Dictamen N° 24934/2019

N° 24.934 Fecha: 16-IX-2019 La directora del Hospital San Juan de Dios requiere se le autorice para eliminar los documentos financieros y contables que detalla, correspondientes al período 2006-2012, los que habrían sido objeto de una serie de procesos de auditorías por parte de esta entidad de control. Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 14 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este ente de fiscalización, prescribe que el Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones. En tanto, el inciso primero del artículo 21, de la misma ley, previene que esta Contraloría General hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7°, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control. Agrega su inciso segundo que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos. Ahora bien, en concordancia con las precitadas normas legales este organismo contralor ha emitido una circular sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminación de Documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981. Luego, es necesario indicar que solo los documentos relacionados con el examen de cuentas que efectúa este ente fiscalizador corresponden a aquellos que deben ser objeto de autorización por parte de este organismo de control para su eliminación (aplica dictamen N° 16.584, de 2019) Además, cabe hacer presente que las inspecciones y auditorías realizadas por este organismo fiscalizador tienen el carácter de definitivo desde el momento en que se emite el respectivo informe final que da cuenta de su resultado, tal como se ha señalado en el dictamen N° 5.441, de 2014. Como puede advertirse, las solicitudes de autorización de supresión de documentos que se dirijan a esta entidad deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación sustentatoria de rendición de cuentas, según el caso, que se requiere destruir, corresponden a cuentas revisadas por este organismo, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o destrucción de dicha documentación (aplica el dictamen N° 36.583, de 2017). Precisado lo anterior, es necesario manifestar que el requerimiento del Hospital San Juan de Dios se refiere a documentación correspondiente al período comprendido entre los años 2006 a 2012, la que según expresa dicha entidad habría sido examinada por esta Institución a través de los procedimientos de fiscalización que se indican. No obstante, de los antecedentes recabados por este órgano de control se ha podido advertir que dichas fiscalizaciones consideraron la revisión de antecedentes relativos a los años 2014, 2015 y 2016, y no a los ingresos y egresos del período indicado en la solicitud en estudio. En razón de lo expuesto, y considerando que el listado de documentos acompañado por la autoridad recurrente, cuya eliminación solicita autorizar, carece de la especificidad necesaria para determinar con exactitud de qué antecedentes se trata, ni acredita que estos hayan sido revisados en forma definitiva por esta institución de control, procede desestimar, por ahora, su solicitud, debiendo, por ende, mantenerlos para su consulta, con arreglo a los términos del citado artículo 21 de la ley N° 10.336 y de las instrucciones impartidas por esta Contraloría General a través del mencionado oficio circular N° 28.704, de 1981. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República