Dictamen N° 243752/2022

N° E243752 Fecha: 08-VIII-2022, I. Antecedentes Se ha dirigido a esta Contraloría General la Defensoría Penal Pública, DPP, solicitando la reconsideración del pronunciamiento contenido en el Oficio CGR E162100, de 2021, en lo que atañe a la oportunidad en la que debe efectuarse el devengamiento de las prestaciones de servicios que indica, para lo cual adjunta nuevos antecedentes. Asimismo, solicita acoger la propuesta que señala a fin de subsanar las observaciones de auditoría formuladas por este Organismo de Control en el Informe Final N° 275, de 2021, en relación con igual materia. Sobre el particular, cabe recordar que, en el referido informe final, se observó el devengo extemporáneo de servicios recibidos en el año 2020, con documentos tributarios emitidos por prestaciones recibidas en dicha anualidad, no contabilizados al 31 de diciembre del citado año. Al respecto, la recurrente efectuó una consulta en relación a esta materia, a fin de aclarar determinados aspectos sobre la misma, la cual fue respondida a través del precitado Oficio CGR E162100/21, concluyendo en lo pertinente, que acorde con la resolución N°16, de 2015, NICSP-CGR Chile-, recibidas las prestaciones de servicios, corresponde contabilizar como devengada la obligación de pago del precio, derivada del cumplimiento, debiendo reflejar su ejecución presupuestaria en el ejercicio vigente, de acuerdo con su naturaleza, y mantenerse hasta que se produzca la recepción de la factura y procederse al pago, en la medida que ésta se ajuste al precio pactado. Ahora bien, en esta oportunidad, la DPP reitera aspectos esgrimidos en su presentación anterior, en orden a que dadas las características propias de la misma, así como la de sus proveedores y/o prestadores, se dificulta el cumplimiento de lo concluido en el oficio CGR E162100, de 2021, manifestando que las facturas por los servicios de aseo, vigilancia y de defensa contratados, se reciben dentro de los primeros siete días del mes siguiente al del servicio prestado, luego de lo cual se efectúa el devengo y posteriormente el pago. Lo anterior, según indica, conforme a lo previsto en el numeral 4, del Oficio CGR E166851/21, Instrucciones de Cierre, en orden a que la contabilización del devengo de los compromisos financieros al 31.12.21, por la adquisición de un bien o servicio, según entiende, debe cumplir copulativamente las condiciones de: a) Que se genere la obligación de pagar sumas de dinero dentro del ejercicio presupuestario. b) Estar respaldadas por la documentación sustentatoria correspondiente; (guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas). c) Que se confirme la recepción conforme de los bienes y servicios dentro de los 8 días corridos a su recepción. Así entonces, expresa, que dada su operatoria interna para registrar -al cierre del ejercicio presupuestario-, el devengo de las obligaciones en comento solo contaría con la información señalada en letra a), incumpliéndose con los otros requisitos exigidos en la norma. Por último, concluye su petición de reconsideración, proponiendo, a fin de subsanar la observación efectuada por esta Entidad Fiscalizadora y poder reflejar la deuda con los prestadores de servicios, que según contrato facturan al mes siguiente de prestados los mismos, registrar el compromiso al cierre contable, mediante la cuenta 22407 “Otras Provisiones a Corto Plazo”. II. Fundamento Normativo A fin de abordar las materias en cuestión, es necesario referirse a los marcos normativos que inciden tanto en el registro del devengo de las obligaciones como en el de las provisiones. 1. Sobre el devengo de las obligaciones En un primer orden preceptivo, el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975 -Orgánico de la Administración Financiera del Estado-, establece que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año calendario. Enseguida, el artículo 19, del citado decreto, previene que los presupuestos de gastos son estimaciones del límite máximo a que pueden alcanzar los egresos y compromisos públicos, y dispone que se entenderá por egresos públicos los pagos efectivos y por compromisos, las obligaciones que se devenguen y no se paguen en el respectivo ejercicio presupuestario. De este modo, aquellas obligaciones devengadas en un determinado año presupuestario, pero que, por diversas razones no alcanzaron a pagarse dentro de ese mismo ejercicio, por haber quedado este fenecido, deberán pagarse con los fondos que prevea el nuevo presupuesto en el concepto destinado al efecto, esto es, el subtítulo 34, ítem 07, Servicio de la Deuda, deuda flotante, de acuerdo a lo previsto por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que determina las clasificaciones presupuestarias. En un segundo orden normativo, cabe manifestar que el principio del devengo consignado en la aludida resolución N°16, de 2015, ordena que las transacciones y otros hechos económicos deben reconocerse en los registros contables cuando estos ocurren y no en el momento en que se produzca el flujo monetario o financiero derivado de aquellos. Los elementos reconocidos de acuerdo con este principio son activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos patrimoniales e ingresos y gastos presupuestarios. En este sentido, por medio del dictamen N°12.612, de 2010, entre otros, esta Contraloría General ha establecido que conforme al principio de juridicidad que rige las actuaciones de los organismos de la Administración del Estado, necesariamente cabe entender que la obligación del servicio público de pagar el precio convenido o la prestación del servicio pactada, deberá entenderse devengada en el momento en que ella se haga exigible, esto es, con la recepción del bien o la prestación efectiva del servicio, conforme a las estipulaciones convenidas. Seguidamente, agrega dicho dictamen, que para efectos del reconocimiento de la obligación exigible y su contabilización, deberá considerarse la documentación pertinente. Así tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los documentos que sirven de respaldo a la respectiva Cuenta por Pagar, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estado de pago de los contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente lo constituyeron el contrato u orden de compra, según la operación que se trate. Del mismo modo, el oficio CGR N° 11.289 de 2010, indica en lo que interesa, que en la aplicación del principio del devengado, también se integrarán a la deuda presupuestaria del 31 de diciembre, aquellas obligaciones correspondientes a bienes y servicios contratados y efectivamente recibidos, sin que a dicha data, se haya acompañado la documentación de cobro pertinente, las cuales deberán pagarse en el ejercicio siguiente, en la oportunidad que se recepcione y apruebe la aludida documentación En consecuencia, una obligación tendrá el carácter de devengada, cuando a su respecto concurran los supuestos jurídicos que la hagan exigible, con independencia del momento en que deba realizarse su pago efectivo. Esto es, sin considerar si su solución se lleva a cabo con cargo al presupuesto del ejercicio en que fue tramitado el acto administrativo que aprueba el contrato pertinente, conforme a la ley, o bien, con cargo a los fondos del presupuesto del año siguiente, si tal prestación pecuniaria no alcanzó a solucionarse con los recursos del anterior ejercicio. 2. Sobre provisionar la deuda al cierre del ejercicio Por último, en lo pertinente al tema de las provisiones, el Capítulo de Normativa Específica, de la nombrada resolución N° 16, define que la provisión es un pasivo que nace de una obligación de tipo legal, contractual o implícita de la entidad, cuyo monto o vencimiento es incierto. III. Análisis y conclusión Considerando lo anterior, y por aplicación de la normativa y jurisprudencia antes referida, no cabe sino entender que, la recepción de los servicios a satisfacción de la entidad constituye la base que permite el reconocimiento de la obligación exigible, siendo pertinente su contabilización como obligación devengada, independientemente de la circunstancia de no haberse recepcionado las respectivas facturas. En dicho contexto, el saldo que presenten las cuentas por obligaciones devengadas al 31 de diciembre constituirá la deuda presupuestaria a dicha fecha, la cual conforme a los artículos 12 y 19 del aludido decreto ley N° 1.263, de 1975, deberá pagarse con los fondos que prevea el nuevo presupuesto en el concepto destinado al efecto. Respecto a la propuesta contable de provisionar -al cierre anual del ejercicio-, corresponde señalar que esta no cumple con las condiciones exigidas para ello, esto es, que se trate de un pasivo cuyo monto o vencimiento es incierto, toda vez que existen contratos previos que establecen tanto las sumas a pagar como las datas de ello. En conclusión, no se advierten nuevos antecedentes que permitan reconsiderar el citado Oficio CGR E162100, de 2021, debiendo la Defensoría Penal Pública adoptar todas las medidas necesarias, incluyendo aquellas referidas a las cláusulas de los contratos con los respectivos proveedores, a fin de registrar contablemente el devengamiento de las prestaciones de servicios al momento de verificarse su efectividad y conformidad, con el propósito de reflejar, tanto la deuda en el momento que se origine, como el gasto en su período de realización. Saluda atentamente a Ud. Por orden del Contralor General de la República Yolanda Bascuñán Arteaga Jefa (S) División de Contabilidad y Finanzas Públicas