Dictamen N° 68897/2015

N° 68.897 Fecha:28-VIII-2015 La Municipalidad de La Florida consulta si, en caso de titulares de licencias de conducir que soliciten nuevo domicilio o un duplicado de las mismas, ante una municipalidad distinta de la que otorgó la primitiva, es posible remitir a esta última entidad la carpeta original con los antecedentes del interesado y mantener en su poder copia digitalizada de ellos. La Subsecretaría de Transportes informa, emitiendo su parecer sobre la materia. Sobre el particular, el artículo 23 de la ley N° 18.290, de Tránsito, establece que los Departamentos de Tránsito y Transporte Público Municipal deberán conservar archivados, en la forma que determine el reglamento, todos los antecedentes requeridos para otorgar una licencia de conductor y toda modificación que en ella se produzca. Conforme con el artículo 15 del decreto N° 170, de 1985, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones -Reglamento para el Otorgamiento de Licencias de Conductor-, esas unidades deben mantener un archivo sobre la base de carpetas individuales, una por cada persona que hubiere solicitado ahí su licencia, y, en cada carpeta, los datos personales de los conductores o postulantes a conductor, el certificado de antecedentes, la ficha resumen de las licencias otorgadas, la cartilla de evaluación de los exámenes sensométrico, sicométrico, teórico y práctico de conducción, y todos los antecedentes relacionados con el otorgamiento o denegación de la licencia. Por último, preceptúa que el archivador y el registro mencionados deberán permitir el resguardo fiel de los documentos y datos que en ellos consten. A su turno, el inciso segundo del artículo 29 de la citada ley establece que el duplicado de una licencia deberá solicitarlo su titular al Departamento de Tránsito y Transporte Público Municipal que la hubiere otorgado o al que correspondiere a su domicilio. Agrega el inciso tercero que, en los casos en que la solicitud del duplicado se presente en una municipalidad distinta de la que otorgó la licencia, aquélla deberá solicitar a ésta, copia de todos los antecedentes que obran en la carpeta del titular. A su vez, el inciso segundo del artículo 14 del texto reglamentario prevé que, “Tratándose de una solicitud de nuevo domicilio o de duplicado de una licencia, presentada ante una municipalidad distinta de la que otorgó la licencia primitiva, aquella requerirá de esta última copia de todos los antecedentes que obren en la carpeta del titular. Igual procedimiento se seguirá con ocasión de los exámenes a que se refiere el artículo 18° de la ley N° 18.290, o de una solicitud de cambio de clase de la licencia, si ésta presenta indicios de haber sido falsificada o adulterada”. Por consiguiente, procede que la municipalidad requerida remita a la entidad edilicia requirente, copia de la documentación que obra en la carpeta respectiva, y no sus originales. Luego, en cuanto al eventual resguardo digitalizado de tales antecedentes, la ley N° 19.799 -sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma-, en su artículo 1°, inciso segundo, establece la equivalencia entre el soporte electrónico y el soporte de papel. En virtud de sus artículos 3°, 6°, inciso primero, y 7°, inciso primero, las personas naturales podrán suscribir actos y los órganos del Estado expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, por medio de firma electrónica, los que serán válidos de la misma manera y producirán iguales efectos que los expedidos por escrito y en soporte de papel. Además, según los artículos 4° y 7°, inciso segundo, los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público o surtan los efectos propios de éste, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada. Por ende, sujeto al mecanismo previsto en la ley N° 19.799, resultaría admisible desarrollar el procedimiento administrativo de emisión de licencias de conducir, mediante documentos electrónicos, evento en el cual los antecedentes de la carpeta serán resguardados en forma digital. De haberse conformado el expediente a través de la emisión de documentos presentados en papel, sería posible digitalizarlos, debiendo el secretario municipal, en su calidad de ministro de fe de todas las actuaciones municipales, conforme con el artículo 20, letra b), de la ley N° 18.695, cotejar las copias digitalizadas con sus originales. No obstante, ello no libera de la obligación de conservar los antecedentes en papel, por el período que corresponda, de acuerdo con la ley N° 10.336 (aplica criterio contenido en el dictamen N° 28.200, de 2015). Transcríbase a la Subsecretaría de Transportes del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones. Saluda atentamente a Ud. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante