Dictamen N° 41250/2010

N° 41.250 Fecha: 26-VII-2010 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Cerrillos, solicitando autorización para eliminar una serie de documentos que se encuentran en la Dirección de Administración y Finanzas, tales como originales y copia de comprobantes de ingresos municipales -período 1991 a 2003-, copia de decretos alcaldicios -período 1991 a 2005- y decretos de pago -período 1991 a 2003-, todos correspondientes al presupuesto municipal y de administración de fondos; como, asimismo, respecto de originales de comprobantes de ingreso y decretos de pagos relativos al presupuesto de educación -período comprendido entre los años 1992 a 2003-. Agrega esa autoridad edilicia, que este Organismo de Control habría examinado las cuentas respectivas, mediante los informes DMSAI N°s. 211, de 2007; 1.073, de 2008 y 413 y 62, ambos de 2009. En relación con el asunto planteado, cabe consignar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. A su turno, y en el mismo sentido, el numeral 2, del Título ll, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control, sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos -vigente a la fecha y plenamente aplicable a las consultas que se formulan sobre la materia-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Pues bien, primeramente, es dable hacer presente que de los documentos mencionados por la autoridad edilicia, sólo los comprobantes de ingresos, tanto respecto del presupuesto municipal y de administración de fondos, como del presupuesto de educación, dicen relación con el examen de cuentas que efectúa esta Entidad de Fiscalización, a cuyo respecto, manifiesta la jurisprudencia de este Organismo de Control, contenida, entre otros, en el dictamen N° 68.963, de 2009, que con arreglo a lo ordenado en el referido artículo 21 de la ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por esta Contraloría General y aprobadas las cuentas en que inciden. En este contexto, analizados los antecedentes aportados por esa corporación edilicia, cumple con señalar que no consta que los documentos que se solicita incinerar hayan sido examinados por esta Entidad de Fiscalización, como tampoco que se encuentren aprobadas las respectivas cuentas, toda vez que los períodos comprendidos en las revisiones que dieron origen a los informes a que alude esa autoridad alcaldicia no corresponden a los de dicha documentación, lo que resulta indispensable para determinar la procedencia de su eliminación o incineración, razón por la cual, cabe denegar el requerimiento formulado (aplica criterio contenido en el dictamen N° 33.122, de 2010). Por otra parte, en lo que concierne a los restantes documentos, es dable manifestar que, tal como se expresa en la circular antes mencionada y de acuerdo con la jurisprudencia administrativa, es competencia del jefe superior de servicio -el alcalde, en la especie-, la facultad de autorizar la eliminación de los mismos, y que, acerca de tal materia, esta Entidad Fiscalizadora sólo puede intervenir tratándose de los instrumentos a que aluden los referidos preceptos de la ley N° 10.336, por lo que no procede que esta Contraloría General se pronuncie en relación con el particular. Sin perjuicio de lo anterior, cumple con remitir, por relacionarse con la materia, fotocopia del citado dictamen N° 68.963, de 2009, para su conocimiento y fines que procedan. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República