Dictamen N° 559795/2024

Nº E559795 Fecha: 31-X-2024 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2024, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, a la Defensoría de los Derechos de la Niñez, al Instituto Nacional de Derechos Humanos, y a los Tribunales Ambientales, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2024, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean emitidos y recepcionados hasta el 31 de diciembre de 2024. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual las entidades deberán adoptar las medidas necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- DEVENGO DE DERECHOS Y OBLIGACIONES FINANCIERAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2024 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y obligaciones financieras que se generen hasta el 31 de diciembre de 2024, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que las transacciones que las originen se hayan materializado, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigibles los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. En este sentido, por medio de los dictámenes N°s. 12.612, de 2010, E124.343 y E165.483, ambos de 2021, entre otros, esta Contraloría General ha establecido que conforme al principio de juridicidad que rige las actuaciones de los organismos de la Administración del Estado, necesariamente cabe entender que la obligación de la entidad de pagar el precio convenido o la prestación del servicio pactada, deberá entenderse devengada en el momento en que ella se haga exigible, esto es, con la recepción del bien o la prestación efectiva del servicio, conforme a las estipulaciones convenidas y documentación que lo acredite según corresponda. Del mismo modo, mediante los dictámenes N°s. 11.289, de 2010 y E243.752, de 2022, entre otros, esta Entidad de Control concluyó que, en la aplicación del principio del devengo, también se integrarán a la deuda presupuestaria del 31 de diciembre, aquellas obligaciones correspondientes a bienes y servicios contratados y efectivamente recibidos, sin que a dicha data se haya acompañado la documentación de cobro pertinente, las cuales deberán pagarse en el ejercicio siguiente, en la oportunidad que se recepcione y apruebe la aludida documentación. En especial, previo al cierre del ejercicio contable se debe tener en cuenta lo establecido en el artículo 3° de la ley N° 19.983, que regula la transferencia y otorga mérito ejecutivo a la copia de la factura, en cuanto a que se tendrá por irrevocablemente aceptada la factura si no se reclama en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, mediante alguno de los siguientes procedimientos: 1) Devolviendo la factura y la(s) guía(s) de despacho, en su caso, al momento de la entrega, o 2) Reclamando en contra de su contenido o de la falta total o parcial de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio, dentro de los ocho días corridos siguientes a su recepción. Lo anterior, con el propósito de que la entidad pública efectúe oportunamente las gestiones que permitan evitar reconocer obligaciones respecto de las cuales no existe recepción conforme de los bienes y servicios. La factura también se tendrá por irrevocablemente aceptada cuando el deudor, dentro del plazo de ocho días señalado anteriormente, declare expresamente aceptarla, no pudiendo con posterioridad reclamar en contra de su contenido o de la falta total o parcial de entrega de las mercaderías o de la prestación de servicio. Atendido lo anteriormente expuesto, las obligaciones pendientes de pago que la entidad mantenga en sus registros contables al 31 de diciembre de 2024 deberán ser informadas por programa, tanto el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos a que se ha hecho referencia, como el respaldo documental en los términos indicados en los anexos A1 y A2, según corresponda. A la vez, se requiere que los derechos pendientes de percibir al 31 de diciembre de 2024 sean informados por programa con el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos, indicados en los anexos C1 y C2. 4.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO Como cuestión previa, cabe señalar que para la revisión y análisis se debe considerar la resolución CGR N° 16, Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP – CGR Chile, el oficio CGR N° 96.016, de 2015, Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, las instrucciones anuales, pronunciamientos contables y actualizaciones que dicta este Organismo Contralor. Ahora bien, en armonía con el párrafo anterior, es necesario revisar continuamente la página web institucional de esta Contraloría General, en el menú “Nuestro Trabajo”, “Función Contable”, opción “Servicios Públicos y Otras Entidades Públicas”, secciones de Normativa, Procedimientos e Instrucciones, para obtener las últimas actualizaciones sobre distintas materias contables. Por otro lado, las contabilizaciones del ejercicio contable 2024 que se registren entre el 1 de enero de 2025 y la fecha de cierre del ejercicio contable 2024, corresponderán a hechos económicos ocurridos durante el año 2024. Asimismo, cabe recordar la importancia de efectuar los análisis de cuenta antes de cerrar el periodo contable, tal como se indica en el punto N° 10 del oficio CGR N° E412.739, de 2023, sobre Instrucciones a los Tribunales, Consejo, Defensoría e Instituto que indica para el ejercicio contable año 2024. En dicho contexto, al cierre del ejercicio contable 2024, corresponde verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente, a lo menos, en los siguientes aspectos: 4.1. Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, las cuentas de Activo y Gastos Patrimoniales deben tener Saldo Deudor y las cuentas de Pasivo e Ingresos Patrimoniales, Saldo Acreedor. 4.2. Tratándose de las cuentas de complemento o valuación, se debe tener en consideración la naturaleza de su saldo; las cuentas complementarias de Activo tendrán Saldo Acreedor y las cuentas complementarias de Pasivo tendrán Saldo Deudor. 4.3. El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados al inicio del ejercicio 2024. En consecuencia, dicha cuenta debe quedar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio correspondiente al año 2024, que se producirá al término del ejercicio, con el traspaso de los saldos de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales del año, como se señala en el procedimiento P-02, del antes citado Manual de Procedimientos. 4.4. Antes del cierre del año 2024, las entidades deben reclasificar como activos y pasivos corrientes los saldos de activos y pasivos financieros que deban liquidarse en el año 2025, de acuerdo con las cuentas habilitadas para dichos efectos. 4.5. Sobre los Activos Financieros, en atención al punto 28 del oficio circular N° 1, de 2024, del Ministerio de Hacienda, sobre Venta y Compra de Activos Financieros, las inversiones financieras que al 31 de diciembre de 2024 no se liquiden, vendan o rescaten deberán reclasificarse a la cuenta 12201 Inversiones a Corto Plazo, de acuerdo con el procedimiento D-02 del mencionado oficio CGR N° 96.016, de 2015. El ajuste implica que las cuentas de inversiones temporales al cierre del ejercicio 2024 deben quedar saldadas. 4.6. Todos los demás activos y pasivos financieros cuya liquidación sea mayor al año 2025 se clasificarán como no corrientes en las cuentas habilitadas para tales efectos. 4.7. En atención al punto 6.10, Anticipos a Contratistas del citado oficio circular N° 1, de 2024, del Ministerio de Hacienda, los anticipos otorgados y no recuperados al 31 de diciembre de 2024, deberán reconocerse presupuestariamente, en concordancia con el procedimiento D-19, Anticipos a Contratistas cuya recuperación se realiza en ejercicios futuros, de acuerdo con el referido oficio N° 96.016, de 2015 y sus actualizaciones. 4.8. Previo al cierre del ejercicio 2024, los activos y pasivos en UF o UTM deberán quedar reflejados al valor de cierre, debiendo considerar el último valor de dichas unidades del año 2024. 4.9. En relación con los activos y pasivos en moneda extranjera, el tipo de cambio observado para las regularizaciones de cierre será el informado por el Banco Central para las respectivas monedas, debiendo considerar el tipo de cambio publicado al primer día hábil bancario del periodo siguiente. 4.10. Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2024. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el asiento por el reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según corresponda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre, reflejándose como un movimiento financiero en ese periodo, de acuerdo con el procedimiento P-03, del citado Manual de Procedimientos. 4.11. Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2024, estos deben corresponder a los recursos monetarios girados desde las cuentas corrientes bancarias cuyo devengo aún no se ha materializado. 4.12. En relación con los Anticipos de Fondos, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan registrar la ejecución del presupuesto dentro del ejercicio contable 2024, derivada de esas operaciones. Lo anterior, considerando lo dispuesto en el artículo 12 del citado decreto ley N° 1.263, de 1975, en cuanto a que las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2025. 4.13. Las cuentas 11901 Remesas Otorgadas, 11902 Intermediación de Fondos y la cuenta 21901 Remesas Recibidas, deben quedar saldadas al 31 de diciembre de 2024, de acuerdo con el párrafo 16 del capítulo V Operatoria, de la citada resolución CGR N° 16, de 2015. 4.14. Los saldos de las cuentas de activo relacionados con Bienes de Uso, Existencias y Disponibilidades deben ser validados en forma periódica conforme a los procedimientos de control de inventario, arqueo de caja y conciliaciones bancarias, asegurando la consistencia con los registros auxiliares de dichas cuentas. 4.15. Al 31 de diciembre de 2024, las existencias deben valorizarse al menor monto entre el costo y el valor realizable neto, o al menor entre el valor libro y el costo corriente de reposición, de acuerdo con los párrafos 12 y 15 respectivamente, de la norma específica de Existencias de la referida resolución CGR N° 16, de 2015. 4.16. Antes del término del ejercicio se debe efectuar una revisión de la vida útil de bienes de uso e intangibles, tal como se indica en los puntos 30 y 46, respectivamente, de cada norma específica de la citada resolución CGR N° 16, de 2015. 4.17. Antes del cierre del ejercicio, y posterior a la revisión del punto anterior, se debe efectuar una evaluación de evidencia de deterioro de sus activos considerando la norma específica de Deterioro de Activos Generadores y No Generadores de Efectivo, de la referida resolución CGR N° 16, de 2015, para lo cual se debe contar con el respaldo de la metodología definida para tal efecto. 4.18. En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos, 16102 Proyectos y 16103 Programas de Inversión, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2024, deben ser traspasados a las respectivas cuentas de Costos Acumulados. Para ello, corresponde aplicar los procedimientos J-01, J-02 y J-03, incluidos en el señalado oficio CGR N° 96.016, de 2015. Lo anterior implica que las cuentas nivel 2, asociadas a dichas cuentas deben quedar saldadas al 31 de diciembre, informando sus montos pendientes en las cuentas de Costos Acumulados, 1610199, 1610299 y 1610399, respectivamente. 4.19. Al final del ejercicio contable, se debe revisar y ajustar cuando corresponda, las provisiones reconocidas de acuerdo con la norma específica de Provisiones, de la mencionada resolución CGR N° 16, de 2015, por ejemplo: litigios, provisión de desmantelamiento, entre otras. Se hace presente que para los valores de referencia de la tasa de endeudamiento del Fisco se pueden consultar en el siguiente enlace: https://si3.bcentral.cl/InformativoDiario/Informativo/Home (Emisión de deuda de TGR). 4.20. En relación con los beneficios a los empleados, como se precisa en los dictámenes N°s. 90.832, de 2016 y 21.593, de 2019, de esta Contraloría General, las indemnizaciones por alta dirección pública se deben reconocer como pasivos desde el primer año de trabajo hasta concluido el sexto, en el momento que el empleado ha prestado servicios a cambio del derecho a recibir pagos en el futuro. 4.21. A su vez, para las indemnizaciones por incentivos al retiro, se debe considerar a los empleados que formalmente hayan comunicado su renuncia voluntaria, aplicando el procedimiento L-12 establecido en el citado oficio CGR N° 96.016, de 2015. 4.22. En relación con los cargos contratados por Código del Trabajo, se debe provisionar el derecho a feriado anual que obtiene el empleado después de un año de servicio en la entidad, según lo dispuesto en el artículo N° 67 de dicho cuerpo normativo. 4.23. En relación con las boletas de garantía, se deberá realizar un levantamiento periódico, resguardando su vigencia con el objetivo de mantener actualizado su reconocimiento en cuentas de responsabilidades o derechos eventuales, del Título 9 del Plan de Cuentas de la resolución CGR N° 16, de 2015, al cierre del ejercicio 2024. 4.24. La entidad deberá realizar las gestiones pertinentes para la devolución de las boletas de garantía de proyectos o convenios finalizados, cuando corresponda. 4.25. Los organismos públicos, en su calidad de otorgante y/o receptor de transferencias deberán coordinarse entre sí, con el objeto de velar por el cumplimiento del artículo 25 de la Ley de Presupuestos 2024, el cual establece que los saldos de recursos transferidos no utilizados por los organismos receptores deberán ser ingresados a rentas generales de la Nación antes del 30 de abril del año siguiente, en concordancia con lo señalado en los procedimientos F-10, F-11 y F-12 sobre Transferencias, del aludido oficio CGR N° 96.016, de 2015, y sus actualizaciones. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2024 El reporte correspondiente al mes de diciembre de 2024 deberá ser remitido a más tardar el 8 de enero de 2025, mediante archivos en formatos PDF y Excel, por el Sistema de Recepción de Estados Financieros, SIREF, habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl , ingresando con la clave otorgada para tales efectos por este Organismo de Control. 6.- REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA Las entidades deberán remitir a este Organismo Contralor información respecto de determinadas materias sobre el ejercicio contable año 2024. La información requerida es la que a continuación se detalla, cuyo envío se deberá realizar al correo electrónico sectorpublico@contraloria.cl, a más tardar el 22 de enero de 2025, a saber: ANEXOS EN PESOS Anexo Qué información se solicita Nombre del Archivo para envío Anexo A1 Por cada Programa Presupuestario en PESOS, detalle de Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios. Nombre Servicio_CLP Anexo A2 Por cada Programa Presupuestario en PESOS Deuda Flotante por programa y detalle estratificado. Anexo B Por cada Programa Presupuestario en PESOS Informe de Saldos Finales de Cuentas de Movimientos Financieros No Presupuestarios. Anexo C1 Por cada Programa Presupuestario en PESOS Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios. Anexo C2 Por cada Programa Presupuestario en PESOS Ingresos por Percibir por Programa y detalle estratificado. Anexo D Detalle de las Jefaturas Vigentes. Anexo E Se requiere el saldo inicial al 01 de enero de 2025 de la totalidad de las cuentas contables según Nivel CGR. (Asiento Inicial de Apertura). Los Anexos y su formato requeridos, serán publicados de manera conjunta al presente oficio en la sección Instrucciones de la página web institucional de esta Contraloría General. ( https://www.contraloria.cl/web/cgr/instrucciones1 ). Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones. Saluda atentamente a Ud. Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República (S)