Dictamen N° 19850/2009

N° 19.850 Fecha: 16-IV-2009 La señora Secretario General ha remitido un oficio del Instituto de Previsión Social, mediante el cual se informa que producto del inicio de sus funciones, ese servicio ha dispuesto una nueva numeración de sus resoluciones. Por ello, dicha Jefatura solicita un pronunciamiento con el objeto que se determine si la apertura de las nuevas series de numeración de ellas debe ser realizada mediante un acto administrativo o si resulta suficiente la simple comunicación de dicha medida. Al respecto, es útil tener en cuenta que el artículo 17 del decreto con fuerza de ley N° 7.912, de 1927, del Ministerio del Interior, que organiza las Secretarías del Estado, dispone como parte del trámite de los decretos supremos, que estos sean numerados y anotados en el Ministerio de origen, y luego examinados y anotados en la Contraloría General de la República. La norma señalada regula la tramitación de los actos administrativos, ya que conforme a ella, luego de su dictación, deben ser numerados y anotados por el Ministerio respectivo, para después, si corresponde, ser enviados a control y registro a la Contraloría General, estableciendo, de este modo, un orden de tramitación de los decretos, que también puede aplicarse a las resoluciones que emitan los servicios. Por su parte, la resolución N° 1.600, de 2008, de esta Contraloría General, dispone en el inciso primero de su artículo 12 que "los decretos y resoluciones exentos deberán tener una o más numeraciones especiales correlativas, distintas de aquellas correspondientes a decretos o resoluciones sujetos al trámite de toma de razón, precedida de la palabra Exenta", de manera que a los referidos actos administrativos debe dárseles una numeración diferente, según se trate de materias afectas o exentas del trámite de toma de razón. Como puede apreciarse, la norma antes transcrita no impone la obligación de que exista una única numeración para los decretos y resoluciones afectos y otra, también única, para los que estén exentos de toma de razón, sino que, por el contrario, prescribe expresamente que dichos instrumentos "deberán tener una o más numeraciones especiales correlativas", de manera que se pueden crear dentro de un mismo servicio, ordenaciones de acuerdo al tipo de acto o materia de que se trate. En concordancia con el criterio anterior, esta Contraloría General, en el dictamen N° 11.002, de 2000, ha informado que las resoluciones afectas deberán guardar un orden cronológico y correlativo, distinto del de las exentas del trámite de toma de razón. Por consiguiente, de acuerdo a lo anteriormente señalado, el Instituto de Previsión Social puede tener numeraciones especiales correlativas de sus resoluciones, solo siendo necesario que las series de estas sean diferentes, según si están afectas o no al trámite de toma de razón. Precisado lo anterior, cumple manifestar que la forma en que dicho servicio ordene la numeración de sus series de resoluciones afectas o exentas constituye una medida de administración interna que puede establecerse mediante instrucciones de ese carácter, de modo que no resulta necesaria la dictación de un acto administrativo formal sobre el particular, resultando suficiente que comunique a este órgano de Control las materias que serán objeto de numeraciones especiales, con el objeto de efectuar de manera adecuada el archivo de las distintas categorías de resoluciones afectas al trámite de toma de razón.