Dictamen N° 68963/2009

N° 68.963 Fecha: 11-XI-2009 La Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena ha remitido una presentación de la Secretaría Regional Ministerial de Vivienda y Urbanismo de la Región de Magallanes y Antártica Chilena, mediante la cual expone que en el marco de la puesta en marcha de la ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública y con motivo de un proceso de “expurgo de documentos” que está ejecutando esa entidad, solicita un pronunciamiento respecto de lo siguiente: “a) Si procede la eliminación de la documentación contable desde el año 1978 a la fecha, y que no ha sido objeto de revisiones por parte de la Contraloría.” “b) Si procede eliminación de documentos de larga data como: actas de comisiones, certificados, circulares, oficios, resoluciones, decretos, libros de correspondencia, providencias, permisos municipales, órdenes de compra, documentos del registro contratistas, planos y proyectos.” En relación con el asunto planteado cabe consignar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de 3 años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de esa ley, conforme al cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. A su vez, en concordancia con las precitadas normas legales este Organismo Fiscalizador ha emitido una circular sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos, mediante el oficio N° 28.704, de 1981, cuya copia se adjunta. Ahora bien, respecto de los documentos a que se refiere la peticionaria en la letra a) de su presentación, cabe manifestar que con arreglo a lo ordenado en el referido artículo 21 de la ley N° 10.336, para que proceda su eliminación en los términos contemplados en ese precepto, ellos deben haber sido examinados por esta Entidad de Control y aprobadas las cuentas en que inciden, supuestos que no concurren en la especie. Por otra parte, en lo que concierne a la consulta contenida en la letra b) atendido los términos genéricos en que ella se formula, la clase de documentos que menciona a título ejemplar, y lo consignado en la nómina de catastro de bodega que se adjunta, aparece que se refiere a una gran variedad de instrumentos sobre diversas materias relativas a las funciones que conforme a la ley debe cumplir esa Secretaría Regional Ministerial, que incluyen cuestiones operativas, de personal, informes técnicos, interpretaciones legales, habilitaciones, registros, reconocimiento y concesión de beneficios, y otras simplemente administrativas, que no se enmarcan en ninguna de las hipótesis que prevén las aludidas normas de la ley N° 10.336, toda vez que no tienen relación directa con la administración de fondos o bienes del Estado En tales condiciones, y considerando, además, que tal como se expresa en la circular antes mencionada y de acuerdo con la jurisprudencia administrativa, es competencia del Presidente de la República o en su caso del respectivo jefe superior de servicio, la facultad de autorizar la eliminación de los documentos y que, acerca de tal materia, esta entidad fiscalizadora solo puede intervenir tratándose de los instrumentos a que aluden los referidos preceptos de la ley N°10.336, no corresponde que esta Contraloría General se pronuncie en relación con el particular. Sin perjuicio de lo anterior estima oportuno hacer presente que para los efectos de la resolución que se adopte, debe considerarse, en su caso, que con arreglo al artículo 14, letra a), del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del Ministerio de Educación, Ley Orgánica de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, deben ingresar anualmente al Archivo Nacional, los documentos a que alude ese texto legal, que hayan cumplido cinco años de antigüedad; asimismo, que la ley N° 18.845, en sus artículos 2 al 6, establece un sistema de aplicación general de microcopia o micrograbación de documentos, disponiendo que esas reproducciones tendrán el mismo valor que los originales y que estos últimos podrán destruirse una vez transcurridos 5 o 10 años desde dicho proceso; y en lo que concierne a la eliminación de formularios o elementos similares, con motivo de haber perdido éstos su utilidad, es posible recurrir a las normas de disposición de material de desecho contenidas en los artículos 31 y 32 del decreto N° 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización, debiendo añadirse que al momento de eliminarse esta clase de material, debe levantarse un acta donde se individualicen los bienes que se destruyen, consignándose su denominación, la cantidad de ellos en que recae la medida y los documentos relativos a su adquisición. (Aplica dictamen N° 49.118, de 2009). En el mismo sentido debe tenerse en cuenta que en razón de la naturaleza de determinados documentos que sirven de fundamento al otorgamiento de habilitaciones, permisos o beneficios, su eliminación sólo procedería en la medida que con ella no se afectaran los derechos de las personas destinatarias de los mismos y que tratándose de documentos que se relacionen con operaciones realizadas por servidores públicos respecto de las cuales existan causas judiciales pendientes, es improcedente disponerla. Por último, atendido lo que expresa el recurrente en su presentación y la Contraloría Regional de Magallanes y Antártica Chilena en su oficio conductor, N° 2604, de 2009, cabe señalar que lo dispuesto en el artículo 5°, inciso segundo, de la Ley de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la Administración del Estado, contenida en el artículo primero de la ley N° 20.285, en el sentido de que es pública la información a que alude, cualquiera sea su “fecha de creación”, no afecta la aplicación de la preceptiva vigente sobre eliminación de documentos, toda vez que dicha norma se refiere únicamente a la documentación que esté en poder del respectivo órgano público al momento de ser solicitada. Sin perjuicio de lo anterior, es útil precisar que el artículo 22 de la Ley de Transparencia antes mencionada contempla reglas relativas a las condiciones y plazo en que deben guardarse los documentos de carácter secreto o reservado y, por otra parte, que debe conservarse la documentación necesaria para dar cumplimiento a la obligación prevista en el artículo 7° del mismo texto legal, en cuya virtud los órganos de la Administración del Estado a que éste se aplica deberán mantener a disposición permanente del público, a través de sus sitios electrónicos, los antecedentes que indica, actualizados, al menos, una vez al mes. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República