrucciones o pronunciarse sobre la normativa aplicable en la especie. Ello, atendido a que su eliminación o destrucción se encuentra regulada por las instrucciones que la Superintendencia de Seguridad Social imparta sobre la materia, en conformidad con lo previsto en el acápite II, N° 5, relativo a Documentos Previsionales, de la citada circular de este Organismo de Control. En mérito de lo expuesto, se reconsidera el oficio N° 3.953, de 2017, de la Contraloría Regional de Aysén del General Carlos Ibáñez del Campo. Se devuelve la documentación acompañada por la SEREMI de Salud de Aysén del General Carlos Ibáñez del Campo a esa entidad. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República