Dictamen N° 23956/2018

N° 23.956 Fecha: 26-IX-2018 El Director General Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores solicita se autorice a esa cartera de Estado a recibir y manejar, bajo el sistema “Administración de Fondos”, los caudales que la Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos (RADI), le entregue para el desarrollo del proyecto “Catalogación Fondo Organismos Internacionales (1983-1990), Archivo Histórico Ministerio de RR.EE. de Chile”. Agrega que no sería necesario autorizar la apertura de una cuenta corriente especial para este efecto pues ya existe una para este fin. En primer término, corresponde precisar que el registro en “Administración de Fondos” importa el ingreso de recursos en cuentas complementarias o extrapresupuestarias. Al respecto, de acuerdo con el artículo 4° del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, y con lo concluido, entre otros, en el dictamen N° 95.364, de 2015, de este origen, todas las entradas y gastos del Estado deben reflejarse en el presupuesto del sector público, salvo que una disposición legal establezca lo contrario o por instrucciones de esta Contraloría General, cuando existan fundamentos para determinar que esos aumentos o disminuciones de haberes no afectan por su naturaleza la ejecución presupuestaria al momento de su ocurrencia. Acorde con dicho pronunciamiento, la citada circunstancia acaecerá cuando se trate, por ejemplo, de caudales que no tengan la calidad de ingresos propios del respectivo servicio. Pues bien, tal como se informó en el dictamen N° 43.421, de 2014, la RADI es un programa internacional del que forman parte los archivos de las Cancillerías Iberoamericanas -entre los que se cuenta el Archivo General Histórico, a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores-, que se financia con aportes de sus miembros y que tiene por objeto promover la cooperación en materia de organización, administración, conservación y utilización de los sistemas de registro y repertorio de aquellas, para cuyo efecto efectúa convocatorias destinadas a traspasarles recursos destinados a solventar iniciativas que contribuyan al desarrollo de la señalada finalidad. Asimismo, de los antecedentes tenidos a la vista aparece que el Archivo General Histórico postuló este proyecto a la RADI y que esta aprobó una ayuda económica de US$ 10.000 para clasificar, ordenar, sistematizar y conservar la documentación de 313 volúmenes del referido fondo para ponerlos a disposición del público a través de la página web de la Cancillería y de la RADI. De esta manera, atendido que estos caudales constituyen mayores ingresos no previstos en el presupuesto de la mencionada cartera de Estado para el presente año, y que según la ficha descriptiva del proyecto se desprende que las actividades a realizar por la entidad requirente persiguen concretar los objetivos de la RADI en Chile, es que este Organismo de Control concede su autorización para que los recursos de la especie se manejen en una cuenta extrapresupuestaria. Lo anterior, en todo caso, no obsta a la fiscalización que sobre la materia le corresponde a esta Contraloría General en ejercicio de sus atribuciones. Finalmente, cabe señalar que los recursos asignados por la RADI deben ser registrados y controlados a través del procedimiento contable C-03 -fondos administrados por entidades públicas que no los incorporan a su presupuesto-, incluido en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, aprobado mediante el oficio circular N° 96.016, de 2015, de este origen. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República