Dictamen N° 28200/2015

N° 28.200 Fecha: 10-IV-2015 La Secretaría General de esta Entidad Fiscalizadora ha solicitado un pronunciamiento relativo a las regulaciones aplicables al archivo, conservación y eliminación de los documentos de la Oficina General de Partes y Archivo General que enumera. Pide, asimismo que se determine si aquellos documentos que se encuentran debidamente digitalizados, resultan en alguna medida equiparables a los documentos originales, con el fin de dilucidar cuál es el plazo que debe transcurrir para la eliminación de dichos documentos en sus formatos físicos, así como la fecha desde cuándo debe contabilizarse el mismo. I. Al respecto, de la revisión del texto de la ley N° 10.336, aparece que diferentes normas han regulado especialmente algunas de las materias consultadas. Así, el artículo 34 le encarga al Departamento de Contabilidad (hoy División de Análisis Contable) "Archivar, por el plazo legal, los bonos y cupones redimidos y pagados" (letra ñ), y "Representar al Contralor en la incineración o destrucción de documentos de la deuda pública, especies valoradas u otros efectos del Estado" (letra o). El artículo 42 señala que corresponderá al Subdepartamento de Crédito Público y Bienes Nacionales "Recibir todos los bonos y cupones redimidos y pagados, los cuales después de anotados y examinados se archivarán para ser destruidos cuando transcurran dos años" (letra o), función que en la actualidad desarrolla un comité de la División Jurídica. Finalmente, el artículo 43 dispone que son funciones de la Secretaría General "Archivar la correspondencia y demás documentación, de acuerdo con el reglamento interno" (letra f), "Otorgar, a solicitud de los interesados, las certificaciones de cualquier hecho que conste en la documentación de la Contraloría" (letra g), y "registrar y archivar los documentos relativos a las cauciones que rindan (los empleados y funcionarios sujetos a la obligación de rendir caución) con arreglo a la ley" (letra i). De la preceptiva reseñada en el párrafo precedente, merece destacarse la referencia que formula la letra f) del artículo 43 al "reglamento interno", de lo que es dable deducir que la regulación de tales materias constituye una prerrogativa del Contralor General, en su calidad de Jefe Superior del Servicio. Luego, cabe considerar que la ley N° 19.880 -aplicable a esta Entidad de Control conforme a su artículo 1°-, dispone en el artículo 5°, que el procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán "por escrito o por medios electrónicos", lo que luego complementará el artículo 19, sobre utilización de medios electrónicos, al señalar que el procedimiento administrativo podrá realizarse a través de técnicas y medios electrónicos, agregando que los órganos de la Administración procurarán proveerse de los medios compatibles para ello, ajustándose al procedimiento regulado por las leyes. El artículo 18 de la misma ley, precisa que el procedimiento administrativo debe constar en un expediente "escrito o electrónico en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos, con expresión de la fecha y hora de su recepción, respetando su orden de ingreso", incorporando también "las actuaciones y los documentos y resoluciones que el órgano administrativo remita a los interesados, a terceros o a otros órganos públicos y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la fecha y hora de su envío, en estricto orden de ocurrencia o egreso" (inciso tercero). Agrega que además deberá llevarse un registro actualizado "escrito o electrónico, al que tendrán acceso permanente los interesados, en el que consten las actuaciones señaladas en el inciso precedente, con indicación de la fecha y hora de su presentación, ocurrencia o envío" (inciso cuarto). Enseguida, la ley N° 19.799, que regula, entre otras materias, "los documentos electrónicos y sus efectos legales", define, en su artículo 2°, "electrónico" como la "característica de la tecnología que tiene capacidades eléctricas, digitales, magnéticas, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares" (letra a), y "documento electrónico" como "toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior" (letra d). Conforme a lo expuesto, en los procedimientos administrativos que instruya la Contraloría General de la República resulta plenamente admisible el uso de técnicas y medios electrónicos, dentro de los cuales debe destacarse la "digitalización" de los documentos presentados en papel, entendida como una de las tecnologías a que se refiere el precepto indicado en el párrafo anterior, ya sea que dicha digitalización se efectúe durante el desarrollo del procedimiento, en forma simultánea a la formación del expediente, o una vez finalizado aquél. Dado que ello supondrá la coexistencia del documento presentado -en papel- y de una copia del mismo —digitalizada-, resulta necesario que se certifique la identidad del contenido de ambos instrumentos, por un ministro de fe. En este punto, debe tenerse a la vista lo dispuesto en el artículo 43, letra g) de la ley N° 10.336, que encarga a la Secretaría General "otorgar, a solicitud de los interesados, las certificaciones de cualquier hecho que conste en la documentación de la Contraloría", precepto que, interpretándose en armonía con las normas generales más arriba indicadas, así como con los principios de eficiencia y eficacia consagrados en los artículos 5° y 8° de la ley N° 18.575, debe entenderse en su más amplio sentido, no sólo aplicable en los casos en que un interesado requiera la certificación, sino que también cuando así lo disponga el órgano instructor que tramite un procedimiento administrativo. De este modo, el órgano a cargo de un procedimiento, si resuelve instruirlo o reproducirlo utilizando técnicas o medios electrónicos -en particular, mediante la digitalización de los documentos asentados en el expediente-, deberá disponer que se certifique, por el ministro de fe competente, la identidad del contenido de unos y otros. II. Precisado lo anterior -y previniendo que para atender adecuadamente las consultas formuladas, debe considerarse la diversidad de documentos que administra este Organismo, por lo que resulta necesario distinguir aquéllos que son propios de la Contraloría General (y que son emitidos por alguno de sus órganos), de los que provienen de otras entidades públicas o de los particulares que recurren a ella-, pasa a analizarse la conservación de los documentos sobre los que se consulta, en el mismo orden en que se enumeran en la presentación de esa Secretaría General. 1. "Expedientes o carpetas con antecedentes, entendiéndose como tal, aquel conjunto ordenado de documentos que componen, complementan o justifican la emisión de un pronunciamiento por parte de este Organismo de Control". En este caso, se trata de expedientes que, iniciados con una presentación o "referencia" -sea de un organismo público o de un particular-, terminan con la emisión de un dictamen, incluyendo, en su desarrollo distintos documentos, sea del mismo órgano instructor, de otros organismos públicos, del solicitante o de terceros, interesados o no. Cabe señalar que siendo el dictamen una especie de acto administrativo -con arreglo a lo previsto en los artículos 5° y 6° de la ley N° 10.336, y 3° de la ley N° 19.880-, los documentos que contiene el respectivo expediente le sirven de sustento o complemento directo o esencial, por lo que de acuerdo a los artículos 8° de la Constitución Política de la República, y 5° de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado -aprobada por el artículo primero de la ley N° 20.285-, tanto dicho dictamen, como tales documentos, son públicos, por lo que este Organismo de Control se encuentra en la obligación de proporcionar a quien lo solicite la información contenida en tales expedientes. Si tales documentos han sido digitalizados y conforman un expediente electrónico, se estima que se cumple la obligación señalada precedentemente poniendo a disposición de quien lo solicite la información contenida en el mismo. En cuanto al archivo y conservación del expediente y de los documentos en papel, se estima que en la medida que hayan sido digitalizados en la forma señalada previamente, puede disponerse de los mismos y ordenarse su destrucción, en la oportunidad que se estime conveniente, una vez afinado el procedimiento y emitido el dictamen respectivo. En cambio, en el caso del dictamen, tratándose de un acto de esta Entidad de Fiscalización, que debe ser suscrito por el Contralor General o su delegado, su incorporación al antedicho expediente electrónico requiere que tal suscripción sea mediante firma electrónica avanzada. 2. "Copias de actos administrativos de otros servicios públicos, que están exentos del trámite de toma de razón, pero no obstante, deben enviarse a esta Contraloría para su correspondiente registro, de acuerdo con lo establecido en la resolución N° 1.600, de 2008, de esta Entidad Fiscalizadora". Este numeral de la consulta se refiere a las copias de decretos o resoluciones cuyos originales vuelven al servicio emisor, luego de cumplida esta diligencia. Tratándose de simples copias de documentos que no han emanado de esta Contraloría General, y sin que exista obligación de custodia a su respecto, se estima que pueden eliminarse en la oportunidad que se estime conveniente, sin perjuicio de su previa digitalización. 3. "Solicitudes de desahucio con sus documentos anexos". Esta documentación configura un expediente, donde quedan antecedentes del cálculo y liquidación del citado beneficio, practicados por esta Contraloría General. En virtud de lo ordenado en los artículos 382 del decreto con fuerza de ley N ° 338, de 1960, y 13 transitorio de la ley N° 18.834, el plazo para reclamar el pago de desahucio prescribirá en el término de cinco años contados desde la cesación en el cargo. Sin embargo, para los efectos de los reclamos que pudieren interponer los interesados por errores en el cálculo del beneficio, se estima que los referidos expedientes deben mantenerse por un plazo mínimo de cinco años, contados desde la liquidación respectiva. 4. "Guías de despacho de documentos, entendiéndose por tales, aquellos documentos que obran como comprobantes de entrega de oficios y actos administrativos, tanto a las unidades de la Institución como a los servicios públicos y particulares". Se trata de documentos que dejan constancia de meras actuaciones materiales, que no constituyen un procedimiento administrativo, ni dan lugar a un acto de esa especie, por lo que puede disponerse de las mismas de acuerdo a lo que se estime conveniente. 5. "Copias de actos administrativos, de otros servicios públicos, que se encuentran sujetos a control previo de legalidad ante este Organismo Fiscalizador". Al respecto debe considerarse que aun cuando el original de estos actos administrativos se remite al servicio, una vez cumplido el trámite de toma de razón, la copia timbrada que queda en la Oficina de Partes es la constancia de que la Contraloría General dio cumplimiento a esa diligencia, así como del texto que en definitiva ella examinó y cursó. Asimismo, ante errores en las respectivas publicaciones o eventuales extravíos en los servicios de origen u otras circunstancias similares, suele ser útil recurrir a las copias en comento. En razón de lo expuesto, resulta conveniente conservarlas, en papel o digitalizadas. 6. "Expedientes de procesos del Juzgado de Cuentas". El Juzgado de Cuentas es un organismo que ejerce una función jurisdiccional de carácter especial, conforme a lo previsto en los artículos 98 de la Carta Fundamental y 107 y siguientes de la ley N° 10.336, preceptos éstos últimos que regulan pormenorizadamente la tramitación de los juicios de cuentas. En el expediente a que se refiere la consulta se encuentra compilada la documentación inherente a los trámites y a las diversas actuaciones procesales, incluyendo la actividad de los afectados, y las decisiones de ese Tribunal, que tuvieron lugar en el respectivo proceso. De esta manera, cualquier pronunciamiento en torno a los documentos donde constan actos que conciernen a estos juicios, importa entrar en un ámbito que es propio de la competencia de ese Tribunal, por cuya razón esta División Jurídica se abstiene de emitir opinión acerca de este numeral de la consulta. 7. "Cartas certificadas devueltas por la Empresa de Correos de Chile que no pudieron ser entregadas a los destinatarios". Se deben aplicar las reglas correspondientes al documento que se envía mediante la carta certificada. 8. "Declaraciones de patrimonio y de Intereses". Sobre esta materia, cabe consignar que el Párrafo 3° del Título III de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, según las modificaciones introducidas por las leyes N's 19.653 y 20.088, regula las declaraciones en referencia, preceptiva que se complementa por los decretos N°s 99, de 2000 y 45, de 2006, respectivamente, ambos del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Los artículos 57 y 60 A del citado texto legal imponen a las personas que indican, la obligación de presentar una declaración de intereses y una de patrimonio, respectivamente, las cuales, de conformidad con los artículos 59 y 60 D de esa ley, son públicas. Las mismas disposiciones previenen que la declaración de intereses se presentará en tres ejemplares, uno de los cuales será remitido a la Contraloría General de la República o a la Contraloría Regional, según corresponda, "para su custodia, archivo y consulta" y, que la declaración de patrimonio deberá ser presentada, dentro del plazo que indica, ante el Contralor General de la República o el Contralor Regional respectivo, "quien la mantendrá para su consulta". De acuerdo a esta preceptiva, el interesado puede solicitar a la Contraloría General una copia de su propia declaración. En tales condiciones, es pertinente que las referidas declaraciones de patrimonio y de intereses, sean conservadas por un tiempo indefinido, para que esta Entidad de Control pueda dar cumplimiento a las obligaciones que respecto de ellas le impone la legislación antes mencionada, sin perjuicio de su previa digitalización. III. Enseguida, corresponde referirse a la consulta que se formula, en cuanto a si los documentos digitalizados son en alguna medida equiparables a los originales y sobre la posibilidad de eliminar estos últimos en sus formatos físicos. Al respecto, conviene indicar, que el valor de los documentos que este Organismo de Control gestiona en el ejercicio de sus diversas funciones -constituyan o no un expediente administrativo-, debe establecerse conforme a las reglas generales; y que la sola digitalización de un documento en soporte papel, no tiene la virtud de transferir el valor jurídico de este último al de soporte digital, a menos que exista una ley que así lo disponga. Luego, en armonía con lo expresado en el punto I. de este informe, en relación con el artículo 43, letra g) de la ley N° 10.336, cabe indicar que la certificación que esa norma encarga a la Secretaría General, se refiere a "cualquier hecho que conste en la documentación de la Contraloría", por lo que los certificados que al efecto se emitan -para la digitalización de los documentos en soporte papel-, se limitarán a hacer constar un hecho: el que tales documentos digitales reproducen en forma idéntica a aquéllos en formato papel. De este modo, como ya se ha indicado, el órgano a cargo de un procedimiento, si resuelve instruirlo o reproducirlo utilizando técnicas o medios electrónicos -en particular, mediante la digitalización de los documentos asentados en el expediente-, deberá disponer que se certifique, por el ministro de fe competente, la identidad del contenido de unos y otros. Difúndase a través del portal institucional. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República