Dictamen N° 94448/2016

N° 94.448 Fecha: 30-XII-2016 La Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en reiterar a las municipalidades del país que el registro y la información de las distintas operaciones que realizan en el cumplimiento de la gestión que les compete desarrollar, deberán ajustarse durante el ejercicio año 2017, a la normativa, procedimientos contables e instrucciones vigentes contenidos en los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, 36.640, de 2007 y 20.101, de 2016, todos ellos de este Organismo Contralor. Asimismo, deberán observarse las siguientes instrucciones específicas: 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1. DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades edilicias que al inicio del ejercicio contable año 2017, mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos en su totalidad a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos – Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar – Servicio de la Deuda – Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Al efecto, corresponde aplicar el procedimiento signado como L-01, que trata de la materia en análisis, acompañado como anexo A y que se encuentra incluido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, antes indicado. 1.2. INGRESOS POR PERCIBIR Y DEUDA FLOTANTE Respecto a lo expresado en el punto anterior, cada municipio tendrá la responsabilidad de asegurarse de que los deudores y acreedores presupuestarios originados en los ingresos por percibir y en la deuda flotante, respectivamente, correspondan a ingresos y gastos devengados y que estos cuenten con la documentación de respaldo, considerando los criterios establecidos en el oficio circular N° 20.101, de 2016 de este Organismo Contralor. En el caso de los derechos reconocidos como ingresos por percibir, la municipalidad deberá tener en cuenta la normativa que rige al castigo de los créditos incobrables, especialmente lo consignado en el artículo 66 del decreto ley N° 3.063, de 1979, Sobre Rentas Municipales, que faculta a las municipalidades para que una vez agotados los medios de cobro de toda clase de créditos, previa certificación del secretario municipal, mediante decreto alcaldicio emitido con acuerdo del concejo, los declaren incobrables y los castiguen de su contabilidad una vez transcurridos a lo menos cinco años desde que se hicieron exigibles. Lo anterior, obliga al municipio a efectuar y demostrar en forma periódica y oportuna, esto es, al menos una vez al año, que ha realizado las correspondientes gestiones de cobro de esos derechos acorde a los procedimientos establecidos en la normativa vigente y en caso de formalizarse el castigo, proceder a realizar los ajustes que correspondan, según lo establecido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, de acuerdo al procedimiento K-09, que se incluye en anexo A adjunto. A su vez, las obligaciones consideradas en la “Deuda Flotante”, la jurisprudencia administrativa de este Organismo de Control, contenida en el dictamen N° 47.559, de 2013, ha precisado que configuran un pasivo transitorio o coyuntural y deben saldarse, a más tardar, en el primer trimestre del ejercicio siguiente a aquel en el cual se han constituido, si se considera que las acreencias impagas en análisis, al momento de su generación, necesariamente debieron haber contado con la suficiente disponibilidad presupuestaria, en el ítem correspondiente a la naturaleza del respectivo hecho económico. Sobre el particular, el municipio deberá analizar en forma periódica la composición de dichas deudas con el propósito de verificar que estas sean efectivas y que no se mantengan por un lapso superior al plazo de su prescripción, ya que ello importaría el vencimiento de las eventuales acciones de cobro por parte de los acreedores y, de acuerdo a la jurisprudencia de este Organismo Contralor, el municipio enfrentado judicialmente al reconocimiento y pago de la obligación, debe oponer la correspondiente excepción de prescripción (aplica dictámenes N°s 28.980, de 2011, 15.812, de 2012, entre otros). 1.3. RESULTADOS ACUMULADOS Asimismo, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2016, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, conforme lo dispone la nota explicativa del procedimiento signado como L-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, que se adjunta en anexo A y que se encuentra incluido en el citado oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado en los puntos precedentes, se registrarán en el mes de enero del año 2017 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas 12192 – 22192 y 31103, deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216, que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto al momento de generarse, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2016, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2017. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable, como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes del año en curso. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO Este Organismo Contralor, con el propósito de homogeneizar el tratamiento de las operaciones que signifiquen incorporaciones de bienes de uso, ha considerado necesario establecer el monto base a partir del cual los bienes muebles que se adquieran se deberán incorporar como tales, utilizando al efecto, por una parte, el principio de materialidad e importancia relativa establecido en la norma específica de “Adquisición de Bienes de Uso”, del oficio circular N° 60.820, de 2005, en armonía con lo señalado en el artículo 53, letra a), del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamentario de la ley N° 19.886 de Bases de Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios. De acuerdo con lo anterior, las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.), por lo que las compras bajo este límite se debieron contabilizar en cuentas de Gastos Patrimoniales, situación que también deberá cumplirse en las adquisiciones que se realicen durante el ejercicio contable año 2017. No obstante lo anterior, tratándose de aquellas adquisiciones que comprendan un grupo de bienes muebles de la misma especie, esto es, que por su naturaleza y/o destino se encuentren en las categorías de Maquinarias y Equipos, Muebles y Enseres y Herramientas, definidas para la depreciación de los bienes de uso, en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, se podrá considerar para los efectos de la determinación del costo igual o superior a 3 U.T.M., el valor total de cada adquisición correspondiente al grupo de bienes de que se trate -grupo homogéneo de incorporación-, debiendo incorporarse al control contable como un solo bien. Respecto del control físico, éste deberá mantenerse en forma individual por cada uno de los bienes. Aquellas corporaciones edilicias, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable antes enunciada, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General, División de Análisis Contable, Área de Normas y Estadísticas. 5.- INFORMES QUE DEBEN SER REMITIDOS 5.1.- INFORMES DEL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES Los municipios deberán preparar los siguientes informes presupuestarios: DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR Los Informes N°s. 1 y 2, deberán estructurarse de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto Nº 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, en armonía con la naturaleza de las operaciones propias del Sector Municipal, y desagregados hasta el nivel de subtítulo e ítem, salvo las transferencias de ingresos y gastos, corrientes y de capital, cuyos subtítulos son: 05, 13, 24 y 33, respectivamente, que deberán ser presentadas totalmente desagregadas hasta el nivel de subasignación, correspondiente al nivel 4 del Catálogo del Plan de Cuentas contenido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, y sus modificaciones. Estos informes deberán ser enviados separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Traspasados de Educación, Salud y Cementerios y por cada una de las Áreas de Gestión en las que se desagregue o modifique el presupuesto de gastos de la Gestión Municipal, e incluidos en un solo archivo. Los Informes N°s 3 y 4, deberán contener detalladamente los estudios preinversionales básicos y los proyectos de inversión, indicándose en el primero los montos presupuestarios aprobados inicialmente y, en el segundo, las modificaciones que a su respecto se determinen. En ambos casos, deberán presentarse a nivel de asignaciones especiales que identifiquen cada una de las iniciativas aprobadas, desagregadas por cada uno de los conceptos de gastos estimados al interior de cada una de éstas, en armonía con las asignaciones establecidas en los respectivos ítems del subtítulo 31 Iniciativas de Inversión en el clasificador presupuestario vigente. 5.2.- INFORMES CONTABLES Las municipalidades deberán preparar mensualmente los siguientes informes contables: DETALLE DE LA INFORMACIÓN QUE DEBEN INCLUIR El Balance de Comprobación y de Saldos Agregado, informe N° 1, deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel de cada municipio, el que comprenderá tanto la Gestión Municipal, como la de los Servicios Traspasados de Educación, Salud y Cementerios, según corresponda. El Informe N° 2 deberá incluir el movimiento contable separado por la Gestión Municipal, y por cada uno de los Servicios Traspasados - Educación, Salud y Cementerios -, desagregados a nivel de Cuenta 1 o 2, según corresponda, del Catálogo de Cuentas vigente para el Sector Municipal, los cuales fueron requeridos mediante oficio N°17.719, de 2015, de este origen y deberá ser enviado en un solo archivo. A partir del ejercicio contable 2017, este informe, debe ser remitido por todos los municipios del país, indistintamente si tienen o no Servicios Traspasados. En este último caso, incluirá solo los datos de la Gestión Municipal. El Informe N° 3, deberá incluir la totalidad de los datos generados en la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, desagregados al último nivel de detalle, consignado en las cuentas contenidas en el Catálogo del Plan de Cuentas, que se incluye en el Manual de Procedimientos para el Sector Municipal, contenido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, ya citado, y sus modificaciones. Este informe deberá ser enviado separadamente por la Gestión Municipal – Ingresos; por los Servicios Traspasados Educación, Salud y Cementerios, y por cada una de las Áreas de Gestión, y todos incluidos en un solo archivo. El Informe N° 4, deberá incluir los datos del movimiento consolidado institucional de la deuda interna, constituida por los empréstitos internos y los créditos de proveedores, considerando el financiamiento de bienes adquiridos mediante operaciones de leasing y leaseback, entendido como endeudamiento en los conceptos de ingresos del clasificador presupuestario anteriormente mencionado. Este informe debe ser remitido por aquellas municipalidades que presenten saldos y/o variaciones en el Balance de Comprobación y de Saldos Agregado del mes, en las cuentas del subgrupo 231 “Deuda Pública Interna” y desagregado en cuentas analíticas que determine el municipio, por cada acreedor. En todos los casos, la información debe ser presentada en moneda de origen y convertida a moneda nacional (pesos) según el tipo de cambio determinado por el Banco Central, al término de cada mes. El Informe N° 5, deberá contener a nivel de débitos y créditos los estudios básicos y proyectos (iniciativas de inversión), debiendo desagregarse cada proyecto aprobado a nivel de asignaciones especiales, en las que deberá constar el código y la denominación del estudio básico y/o proyecto respectivo (código INI), los cuales una vez fijados no podrán modificarse. Este informe deberá ser preparado separadamente por la Gestión Municipal y por los Servicios Traspasados de Educación, Salud y Cementerios, que conforman el municipio, enviados en un solo archivo. Ahora bien, la identificación de las asignaciones correspondientes a estudios básicos y proyectos de inversión, deberá complementarse con la desagregación contenida en el clasificador presupuestario, en el subtítulo 31 Iniciativas de Inversión, el cual contempla las aperturas en los términos indicados en el anexo B. Todos los informes contables, además de los movimientos explicitados en los párrafos anteriores, deben incluir las cuentas que mantengan saldo, aun cuando no hayan tenido movimiento en el período. 6.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La fecha de presentación de los informes presupuestarios, será la siguiente: Los Informes de Presupuesto Inicial, y los Analíticos Presupuestarios de Iniciativas de Inversión Inicial (Informes N°s 1 y 3), de todas las entidades a que se ha hecho referencia, deberán enviarse dentro del plazo de cinco (5) días, contados desde la fecha de tramitación del acto administrativo que apruebe las estimaciones de ingresos y gastos para el año 2017 y, tratándose de los Informes de Actualización Presupuestaria (informes N°s 2 y 4), cinco (5) días del mes siguiente a aquél en que se hubieren autorizado dichas modificaciones. Por su parte, la fecha de presentación de todos los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Con todo, los informes presupuestarios deben ser cargados en el SICOGEN II, con anterioridad a la carga de los Informes Contables correspondientes al mismo período. 7.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN El envío de los informes presupuestarios y contables deberá efectuarse en la modalidad de transmisión electrónica, presentados en formato TXT, de acuerdo con la estructura de archivos incluidos en el anexo C y remitidos a este Organismo a través de la nueva plataforma de captura e información financiera municipal denominada SICOGEN II. Asimismo, se informa que con la puesta en operación de este nuevo sistema SICOGEN II, cada entidad edilicia deberá comunicar a esta Contraloría General de la República vía oficio, los nuevos usuarios autorizados para operar en esta plataforma, indicando nombre completo, rut, correo electrónico, teléfono y cargo; particularizando además, aquellos funcionarios municipales con cargo de jefatura y responsables administrativamente respecto de la consistencia de la información vía sistema. De este modo, la responsabilidad en la veracidad y oportunidad en el envío de la información recaerá en el funcionario responsable, por lo que ya no es necesario el oficio conductor y, el mismo sistema, le generará un comprobante de que dichas transacciones se han llevado a cabo satisfactoriamente. 8.- SISTEMA LOCAL DE INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA Y CONTABLE (SILIC) La Contraloría General de la República en forma complementaria al punto anterior, mantiene a disposición de las municipalidades que lo requieran, la aplicación “Sistema Local de Información Presupuestaria y Contable” (SILIC), mediante la cual, los municipios que no puedan generar directamente de sus sistemas de procesamiento de datos los archivos TXT, les sea factible a través de esta aplicación, remitir a este Organismo la información requerida vía internet. Además, dicha aplicación proporciona a todos los municipios, para la preparación de sus informes presupuestarios y contables, los planes de cuentas, analíticos y agregados, ajustados a la normativa vigente, cada vez que se producen modificaciones. Para acceder a dicho servicio los municipios deberán ingresar a la página web de este Organismo Fiscalizador, www.contraloria.cl siguiendo la siguiente ruta de acceso: Sección Municipalidades / Información Contable / Normativa, Procedimientos, Instrucciones / Sección Sistemas / Módulo SILIC. Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar que a través de la página web antes señalada, se informará sobre la actualización de la citada aplicación originada en eventuales modificaciones al plan de cuentas y/o al clasificador presupuestario. 9.- ESTADOS FINANCIEROS Las municipalidades del país que deban presentar sus Estados Financieros, serán indicadas en las instrucciones que se impartan al efecto y deberán ingresarlos en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF), www.contraloria.cl . Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud. se sirva a disponer las medidas que sean procedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República ANEXO B Hoja 1 CONFORMACIÓN DEL CÓDIGO QUE IDENTIFICA LAS INICIATIVAS E INVERSIÓN, INI CÓDIGO INI DÍGITOS PARCIAL TOTAL . Región 2 2 . Provincia 1 3 . Comuna 2 5 . Unidad Ejecutora 1 6 . Tipo de Iniciativa de Inversión 1 7 . Código Único por cada Estudio Básico o Proyecto 4 11 . Tipo de Financiamiento 1 12 Para identificar la Región, Provincia y Comuna se deberán utilizar los códigos establecidos por el decreto N° 1.439, de 2000, modificado por el decreto exento N° 910, de 2007, ambos del Ministerio del Interior, respecto de cada municipio. Ej.: 05 Región de Valparaíso 3 Provincia de Los Andes 02 Comuna Calle Larga Para la identificación de la Unidad Ejecutora se deberán considerar los siguientes dígitos: 1 Gestión Interna 2 Área Educación 3 Área Salud 4 Área Cementerios 5 Servicios a la Comunidad 6 Actividades Municipales 7 Programas Sociales 8 Programas Recreacionales 9 Programas Culturales Tipo de Iniciativa de Inversión: 1 Estudios Básicos 2 Proyectos Código único por cada Estudio Básico o Proyecto de Inversión: Se deberá utilizar el número excluyente y correlativo de cuatro dígitos, por cada iniciativa de inversión a ejecutar. ANEXO B Hoja 2 Tipo de Financiamiento: 0 = Institucional 1 = Gobierno Central 3 = Mixto EJEMPLO DE CÓDIGO INI: 053021100370 Región de Valparaíso, Provincia de Los Andes, Comuna de Calle Larga (Municipio), Unidad Ejecutora 1 (Gestión Interna), Tipo de Iniciativas de Inversión 1 (Estudios Básicos), Proyecto/Construcción de Estadio y Piscina Municipal (Correlativo 0037), Tipo de Financiamiento: Institucional. MODELO REFERENCIAL PARA IDENTIFICAR ESTUDIOS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN A. Identifica los proyectos que indica en el ítem 31.01 INICIATIVAS DE INVERSIÓN-ESTUDIOS BÁSICOS B. Identifica los proyectos que indica en el ítem 31.02 INICIATIVAS DE INVERSIÓN-PROYECTOS ANEXO B Hoja 3 NOTAS: 1.- Los códigos de las columnas que siguen a la denominación, corresponden a las asignaciones definidas por el clasificador presupuestario vigente para cada uno de los ítem indicados. 2.- Los proyectos de arrastre deben mantener el código y la denominación asignadas al momento de su creación. ANEXO C Hoja 4 OBSERVACIONES GENERALES – El archivo debe estar en formato TEXTO (.txt) con campos de largo fijo, los cuales están conformados por registros de encabezado que contiene datos generales del municipio emisor y de largo de 65 caracteres – El campo Entidad Matriz del registro de encabezado, identifica a la entidad responsable de aportar y consolidar los datos, vale decir, cada municipio, el cual se mantiene respecto de los actualmente vigentes. Los archivos AG y BD deben incluir las cuentas que han tenido movimiento durante el mes que se informa con sus respectivos saldos acumulados, tanto en la Gestión Municipal como en cada uno de los Servicios Traspasados. En relación a las cuentas sin movimiento y que presenten saldo, deben informarse con montos en la columna de Saldos que corresponda a la naturaleza de la cuenta, llenando con ceros las columnas Debe, Haber y la del Saldo contrario a la naturaleza de la respectiva cuenta.