Dictamen N° 353488/2023

N° E353488 Fecha: 05-VI-2023 I. Antecedentes El Servicio Nacional de Capacitación y Empleo, SENCE, solicita autorización para registrar en la cuenta 21601 Documentos Caducados, las operaciones relacionadas con pagos rechazados por el banco. Explica que dicha cuenta ha sido desagregada según el tipo de operación y que en ella son registrados los movimientos de pago rechazados y documentos caducados que se emitieron en su oportunidad en favor de beneficiarios de los subsidios que opera, situaciones que fueron observadas por Informe Final N° 203 de 2023, de esta procedencia, en orden a que no se condice con lo dispuesto en el procedimiento B-01 descrito en el Oficio CGR N° 96.016, de 2015, debiendo emplear cuentas que reflejen la naturaleza de la operación. Añade, que los pagos se realizan vía transferencias bancarias, pagos cash y, en determinados casos, con vales vista, indicando que, para las 2 últimas modalidades, ocurrido el plazo de 90 días desde que los fondos son puestos a disposición de los beneficiarios sin que se hubieran retirado, la institución bancaria procede a devolverlos a la cuenta corriente institucional del SENCE. II. Fundamento normativo Sobre el particular, el capítulo II, Normativa Específica de la resolución N° 16 de 2015, que Aprueba la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación NICSP – CGR Chile, consigna en el acápite Ajustes a Disponibilidades y Detrimento, que la cuenta Documentos Caducados registra el movimiento de los cheques girados y no cobrados por los beneficiarios, dentro de los plazos legales establecidos para dicho efecto. Añade dicha normativa que, en el evento que no se hagan efectivas la totalidad o parte de dichas obligaciones de pago y como consecuencia del paso del tiempo en que estas eventuales acreencias han permanecido impagas, situación que supone la obligación de la entidad de oponer la excepción de prescripción ante posibles acciones legales por parte del potencial acreedor, se deberá reconocer un incremento patrimonial y un deudor presupuestario. Lo anterior, con el propósito de regularizar la distorsión económica financiera que provoca esta representación numérica en los estados financieros. En concordancia con lo anterior, la jurisprudencia de este Organismo Contralor contenida, entre otros, en los oficios CGR N° 8824, de 2018 y E130372, de 2021, han permitido regularizar contablemente tales pasivos, habiéndose cumplido el plazo general de extinción de las obligaciones a que se refiere el artículo 2.525 del Código Civil. Por otra parte, conforme lo señalado en el acápite de Pasivos Financieros de la precitada norma contable, una entidad dará de baja en cuentas un pasivo financiero o una parte de este cuando y, solo cuando, se extinga por pago, prescriban las acciones de cobro o se transfiera el pasivo financiero, es decir, las obligaciones contractuales. Por último, el Marco Conceptual de la citada resolución N° 16, en el apartado Características Cualitativa de la Información Financiera, indica que la Representación Fiel, se cumple cuando la información presente la verdadera esencia de las transacciones y no distorsiona la naturaleza que el hecho económico que expone y se alcanza cuando la descripción del hecho es completa, neutral y libre de error significativo. III. Análisis y conclusiones Ahora bien, de los antecedentes tenidos a la vista y de conformidad con las normas anotadas, cabe manifestar que no corresponde utilizar la cuenta de 21601 Documentos Caducados para registrar los pagos rechazados de los subsidios vía transferencias bancarias, pagos cash y vales vista no retirados por los beneficiarios en los plazos establecidos, toda vez que, si bien el SENCE dio la orden de pago en su oportunidad a la entidad bancaria, dichos subsidios en definitiva no han sido en ninguno de los casos en comento recibidos por los beneficiarios. A mayor abundamiento, los fondos en cuestión han sido devueltos por la institución bancaria a las arcas de la entidad recurrente de manera casi inmediata cuando se trata de transferencias rechazadas y a los 91 días en las modalidades pagos cash y vales vista, sin que se haya gestionado un nuevo pago en las calidades anotadas, por lo que cabe sino entender, que dichas obligaciones se mantienen vigentes. Así entonces, es del caso señalar que si los pagos vía transferencias, pagos cash y vales vista han sido rechazados y no cobrados durante el ejercicio presupuestario vigente, debe deshacerse el asiento del pago, cargando la cuenta 21524 Cuentas por Pagar Trans con signo negativo contra un cargo en la cuenta 11102 Banco Estado, reconociendo y conciliando los fondos con banco. Precisado lo anterior, es menester hacer presente que los pasivos que se originan por la obligación de enterar los subsidios una vez cumplidos los plazos de prescripción señalados en el artículo 2.515 del Código Civil, deben ser regularizados, ya que esto significaría el vencimiento de las eventuales acciones legales de cobro, razón por la cual, el servicio enfrentado judicialmente al reconocimiento y pago de dichas obligaciones deberá oponer la correspondiente excepción de prescripción. Conforme a lo expuesto, no es dable autorizar a ese servicio el uso de la cuenta 21601 Documentos Caducados para registrar las operaciones descritas ya que no guardan relación con la naturaleza de esta, dado que no se ha configurado la caducidad que representa, considerando la característica de Representación Fiel, entre otras, del Marco Conceptual de la citada resolución N° 16, de 2015. Finalmente, corresponde señalar que la instrucción a que se ha hecho referencia es sin perjuicio de la verificación de las operaciones, cifras y antecedentes documentales que pueda determinar. esta Contraloría General, actuando, en el ámbito de la fiscalización que le corresponde realizar. Saluda atentamente a Ud. Por orden del Contralor General de la República MARÍA SOLEDAD FRINDT RADA Jefe de División de Contabilidad y Finanzas Públicas