Dictamen N° 33069/2025

Nº E33069 Fecha: 27-02-2025 Esta Contraloría General, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, ha estimado pertinente actualizar las instrucciones impartidas mediante el oficio N° 17.485, de 2003, de este origen, en relación con la aplicación de las normas que regulan los gastos reservados contenidas en el Título II, “Transparencia Presupuestaria”, de la ley N° 19.863. 1. ANTECEDENTES GENERALES La ley N° 19.863, denominada “sobre remuneraciones de autoridades de gobierno y cargos críticos de la Administración Pública y da normas sobre gastos reservados” -publicada el 6 de febrero de 2003-, estableció en su Título II “Transparencia Presupuestaria”, específicamente en sus artículos 2° al 6°, la regulación de los gastos reservados, su concepto, entidades autorizadas para su administración, la forma de informarlos y las sanciones asociadas a su mal uso, normativa que fuera complementada bajo las instrucciones entregadas por este Órgano de Control, a través de su oficio N° 17.485, de 2003. Luego, la ley N° 21.211, sobre información y rendición de cuentas de gastos reservados -de 4 de febrero de 2020-, introdujo modificaciones a los referidos artículos. En tanto, las diversas leyes de presupuestos de cada año, han establecido diversas reglas sobre la materia, todo lo cual hace necesario actualizar y reemplazar las instrucciones dictadas sobre estos aspectos por esta Contraloría General. 2. GASTOS RESERVADOS El artículo 2° de la ley N° 19.863 señala que se entenderá por gastos reservados aquellos egresos que, por el ministerio de esa ley, se faculta realizar exclusivamente a las entidades mencionadas en el artículo 3°, para el cumplimiento de sus funciones públicas establecidas en las leyes. 2.1. ENTIDADES AUTORIZADAS PARA EJECUTAR GASTOS RESERVADOS En sus artículos 2° y 3° la citada ley N°19.863 faculta exclusivamente a los siguientes ministerios y entidades para contar con este tipo de recursos: i) Presidencia de la República ii) Ministerio del Interior y Seguridad Pública iii) Ministerio de Relaciones Exteriores iv) Ministerio de Defensa Nacional v) Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado vi) Fuerzas Armadas vii) Carabineros de Chile viii) Policía de Investigaciones de Chile ix) Agencia Nacional de Inteligencia 2.2. FINALIDAD DE LOS GASTOS RESERVADOS El artículo 2° de la ley N° 19.863 realiza una distinción respecto de aquellos fondos utilizados por los ministerios y servicios autorizados por ley, a diferencia de aquellos utilizados por la Presidencia de la República. En efecto, dicha normativa determina que, en el caso exclusivo de las entidades mencionadas en los numerales ii) a ix) del acápite anterior, los gastos reservados corresponden a aquellos egresos que éstas realizan para el cumplimiento de sus funciones públicas establecidas en las leyes, siempre que sean relativas al orden público, a la seguridad interna y externa del país, a la inteligencia y contrainteligencia, y que por su naturaleza deban ser reservadas o secretas. Por su parte, y tratándose de la Presidencia de la República, se entenderán comprendidos dentro del concepto de gastos reservados sólo aquellos egresos que, siendo inherentes a sus funciones, por su naturaleza deban ser reservados o secretos, pero sin limitar su uso a materias específicas. Con todo, debe manifestarse que los fondos para gastos reservados no pueden invertirse sino para satisfacer aquellos desembolsos relacionados con las funciones públicas establecidas en las leyes que les corresponde desarrollar a los órganos y servicios públicos autorizados para incurrir en tales gastos, en los aspectos que expresamente señala la ley, y dentro de las competencias orgánicas que les asigna el ordenamiento jurídico, siempre que, dado su carácter, no deban ser de público conocimiento, aspecto este último que compete ponderar a las autoridades superiores pertinentes. 2.3. INCREMENTO DE LOS GASTOS RESERVADOS En relación con los incrementos de las sumas destinadas a gastos reservados, el artículo 5° de la ley N° 19.863 precisa que la suma total de ellos que consigne la respectiva ley de presupuestos -con exclusión de los que correspondan a la Presidencia de la República- podrán aumentarse hasta en un 30%, con el fin de que estos mayores recursos sean destinados únicamente a labores relativas al orden público, seguridad pública interna o externa, inteligencia y contrainteligencia. Dicho incremento, como se advierte de la misma ley, podrá ser distribuido entre los ministerios y entidades que cuentan con tales gastos, o bien, asignarse, en su totalidad, solo a uno de ellos. En este sentido, al no establecerse normas especiales para disponer la suplementación de los gastos reservados, deberán aplicarse al respecto las reglas generales sobre modificaciones presupuestarias dispuestas por el Decreto Ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, así como también las aprobadas anualmente mediante decreto del Ministerio de Hacienda y las respectivas instrucciones de esta Entidad de Control, de tal modo que, conforme a esa preceptiva, tendrá que dictarse el pertinente acto administrativo que modifique el monto de los recursos fijados en la glosa respectiva. También deberá informarse a las Comisiones de Hacienda del Senado y de la Cámara de Diputadas y Diputados respecto de las modificaciones que pudieren realizarse a los montos máximos de gastos reservados asignados a una institución durante el año, expresando los fundamentos que justifican tal incremento. 2.4. RESTRICCIONES A LAS LEYES DE PRESUPUESTOS La ley N° 19.863, en sus artículos 2°, 3° y 5°, ha restringido la inclusión de otros ministerios y entidades mediante las leyes de presupuestos que se dictan anualmente, como también que, a través de éstas, se fijen finalidades distintas para los gastos reservados, limitando únicamente a esta ley establecer las sumas disponibles para estos efectos, debiendo contemplar una glosa para gastos reservados en cada uno de los ministerios y entidades legalmente autorizados para su uso, glosas que únicamente podrán contener alcances, limitaciones, condiciones u otras modalidades en el empleo de los gastos reservados. 2.5. PROHIBICIONES EN EL USO DE LOS GASTOS RESERVADOS El artículo 6° de la ley N° 19.863 establece dos grupos de prohibiciones para la ejecución de estos recursos públicos. Por una parte, impone que cualquier otro uso distinto al de los enunciados en su artículo 2°, queda estrictamente prohibido y su incumplimiento se considerará falta grave a la probidad y dará lugar a las sanciones que correspondan, de acuerdo con el estatuto respectivo. Lo anterior, se entiende sin perjuicio de las demás responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan. De esta manera, y en atención a lo dispuesto en el artículo 16 del referido decreto ley N° 1.263, de 1975, el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, sobre Clasificaciones Presupuestarias, considera a estos egresos en el subtítulo 22, ítem 12, asignación 001 “Gastos Reservados”, correspondiente a “Otros Gastos de Bienes y Servicios de Consumo”, y los define como aquellos que, por su naturaleza, se estiman secretos o reservados, y están sujetos a las normas establecidas en la ley N° 19.863. Así, tales recursos mantienen una afectación especial, cual es ser utilizados en los fines prescritos en el artículo 2° de la ley en estudio. Entonces, es preciso concluir que se aleja de las finalidades establecidas por la citada ley N° 19.863, el uso de estos fondos para suplir o complementar otros gastos agrupados en el subtítulo 22, ordinariamente necesarios para el cumplimiento de las funciones y actividades de estos organismos, sea que se encuentren o no sujetos a las reglas de la ley N° 19.886, sobre contratos administrativos de suministros y prestación de servicios. En segundo lugar, el inciso segundo del artículo 6° prescribe que “No podrán efectuarse pagos a funcionarios públicos con cargo a los gastos reservados”, lo cual debe entenderse comprensivo de toda remuneración, retribución u honorario que pueda percibir un servidor al margen de la remuneración que de acuerdo con la ley le corresponda. De la misma forma se encuentra prohibido el uso de estos recursos "para el financiamiento de campañas políticas, de partidos políticos u organizaciones gremiales". Estas prohibiciones han sido reafirmadas con la incorporación que realizó la ley N° 21.211 -en cuanto a responsabilidad penal-, al señalar que “En los delitos de malversación de caudales públicos referidos a gastos reservados, el juez podrá aumentar la pena correspondiente en un grado”. 3. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES AUTORIZADAS Y JEFATURAS 3.1. DETERMINACIÓN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS MEDIANTE RESOLUCIONES Y SUS ACTUALIZACIONES Como primera obligación de los organismos públicos autorizados para el manejo de estos recursos, el artículo 4° de la ley N°19.863 establece que los ministerios y entidades a que se refiere el artículo 3° identificarán, mediante resolución fundada de carácter reservada, las unidades operativas que requerirán para su operación el uso de los gastos que en él se señalan. Dicha resolución y sus modificaciones deberán ser remitidas al Contralor/a General de la República, las que tendrán el carácter de reservadas. De conformidad con lo anterior, la resolución reservada o sus modificaciones, además de identificar la unidad operativa respectiva, deberá individualizar a la jefatura de tal unidad, quien tendrá que dar cumplimiento a las obligaciones que se exponen en el presente instructivo. Asimismo, el acto administrativo reservado o sus modificaciones deberá individualizar a cualquier otro funcionario/a que integre la unidad operativa y que, por razones de continuidad del servicio, deba subrogar o suplir a la jefatura de la referida unidad para el cumplimiento de las funciones públicas establecidas en las leyes y que requiere del uso de gastos reservados. Cabe hacer presente que, en atención a su naturaleza de unidad operativa, en todo aquello en que la ley N° 19.863 no haya establecido un procedimiento especial, le será aplicable lo dispuesto en el presente instructivo, en el dictamen N° 67.330, de 2016, y en la resolución N°30, de 2015, todos de este origen. 3.2. OBLIGACIONES DE LAS JEFATURAS DE LAS UNIDADES OPERATIVAS La ley N° 19.863 establece que las jefaturas de las unidades operativas deberán cumplir con las siguientes obligaciones: a) Presentar Declaración de Intereses y Patrimonio (DIP) El inciso cuarto del artículo 4° de la ley N°19.863, incorpora para los jefes de las unidades operativas que tengan gastos reservados el deber de efectuar dos declaraciones de intereses y patrimonio conforme a la ley Nº 20.880, sobre probidad en la función pública y prevención de los conflictos de intereses. En primer lugar, deberá realizar la Declaración de Intereses y Patrimonio ordinaria para todo sujeto obligado, según lo establece el artículo 4° de la citada ley N° 20.880, cumpliendo con el contenido señalado en el artículo 7° de dicha normativa. En segundo lugar, y de manera adicional, deberán singularizar los siguientes bienes del declarante; de su cónyuge, siempre que estén casados bajo el régimen de sociedad conyugal; de su conviviente civil, siempre que hayan pactado régimen de comunidad de bienes; de sus hijos sujetos a patria potestad; y de las personas que tenga bajo tutela o curatela: i) Cuentas y/o libretas de ahorro que se mantengan en instituciones de ahorro, instituciones financieras, o de cualquier otra naturaleza, ii) Ahorro previsional voluntario bajo cualquier modalidad, ahorro previsional voluntario colectivo y depósitos convenidos, iii) Depósitos a plazo, y iv) Seguros de vida con ahorro y seguros en general. Si el declarante estuviere casado bajo cualquier otro régimen patrimonial o si fuere conviviente civil sujeto a un régimen de separación de bienes, dicha declaración será voluntaria respecto de los bienes de dicho cónyuge o conviviente civil, caso en el cual deberá constar el consentimiento expreso de éste. Si la cónyuge del declarante es titular de un patrimonio en los términos de los artículos 150, 166 y 167 del Código Civil, la declaración será igualmente voluntaria respecto de dichos patrimonios. En relación con las fechas, plazos y demás normas para efectuar la Declaración de Intereses y Patrimonio, así como sus actualizaciones anuales o por cese de funciones, deberá estarse a las disposiciones de la ley N° 20.880, que rigen sobre la materia. No obstante, y pese a que la ley N° 19.863 no reguló los plazos de cumplimiento de las obligaciones que impone a los cuentadantes de gastos reservados en aquellos casos de ausencia temporal o definitiva, el artículo 5° de la ley N° 20.880 prescribe que “la declaración de intereses y patrimonio deberá efectuarse dentro de los treinta días siguientes de la fecha de asunción del cargo. Además, el declarante deberá actualizarla anualmente, durante el mes de marzo, y dentro de los treinta días posteriores a concluir sus funciones”, por lo que deberá estarse a los términos de este precepto para determinar los plazos en que debe realizarse la declaración en análisis por el funcionario que se encuentre en la señalada situación. b) Rendir caución para el manejo de los gastos reservados La jurisprudencia administrativa de este Órgano de Control ha señalado, entre otros, en sus dictámenes N°s 11.939, de 2003, y 12.268, de 1978, que los gastos reservados no escapan fundamentalmente a las reglas que rigen en general a todos los egresos públicos, encontrándose afectos a la regulación dispuesta en los artículos 60, 70 y 71 de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, en cuanto a la determinación de cuentadante y de la constitución de la caución correspondiente. De esta manera, la jefatura de la unidad operativa individualizada en la resolución que identifique las unidades operativas deberá cumplir lo dispuesto en los artículos 51 y siguientes del decreto ley N°1.263, de 1975, como asimismo lo dispuesto en los artículos que componen los Títulos IV, V, VI y VII de la ley N° 10.336, normativa aplicable al uso de estos recursos, sin perjuicio de aquellas que, por la naturaleza reservada y secreta de los gastos reservados, sean incompatibles. A este respecto, cabe recordar que todo funcionario que tenga a su cargo la administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquier naturaleza, deberá rendir caución, en la forma y plazos establecidos en el artículo 56 del decreto ley N° 1.263, de 1975, en relación con los artículos 68 y siguientes de la ley N° 10.336, debiendo relevarse al efecto lo establecido en los artículos 71 y 70 de este último texto legal, en orden a “que todo decreto o resolución que designe a un funcionario para desempeñar un cargo deberá indicar si éste debe o no rendir caución, y en caso afirmativo, su monto”, de modo que “tan pronto como ingrese a la Administración Pública un funcionario que deba manejar fondos o custodiar bienes, o en el caso de que pasen a desempeñar funciones de esta naturaleza funcionarios que antes no las servían, el Jefe respectivo lo comunicará al Contralor, cuando el puesto que ocupare no sea de aquellos expresa o taxativamente señalados por las leyes o reglamentos como sujeto a caución”. c) Entregar información de los gastos reservados para la elaboración del informe semestral En atención a que la ley N° 19.863, autoriza el uso de los gastos reservados a las unidades operativas de los servicios y ministerios que hayan sido individualizadas mediante un acto administrativo reservado, y que, además, en su artículo 4° obliga a los respectivos jefes de servicio a informar por escrito a las autoridades Ministeriales de la utilización de estos recursos, resulta imprescindible que los jefes de las respectivas unidades operativas entreguen a aquellos la información necesaria para el debido cumplimiento de dicha obligación. En aquellos casos en que la ley ha autorizado el manejo de gastos reservados directamente a una Cartera de Estado, el jefe de las unidades operativas pertenecientes al propio Ministerio o Subsecretaría respectiva, deberá proporcionar la información al Subsecretario/a correspondiente, para que, en su calidad de Jefe/a de servicio, dé cumplimiento a las obligaciones que le impone la ley. A su turno, si dicha jefatura de servicio es el propio Subsecretario/a deberá informar al Ministro/a de la cartera de que se trate. d) Suscribir el informe anual consolidado que se remite a la Contraloría General de la República El artículo 4°, inciso tercero, de la ley N°19.863, establece que los jefes/as de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados deberán suscribir, en conjunto con el jefe/a de servicio, el informe anual que debe ser remitido a la Contraloría General de la República. e) Obligación de proporcionar los informes respectivos en casos de cesación en el cargo, o de ausencia temporal En cuanto a la emisión de los informes semestrales y anuales, según sea el caso, corresponderá al funcionario autorizado para el uso de los recursos de que se trata, proporcionar los aludidos informes a su superior jerárquico, de manera previa a la fecha de cesación de su cargo o desvinculación, o de su ausencia temporal. Ello, porque un actuar contrario importaría una contravención a sus deberes funcionarios y a los principios de responsabilidad y probidad establecidos en los artículos 3°, 5°, 7°, 11 y 13 de la ley N° 18.575, y obsta al adecuado resguardo de los recursos públicos. 3.3. OBLIGACIONES DE LOS JEFES/AS DE SERVICIOS a) Informar semestralmente del uso de los gastos reservados El artículo 4° de la ley N° 19.863 establece que los jefes/as de los respectivos servicios deberán informar a las autoridades correspondientes, por escrito, con carácter secreto y de forma semestral, sobre la utilización de dichos recursos, estableciéndose un plazo de sesenta días hábiles siguientes al vencimiento del semestre para cumplir con el deber de información requerido. En relación con la autoridad que corresponda, el inciso segundo del citado artículo 4° canaliza en el actual Ministro/a del Interior y Seguridad Pública y en el Subsecretario/a del Interior la entrega de la información semestral antes aludida, respecto del uso de los gastos reservados por parte de Carabineros de Chile, de la Policía de Investigaciones de Chile y de la Agencia Nacional de Inteligencia, así como también la entrega de información del propio Ministerio del Interior y Seguridad Pública -o por las nuevas entidades que lo sucedan, según lo que determine la ley-. De la misma manera, la entrega de esta información semestral se realizará al Ministro/a de Relaciones Exteriores y al Subsecretario/a de Relaciones Exteriores, respecto del uso de los gastos reservados ejecutados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de su Secretaría y Administración General y Servicio Exterior, como también aquellos utilizados por la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado. Por su parte, la utilización de gastos ejecutados por el Ministerio de Defensa Nacional, por medio de la Subsecretaría para las Fuerzas Armadas, y por las Fuerzas Armadas, desagregadas por la respectiva ley de presupuestos en los capítulos correspondientes al Ejército de Chile, la Armada de Chile y la Fuerza Aérea de Chile, deberán ser informados semestralmente al Ministro/a de Defensa Nacional y al Subsecretario/a para las Fuerzas Armadas. b) Información anual consolidada a la Contraloría General de la República En este ámbito, el legislador prescribe en el inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863, que “Los jefes de servicio (…) deberán informar por escrito a la Contraloría General de la República, directamente a través del Contralor General, de los gastos reservados utilizados en el año presupuestario anterior, y deberán acompañar una declaración jurada que acredite que se ha dado cumplimiento a los fines establecidos en el artículo 2 y a lo dispuesto en el artículo 6 de esta ley. Dicho informe será genérico y secreto, y deberá suscribirse en conjunto por el jefe de servicio y los jefes de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados. El plazo para cumplir con el deber de información referido precedentemente será de sesenta días hábiles siguientes al vencimiento del año.”. Complementa lo anterior, lo regulado en el artículo 36 de la citada ley N° 21.640, que señala que, para los efectos de los gastos reservados asignados para el año 2024, el informe escrito a la Contraloría General de la República que, en virtud del inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863, debe suscribirse en conjunto por el jefe/a de servicio y los jefes/as de las unidades operativas que tengan a su cargo gastos reservados, deberá contar además con el visto bueno del Ministro/a del Interior y Seguridad Pública, de Relaciones Exteriores o de Defensa Nacional, según corresponda. Por su parte, la ley N° 21.722, de presupuestos del sector público para el año 2025, establece en el inciso primero de su artículo 38, respecto de los gastos reservados asignados para dicho periodo, que los informes de las Subsecretarías del Interior, de Relaciones Exteriores, de Defensa y de Fuerzas Armadas deberán incluir el visto bueno del Ministro/a respectivo. Efectuadas las consideraciones anteriores, agrega la ley N° 19.863 que este informe anual deberá contar con información suficiente para permitir al Contralor General de la República verificar que se ha dado cumplimiento a los fines establecidos en el artículo 2° y a lo dispuesto en el artículo 6° de la ley N° 19.863, requerimiento que se encuentra contemplado en el inciso segundo del artículo 38 de la ley N° 21.722, para los gastos reservados del año 2025, esto es, que se hayan utilizado los recursos exclusivamente en el cumplimiento a las funciones públicas establecidas en las leyes relativas al orden público, a la seguridad interna y externa del país, a la inteligencia y contrainteligencia; y que no se hayan efectuado pagos a funcionarios públicos ni transferencias para el financiamiento de campañas políticas de partidos políticos u organizaciones gremiales. En este orden de ideas, cabe señalar que, si bien el inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863 establece que el informe anual de los gastos reservados será genérico y secreto, la información contenida en él, según señala el artículo 36 de la ley N° 21.640, debe ser suficiente, esto es, debe permitir que el Contralor/a General realice un análisis de la información, verificando si estos recursos públicos de naturaleza reservada se utilizaron en aquellas materias autorizadas por la normativa. En esta misma línea, cabe señalar que dentro de la información suficiente que permita verificar el cumplimiento de los fines legales en el uso de los gastos reservados, el informe anual deberá adjuntar la documentación que respalde los respectivos egresos, tales como documentos tributarios, órdenes de compra o cualquier antecedente que contenga el acto o la convención destinada a la adquisición de bienes y servicios de consumo o activos no financieros, y que permitan respaldar las actividades declaradas en el informe de que se trata. Por el contrario, en aquellas actuaciones en que, dada su naturaleza, no sea posible obtener documentos emanados de la entidad o del oferente, según sea el caso, deberá señalarse genéricamente el objetivo del gasto y las razones de la imposibilidad de contar con documentación de respaldo, lo que deberá explicitarse en la declaración jurada que deba acompañarse al informe respectivo. c) Asistir e informar semestralmente a la Comisión especial de la Cámara de Diputadas y Diputados El Ministerio del Interior y Seguridad Pública, el Ministerio de Relaciones Exteriores, la Dirección Nacional de Fronteras y Límites del Estado, el Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Armadas, Carabineros de Chile, la Policía de Investigaciones de Chile y la Agencia Nacional de Inteligencia, deberán informar semestralmente, en sesión secreta, a la Comisión Especial de la Cámara de Diputadas y Diputados a que se refiere el artículo 37 de la ley Nº 19.974, sobre el Sistema de Inteligencia del Estado y crea la Agencia Nacional de Inteligencia, del cumplimiento de los objetivos generales para los cuales están destinados los gastos reservados. A este respecto, cabe hacer presente que el inciso final del artículo 4° de la ley N° 19.863 establece un tipo penal de violación de secretos para aquellas personas que participen en la instancia de información a la comisión especial de la Cámara de Diputadas y Diputados precedentemente expuesta, al consignar que “La persona que violare los deberes de guardar secreto de los informes o antecedentes obtenidos en virtud de lo señalado en el inciso anterior será sancionada con la pena de presidio mayor en sus grados mínimo a medio y la inhabilitación absoluta perpetua para cargos y oficios públicos, derechos políticos y profesiones titulares”. Sin perjuicio de lo anterior, cabe manifestar, en relación con el debido secreto o violación de éste, que la autoridad y los funcionarios intervinientes tanto en el proceso de información para ante la Cámara de Diputadas y Diputados, como también para el resto de los procesos establecidos en la ley, deberán emplear el máximo celo para evitar que, a niveles internos o de cualquier interviniente, se puedan producir situaciones que afecten la reserva y secreto legalmente requeridos, generándose, en caso de inobservancia, las eventuales responsabilidades que correspondan. d) Obligación de exigir los informes respectivos a los jefes/as de unidades operativas, en caso de que cesen en el cargo, o ante su ausencia temporal Corresponderá a los jefes/as de servicio exigir la emisión y entrega de los informes semestrales y anuales, según sea el caso, a aquellos funcionarios/as autorizados para el uso de los recursos de que se trata, de manera previa a la fecha de cesación de sus cargos. En efecto, en caso de requerirse o presentarse la renuncia de tales funcionarios en cualquier época, deberá exigirse conjuntamente la entrega del pertinente informe, respecto del período en que tales recursos se encuentren sin informar, y en caso de que el funcionario/a no dé cumplimiento a dicha entrega, deberá reportarse de inmediato tal infracción a la Contraloría General de la República. A su turno, tratándose de períodos de ausencia temporal que superen el plazo fijado para la entrega del respectivo informe, o impidan o dificulten severamente su cumplimiento, la jefatura respectiva deberá arbitrar las medidas a efectos de obtener dicho informe. Lo anterior, a fin de posibilitar el cumplimiento de los incisos primero y tercero del artículo 4° de la precitada ley N° 19.863, que disponen la obligación del jefe/a del servicio de informar, a su vez, al Ministro/a respectivo, y de informar por escrito a esta Entidad de Control, para lo cual requieren contar previamente con el informe del jefe/a de la unidad operativa. Dicha obligación deriva asimismo de la aplicación efectiva de los principios de responsabilidad, control jerárquico y probidad establecidos en los artículos 3°, 5°, 7°, 11 y 13 de la ley N° 18.575, como también del debido resguardo de los fondos públicos, dispuesto tanto por la referida ley N° 10.336, como por el aludido decreto ley N° 1.263, de 1975. 3.4. OBLIGACIONES DE LOS SUBSECRETARIOS/AS DE ESTADO Las obligaciones de los Subsecretarios/as de Estado, dada su calidad de jefes/as de servicio, en aquellos casos en que la ley ha otorgado el uso de gastos reservados directamente a los Ministerios, serán las mismas que pesan sobre los Jefes/as de Servicio de las instituciones relacionadas con éstos, en la forma expuesta en el punto 3.3. anterior. Cabe hacer presente que, en aquellos casos en que la propia Subsecretaría de Estado actúe como unidad operativa en el manejo de los gastos reservados, el Subsecretario/a deberá observar tanto las obligaciones que pesan para los jefes/as de las unidades operativas como aquellas establecidas para los jefes/as de servicio, anteriormente detalladas. No obstante, cuando un Subsecretario/a actúe como unidad operativa, la obligación de entrega de información semestral en los términos previamente señalados en el numeral 3.3. letra a), se entenderá cumplida al proporcionarse aquella al Ministro/a respectivo. 3.5. OBLIGACIONES DEL DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Según lo establece el inciso tercero del artículo 4° de la ley N° 19.863, pesa sobre el director/a administrativo/a de la Presidencia, en el caso de los gastos reservados asignados a la Presidencia de la República, la obligación de informar por escrito a este Órgano de Fiscalización, anualmente y en idénticas circunstancias que los jefes/as de servicio, por lo que debe estarse a lo ya señalado en los literales b) y d) del numeral 3.3 anteriormente expuesto. 3.6. OBLIGACIÓN DE LOS MINISTROS DE ESTADO a) Visto bueno del informe anual dirigido a la Contraloría General de la República Según establece el artículo 36 de la ley N°21.640 y el artículo 38 de la ley N° 21.722, de presupuestos del sector público correspondientes a los años 2024 y 2025, respectivamente, el informe que debe remitirse a la Contraloría General de la República, detallado en el numeral 3.3. literal b) anterior, deberá contar además con el visto bueno del Ministro/a del Interior y Seguridad Pública, de Relaciones Exteriores o de Defensa Nacional, según corresponda, incluidos asimismo -reafirma la ley N° 21.722-, los informes de las Subsecretarías del Interior, de Relaciones Exteriores, de Defensa y de Fuerzas Armadas. Cabe advertir, sin embargo, que la Partida 11, Capítulo 24, Programa 01, para la Subsecretaría de Defensa, no contempla el uso de gastos reservados, por lo que dicha repartición no se encuentra autorizada por la ley para el uso de estos recursos. b) Obligación de exigir los informes respectivos a los jefes/as de servicio, en caso de que cesen en el cargo, o ante su ausencia temporal Corresponderá a los Ministros/as exigir la emisión y entrega de los informes semestrales y anuales, según sea el caso, a aquellos jefes/as de servicio de su dependencia autorizados para el uso de los recursos de que se trata, de manera previa a la fecha de cesación de sus cargos. En efecto, en caso de requerirse o presentarse la renuncia de tales funcionarios en cualquier época, deberá exigirse conjuntamente la entrega del informe respectivo por el período en que, habiéndose utilizado tales recursos, se encuentren sin informar, y en caso de que no se dé cumplimiento a dicha entrega, deberá reportarse de inmediato tal infracción a la Contraloría General de la República. A su turno, tratándose de períodos de ausencia temporal que superen el plazo fijado para la entrega del respectivo informe, o impidan o dificulten severamente su cumplimiento, deberán arbitrar las medidas a efectos de obtener dicho informe. Lo anterior, a fin de posibilitar el cumplimiento de los incisos primero y tercero del artículo 4° de la precitada ley N° 19.863, que disponen la obligación del jefe/a del servicio de informar, a su vez, al Ministro/a respectivo, y de informar por escrito a esta Entidad de Control, para lo cual requieren contar previamente con el informe del jefe/a de la unidad operativa. Dicha obligación también deriva de la aplicación efectiva de los principios de responsabilidad, control jerárquico y probidad establecidos en los artículos 3°, 5°, 7°, 11 y 13 de la ley N° 18.575, como también del debido resguardo de los fondos públicos, dispuesto tanto por la referida ley N° 10.336, como por el aludido Decreto Ley N° 1.263, de 1975. 4. DE LA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE LOS GASTOS RESERVADOS POR LAS ENTIDADES AUTORIZADAS Para la administración de los fondos destinados a gastos reservados, se requerirá que la institución autorizada para su manejo, aperture una cuenta bancaria exclusiva para estos efectos, la que será administrada según las instrucciones emanadas de este Órgano de Control en su oficio N° E324651, de 2023, y será utilizada por el cuentadante designado en la unidad operativa de que se trate y, en caso de que sea necesario en atención a la satisfacción de los fines de estos gastos, por su subrogante o suplente. Se encuentra absolutamente prohibida la apertura o utilización de cuentas bancarias personales para el uso de estos recursos. Luego, el giro de los recursos utilizados por las unidades operativas que requerirán de su uso deberá serlo, previa visación del jefe/a de servicio respectivo, mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria institucional antes señalada, circunscribiendo el manejo de efectivo en aquellas circunstancias que, por la naturaleza reservada o secreta de estos fines, sean indispensables. En tal caso, la entidad correspondiente deberá adoptar los protocolos de seguridad y acompañamientos necesarios para aminorar los riesgos consustanciales al retiro y traslado de efectivo en montos de alto valor, así como también, establecer compartimentos de seguridad que sean ubicados en lugares seguros con acceso limitado a funcionarios y que mantengan dispositivos visuales de registro, para la custodia temporal de los dineros que se administren en efectivo. 5. OBSERVACIONES DEL CONTRALOR/A GENERAL RESPECTO DE LOS INFORMES ANUALES PRESENTADOS Y DE LA DECLARACIÓN DE INTERESES Y PATRIMONIO Para la verificación del cumplimiento de lo dispuesto en los precitados artículos 2°, 4° y 6° de la aludida ley N° 19.863, se analizará lo comunicado en los respectivos informes y se determinará la observancia de los requisitos legales en la emisión de éstos, tales como la suscripción conjunta de los jefes/as de servicio y/o los jefes/as de las unidades operativas y el visto bueno del Secretario/a de Estado correspondiente. De igual manera, se revisará el cumplimiento de aquellos requisitos formales en la suscripción de la declaración jurada a que se refiere el inciso tercero del artículo 4° de la ley, como también se cotejará la documentación acompañada, cuando corresponda, que permita respaldar o acreditar lo informado en el uso de los gastos reservados. A su vez, para la verificación del cumplimiento de la emisión de las Declaraciones de Intereses y Patrimonio que correspondan, así como su fecha de expedición y su contenido, el informe anual dirigido a la Contraloría General de la República deberá adjuntar los informes semestrales que fueran remitidos a los respectivos Secretarios/as de Estado y Subsecretarios/as de los Ministerios para la utilización de gastos reservados, con la finalidad de comprobar el cumplimiento del plazo de su emisión, señalado en la parte final del inciso primero del aludido artículo 4°. Según lo previene el inciso quinto del artículo 4° de la ley N° 19.863, si se advirtieren inconsistencias u observaciones respecto de la declaración realizada, se informará directamente al Ministro/a de Estado respectivo, quien deberá requerir un informe al jefe/a del servicio y/o al jefe/a de las unidades operativas, que tendrá que ser evacuado en un plazo no superior a diez días hábiles. Transcurridos treinta días hábiles desde la comunicación del Contralor/a General sin que las inconsistencias se hayan superado, la Contraloría dará inicio al procedimiento establecido en el artículo 11 de la ley Nº 20.880, esto es, apercibir al infractor para que la realice o rectifique dentro del plazo de diez días hábiles, a cuyo vencimiento -y de mantenerse el incumplimiento-, se le formularán cargos, pudiendo proponerse, en definitiva y mediante resolución fundada al jefe/a de servicio, la aplicación de una multa de cinco a cincuenta unidades tributarias mensuales. Finalmente, conforme a las atribuciones previstas en la ley N° 10.336, se instruye a los Ministerios y entidades destinatarias del presente oficio para que den estricto y cabal cumplimiento a lo señalado precedentemente, lo que será fiscalizado por esta Entidad de Control. Déjase sin efecto las instrucciones contenidas en el oficio No 17.485, de 2003, de este origen. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República