Dictamen N° 42652/2011

N° 42.652 Fecha: 07-VII-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Director del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente, consultando acerca de las formalidades que se deben cumplir a fin de acreditar los pagos de facturas, pagos masivos a proveedores mediante nóminas o transferencias bancarias, efectuados por dicho organismo a través del servicio que ofrece el Banco del Estado de Chile, contratado en virtud del convenio que en copia acompaña. De los antecedentes tenidos a la vista aparece que el objeto del referido acuerdo de voluntades consiste en que la mencionada institución bancaria preste el servicio de pago de proveedores mediante un archivo que contendrá la nómina con los registros respectivos, lo que se materializa con abonos en las cuentas y según el procedimiento que ahí se indica. Para ello, la entidad recurrente debe mantener cuentas corrientes en el señalado banco, en las cuales se aprovisionen los recursos necesarios para efectuar los pagos y los cargos respectivos. Por su parte, de conformidad con la cláusula undécima y el punto 5 del anexo operativo del mismo instrumento, el Banco del Estado emite por el monto resultante una factura única que es puesta a disposición del servicio público individualizado, en su página web por un plazo de 3 meses contados desde la emisión del documento, pudiendo remitir adicionalmente la factura como imagen mediante un correo electrónico. Además, pondrá a su disposición una factura electrónica, si dicha repartición se encuentra certificada como emisor de documentos tributarios electrónicos ante el Servicio de Impuestos Internos. En relación con lo expuesto, de conformidad con los artículos 6°, inciso primero, y 7° de la ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de la misma, los órganos del Estado pueden ejecutar o realizar actos, celebrar contratos y expedir cualquier documento, dentro de su ámbito de competencia, suscribiéndolos por medio de firma electrónica, los que serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel, tal como lo informara esta Entidad de Control en sus dictámenes N°s. 27.674, de 2005, y 29.845, de 2010. Luego, acorde con los artículos 42 y 43 del decreto N° 181, de 2002, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, que aprueba el reglamento de dicha ley, las instituciones públicas que utilicen documentos electrónicos deberán contar con un repositorio o archivo también electrónico, de conformidad con las normas que regulan a su respectiva oficina de partes, el que deberá garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la información en él contenida. Conviene tener presente, además, que mediante el decreto N° 83, de 2004, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, se aprobó la norma técnica para los órganos de la Administración del Estado sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrónicos que se generen, intercambien, transporten y almacenen en o entre los diferentes organismos de dicho sector y en las relaciones de éstos con los particulares, cuando utilicen tales medios. Como puede apreciarse, la propia normativa reseñada determina las características mínimas obligatorias de seguridad y confidencialidad que deben cumplir los documentos que se generen en virtud del convenio suscrito entre el Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente y el Banco del Estado de Chile. Establecido lo anterior, la circunstancia que las transacciones respectivas se verifiquen mediante transferencias electrónicas no afecta el cumplimiento de la resolución N° 759, de 2003, de este origen, que fija normas de procedimiento sobre rendición de cuentas, por cuanto en su numeral 3.2.2. contempla precisamente la posibilidad de que los servicios públicos y toda otra persona que esté obligada a rendir cuentas ante esta Entidad Fiscalizadora, puedan hacerlo, previa autorización de este Organismo, con documentación electrónica en formato digital, en cuyo caso deberán asegurar el acceso a sus sistemas automatizados de tratamiento de información y cumplir las demás condiciones que ahí se establecen, criterio que, por lo demás, ha sido validado en el Informe Final N° 238, de 30 de diciembre de 2009, de este origen, emitido con ocasión de una auditoría practicada a la entidad peticionaria. Ello, tampoco altera su contabilización por cuanto acorde con la cláusula sexta y el numeral 5 del anexo operativo del convenio, el precitado banco debe poner a disposición del Servicio de Salud Metropolitano Sur Oriente las rendiciones de los pagos realizados, debiendo acompañarse las facturas respectivas y cumplirse, además, con las normas tributarias pertinentes. En otro orden de ideas, cumple hacer presente que el Servicio de Salud recurrente deberá arbitrar las medidas necesarias para perfeccionar su voluntad de contratar los servicios de que da cuenta el convenio en comento, dictando al efecto la correspondiente resolución, toda vez que acorde con lo dispuesto en los artículos 3° y 5° de la ley N° 19.880, sobre bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, las decisiones que adoptan las autoridades deben materializarse en un documento escrito y aprobarse mediante el acto administrativo pertinente, cuestión que no consta en la especie. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República