Dictamen N° 17550/2014

N°17.550 Fecha:10-III-2014 Se ha dirigido a esta Contraloría General Carabineros de Chile, solicitando se emita un pronunciamiento que precise si resulta factible que ese organismo emplee medios electrónicos en los sumarios administrativos que desarrolle a fin de establecer las responsabilidades disciplinarias que puedan afectar a sus funcionarios. Al respecto, cumple con señalar que de lo establecido en los artículos 5° y 19 de la ley N° 19.880 -que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado-, se aprecia que los procedimientos y los actos de las entidades administrativas pueden realizarse y expresarse por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión o constancia. A su vez, es útil consignar que el Título II de la ley N° 19.799 -sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma-, ha establecido normas aplicables al uso de documentos y firma electrónicos por parte de los órganos del Estado, las cuales son complementadas, respecto de la Administración del Estado, por lo estatuido en el Título Quinto del decreto N° 181, de 2002, del entonces Ministerio de Economía, Fomento y Reconstrucción, que aprobó el reglamento de la citada ley. En este sentido, el artículo 6° de la aludida ley N° 19.799, faculta a los órganos del Estado para ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, suscribiéndolos por medio de firma electrónica, salvo en aquellos casos que expresamente indica su inciso segundo, esto es, tratándose de aquellas actuaciones para las cuales la Constitución Política de la República o la ley exija una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico, o requiera la concurrencia personal de la autoridad o funcionario que deba intervenir en ellas. Por otra parte, es útil anotar que en el evento que los servicios públicos utilicen documentos electrónicos, el citado texto legal, en sus artículos 4° y 7°, exige que ellos sean suscritos mediante firma electrónica avanzada si tienen la calidad de instrumentos públicos o cuando surtan los efectos propios de éstos. Lo anterior, debe entenderse en concordancia con lo dispuesto en el artículo 39, inciso segundo, del referido decreto N° 181, de 2002, que establece que “los actos administrativos, formalizados por medio de documentos electrónicos y que consten en decretos o resoluciones, en acuerdos de órganos colegiados, así como la celebración de contratos, la emisión de cualquier otro documento que exprese la voluntad de un órgano o servicio público de la Administración del Estado en ejercicio de sus potestades legales y, en general, todo documento que revista la naturaleza de instrumento público o aquellos que deban producir los efectos jurídicos de éstos, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada.”. En relación con lo anterior, cumple manifestar que el artículo 45 del aludido cuerpo reglamentario dispone que los documentos electrónicos suscritos por medio de firma electrónica avanzada deberán contener un mecanismo que permita verificar la integridad y autenticidad de los mismos al ser impresos. Luego, cabe señalar que mediante los dictámenes N°s. 4.941, de 2004; 39.259, de 2007; 36.764, de 2008, y 29.845, de 2010, de esta Contraloría General, se ha precisado que por regla general los servicios públicos -entre los cuales se encuentra la entidad consultante- podrán, discrecionalmente y dentro de su competencia legal, utilizar documentos electrónicos en forma válida tanto en su documentación interna como externa y firmarlos a través de cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permita al receptor identificar, al menos formalmente, al funcionario que lo emite, caso en el cual la exigencia de certificados de firma no resulta de la esencia de ésta, sino que es un requisito meramente accidental que dependerá del sistema de firma que emplee el servicio. De este modo, la obligación de los órganos de la Administración del Estado de usar firma electrónica avanzada, que requiere necesariamente de certificación, se limita únicamente a los casos señalados en los artículos 4° y 7° de la ley N° 19.799 y 39 de su reglamento. Atendido lo expuesto, y acorde con la jurisprudencia administrativa antes citada, cabe concluir que resulta procedente que Carabineros de Chile emplee medios electrónicos en el desarrollo de sus sumarios administrativos, con los requisitos y limitaciones ya indicados y en la medida que ello se haga con plena sujeción a lo dispuesto en la mencionada ley N° 19.799, en su reglamento y en las demás normas que rigen la materia. En este orden de ideas, corresponde hacer presente, en armonía con el criterio sustentado en los citados dictámenes N°s. 36.764, de 2008, y 29.845, de 2010, que los servicios públicos al emplear el sistema de documentación electrónica que regula el texto legal recién anotado, deben adoptar los resguardos de seguridad adecuados para su documentación, de acuerdo con las correspondientes normas técnicas, con el nivel de confidencialidad de la información y con las obligaciones que legal o reglamentariamente procedan. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República