Dictamen N° 17719/2015

N° 17.719 Fecha: 05-III-2015 El Contralor General de la República, en uso de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en requerir a las municipalidades del país el envío de información patrimonial separada por la Gestión Municipal y Servicios Traspasados, durante el segundo semestre del ejercicio año 2015, además de los informes que han sido solicitados mediante oficio N° 99.743, de 2014, de este Organismo Contralor. Para ello, deberán observarse las siguientes instrucciones específicas: 1.- SALDOS DE APERTURA Las entidades edilicias deberán enviar, hasta el 31 de marzo de 2015, los saldos iniciales que presentan las cuentas patrimoniales al 01 de enero de el mismo año, en forma separada por la Gestión Municipal y por cada uno de los Servicios Traspasados que conforman el municipio, es decir, Educación, Salud y Cementerios, los que, en total, deberán ser coincidentes con los saldos iniciales del Balance de Comprobación y de Saldos Agregado que haya sido incluido en los informes contables del mes de enero del presente ejercicio. 2.- INVARIABILIDAD DE LOS SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2014, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2015. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco al distribuirlos separadamente en los correspondientes a la Gestión Municipal y a los Servicios Traspasados. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que dichos informes de saldos iniciales incluirán solamente aquellas cuentas que presenten saldo en cada caso. 3.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 3.1.- INFORMES DE SALDOS INICIALES Se deberá enviar, por única vez, Informes de Saldos Iniciales por la Gestión Municipal y por cada uno de los Servicios Traspasados que pertenecen al municipio, con los saldos de las cuentas patrimoniales al 01 de enero de 2015, los que, en conjunto, conforman los saldos de las cuentas patrimoniales agregadas. El formato de este Informe se incluye en Anexo A. 3.2.- INFORMES CONTABLES MENSUALES A partir del mes de julio de 2015, con la información correspondiente a los hechos económicos realizados durante el mes de junio, los municipios deberán preparar y remitir mensualmente, además de los informes que ya han sido solicitados mediante oficio N° 99.743, de 2014, de este origen, el Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado. 4.- DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Informe de Saldos Iniciales debe incluir los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio desagregados a nivel de Cuenta 1 o 2, según corresponda, del Catálogo de Cuentas vigente para el Sector Municipal. El Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado deberá incluir el movimiento contable mensual separado por la Gestión Municipal y por cada uno de los Servicios Traspasados —Educación, Salud y Cementerios-, desagregados a nivel de Cuenta 1 ó 2, según corresponda, del Catálogo de Cuentas vigente para el Sector Municipal. Este informe deberá estar contenido en un solo archivo denominado Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado (BD), cuyo formato se incluye en Anexo B. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES CONTABLES Los Informes de Saldos Iniciales, se deberán enviar antes del 31 de marzo del presente ejercicio. La fecha de presentación de todos los informes contables se mantiene para los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. 6.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN Los Informes de Saldos Iniciales deberán enviarse en planilla electrónica EXCEL, en forma separada por la Gestión Municipal y por cada uno de los Servicios Traspasados, remitidos mediante correo electrónico, adjuntando un símil del oficio conductor escaneado, en formato PDF, en el que conste la suscripción por las jefaturas responsables de la información y oportunidad en la remisión, al email contabilidadsmun@contraloria .cl El envío del Balance de Comprobación y de Saldos Desagregado, junto con los demás informes solicitados, deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentado en código ASCII, de acuerdo con el formato de archivo incluidos en Anexo B adjunto y remitido a este Organismo a través del Sistema Validador Web hasta la entrada en operación del nuevo sistema informatizado de recepción y procesamiento de información contable, denominado SICOGEN II, del cual una de sus aplicaciones será habilitada para recibir la información a que se ha hecho referencia. A fin de dar cumplimiento a la exigencia de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad edilicia, respecto de la oportunidad en el envío de la información requerida y la veracidad de su contenido, se debe adjuntar un símil del oficio conductor escaneado, en formato PDF, en el que conste la nómina de cada uno de los informes que se incluyen y la suscripción por las jefaturas responsables. En consecuencia, la omisión de dicho oficio conductor, implicará que la información contenida en los archivos planos ya referidos, se estimará como información incompleta. 7.- SISTEMA LOCAL DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA Y CONTABLE (SILIC) La Contraloría General de la República en forma complementaria al punto anterior, mantiene a disposición de las municipalidades que lo requieran, la aplicación Sistema Local de Información Presupuestaria y Contable (SILIC), mediante la cual, los municipios que no cuenten con un sistema que les permita generar directamente de sus sistemas de procesamiento de datos los solicitados archivos ASCII, puedan a través de esta aplicación, remitir a este Organismo la información requerida vía internet. Para acceder a dicho servicio los municipios deberán ingresar a la página web de este Organismo Fiscalizador, www.contraloria.cl , siguiendo la siguiente ruta de acceso: banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/Sección Sistemas/Módulo SILIC. Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar que a través de la página web antes señalada, se informará sobre la actualización de la citada aplicación originada en eventuales modificaciones al plan de cuentas y/o al clasificador presupuestario. 8.- ESTADOS FINANCIEROS El presente requerimiento de información no tendrá incidencia en las instrucciones ya emitidas mediante oficio N° 90.824, de 2014, sobre la preparación y presentación de Estados Financieros. Cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse a las jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Municipal, a los teléfonos 224021198 -224025731, o a los e-mails aballesteros@contraloria.cl - iabrigom@contraloria.cl Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud. disponer las medidas que sean procedentes a fin de dar cabal cumplimiento a las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República