Dictamen N° 449049/2024

N° E449049 Fecha: 07-II-2024 Esta Contraloría General, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, ha estimado pertinente impartir instrucciones para la recepción y entrega de los beneficios dispuestos por la emergencia provocada por los incendios forestales que enfrentan diversas zonas geográficas del país. I. Aspectos generales Cabe señalar que las facultades extraordinarias otorgadas a los distintos servicios públicos en materia de contratación de personal o de compras públicas, así como también respecto de la entrega de los beneficios dispuestos por la emergencia provocada por los incendios forestales, y que implican la flexibilización de sus procedimientos con la finalidad de una pronta y oportuna atención de los afectados por la catástrofe, no implica la inobservancia en la función pública de las normas de control interno en sus actuaciones y el debido resguardo del patrimonio público. En este sentido, en cuanto a la citada emergencia, se deberán tener presente las siguientes definiciones y consideraciones. 1. De los beneficios - Para efectos de lo dispuesto en las presentes instrucciones, se considerará “beneficio” todo bien mueble, se trate de aportes en dinero y/o especies, tales como materiales de construcción, canastas de alimentos y bebestibles, arriendos de hospedería, elementos de protección sanitaria personal y/o de los recintos de acopio, transferencias de dinero, entre otros. - Los beneficios deben ser de aquellos que los organismos públicos están facultados para entregar en condiciones de emergencia y, en todo caso, siempre atingentes a la necesidad que se pretende cubrir relacionada con la catástrofe. - Debe definirse específicamente los tipos de beneficios que se otorgarán y los requisitos para cada uno de ellos. Por ejemplo, en el caso de viviendas arrendadas, los beneficios tales como canasta familiar, bono de arriendo, bono para recuperación de enseres dañados, etc., podrían otorgarse al ocupante y no necesariamente al dueño de la propiedad, quien sí podría percibir ayudas en materiales de construcción. - Ante situaciones de emergencia, desastre o catástrofe declaradas, el artículo 41 de la ley N° 21.640, de presupuestos del Sector Público correspondiente al año 2024, establece disposiciones de coordinación y presupuestarias que permiten a los órganos de la Administración del Estado desarrollar de manera oportuna las labores conferidas por la normativa, estableciendo una serie de asignaciones presupuestarias habilitadas para la respuesta, que podrán eximirse de la aplicación de lo dispuesto en los artículos 23 y 24 de la referida ley en relación a la asignación de recursos y celebración de convenios de transferencia. Así ocurre en el caso de (i) la asignación para Atender Situaciones de Emergencia de la Subsecretaría del Interior; (ii) la Asignación Emergencias Agrícolas de la Subsecretaría de Agricultura; (iii) la Asignación Emergencias del Instituto de Desarrollo Agropecuario; (iv) la Asignación Emergencias Sanitarias del Servicio Agrícola y Ganadero; y (v) la Asignación Programas Especiales del Servicio de Cooperación Técnica. 2. De los beneficiarios - Sin perjuicio de las normas establecidas en el decreto N° 104, de 1977, del Ministerio del Interior -que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado del título I de la ley N° 16.282, sobre sismos y catástrofes-, corresponde que las autoridades definan las personas a las que se les otorgarán los beneficios. - Deben determinarse los instrumentos que se utilizarán para constatar la información que se recabe en terreno, las entidades a cargo de ejecutar dicha labor y la preparación que deben tener quienes apliquen tales instrumentos (Ficha Básica de Emergencia), de manera que se cercioren de dejar constancia de aquellas personas realmente afectadas, evitando inclusión de fallecidos, de personas que sólo temporalmente estaban en el lugar como amigos, visitas o familiares o arrendatarios temporales, etc. - Los criterios de selección, las fuentes o base de datos y los demás antecedentes que se consideren para determinar los beneficiarios de estas ayudas deben constar por escrito y se deben mantener almacenados en medios físicos o digitales, con sus respectivos respaldos - Los distintos instrumentos que establezcan beneficios deberán consignar expresamente las acciones que se llevarán a cabo en caso de determinarse falsedad en la entrega de información o cualquier hecho que incida en la percepción irregular de beneficios. 3. Del principio de coordinación - Los distintos servicios públicos y municipalidades que participen en las iniciativas destinadas a la atención de personas afectadas por la catástrofe, junto con actuar con celeridad y unidad de acción, deberán coordinarse para llegar de manera oportuna y eficiente a la mayor cantidad de afectados, evitando especialmente la duplicidad en las ayudas, la concentración en determinados sectores en desmedro de otros y la entrega de beneficios que no cubren las necesidades inmediatas, entre otros. II. En cuanto a las adquisiciones 1. Sin perjuicio de la Declaratoria de Estado de Excepción Constitucional de Catástrofe, la declaratoria de zonas afectadas por catástrofes y de alerta sanitaria y de las facultades extraordinarias otorgadas a diferentes autoridades y servicios públicos, particularmente para la adquisición directa de bienes y servicios necesarios para sortear la emergencia, cabe recordar que la ley N° 21.634 incorporó a la ley N° 19.886, de bases contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, entre otros, el Capítulo VII, De la probidad administrativa y transparencia en la contratación pública, el que se encuentra vigente y debe tenerse a la vista de manera permanente. 2. En los tratos o contrataciones directas que se lleven a cabo, es necesario adoptar resguardos mínimos que permitan adquirir bienes y servicios a precios que sean razonables, con la finalidad de maximizar la focalización y el buen uso de los recursos públicos que se dispongan para la emergencia. 3. Las consultas de precios o cotizaciones, en lo posible, deben tratar de efectuarse a más de un proveedor, para obtener información referencial de los valores existentes a una fecha determinada, antecedente que debe quedar como respaldo de la compra. 4. Cuando un precio pagado se advierta como muy superior a aquel vigente en tiempos de normalidad, deben constar los antecedentes que expliquen tal aumento y que den cuenta de las variables tenidas a la vista al momento de contratar o adquirir los servicios o bienes de que se trate. 5. Utilizar, cuando así se amerite y de acuerdo con los montos, las formas más expeditas de compra dispuestas por la Dirección de Compras Públicas para estas circunstancias. 6. Todo gasto debe quedar con el respaldo correspondiente, para fines de revisión posterior. III. Entrega de Beneficios A. Bienes en especies o servicios (Recepción – Distribución) 1. Se deben implementar registros por especie o producto en los centros de acopio o de recepción centralizada de bienes con la finalidad de registrar el ingreso de éstos al momento de su recepción, así como también en la salida de estos, para efectos de su entrega final. 2. Se debe asegurar la mantención de toda la documentación de respaldo relacionada con proveedores, donantes u otros (órdenes de compra, guías de despacho, actas de entrega, etcétera) preferentemente de manera digitalizada. En caso de no existir documento de recepción de las especies, se debe levantar un acta. 3. Los centros de acopio o de recepción centralizada de bienes deben contar con las medidas de seguridad e higiene necesarias para resguardar la salud de las personas y el buen estado de los bienes. Se debe dejar constancia escrita de los bienes recibidos para su entrega final, sea que estos provengan de proveedores, de particulares o de alguna institución del Estado. En dicha constancia se debe registrar el tipo de bien, su cantidad, su estado de cerrado, sellado o abierto y la fecha, lugar y hora de la recepción. El documento debe ser firmado por el funcionario responsable de la recepción. 4. Si el bien consiste en una caja de alimentos, en un kit sanitario u otro similar, se recomienda implementar medidas tales como muestras aleatorias, pesas de pallets u otros. 5. En caso de existir diferencias entre lo indicado en la guía de despacho (o en su análogo) y lo que se están recibiendo en concreto, se dejará establecido en la constancia y se informará formalmente al proveedor, particular o institución del Estado que haya efectuado la entrega. 6. La constancia deberá guardarse, de preferencia, de manera electrónica, la que, junto con la documentación de respaldo, quedará a disposición de las autoridades que lo requieran y/o para su posterior fiscalización por parte de esta Contraloría General. 7. La recepción de los bienes hasta su entrega final debe estar a cargo de un funcionario público o de un agente público, sujeto a responsabilidad administrativa. 8. Para la entrega material de los bienes a los beneficiarios finales, se deberá implementar un sistema que resulte idóneo conforme a la realidad geográfica, número de población, necesidad urgente, tiempo para la entrega, entre otras. Tal sistema deberá propender a una cobertura eficiente, a fin de evitar la duplicidad de entrega a un mismo beneficiario, debiendo en todo caso, focalizarse en el cumplimiento eficaz de la política pública implementada, evitando situaciones que conlleven a escenarios de discriminación arbitraria y velando por el resguardo del patrimonio público. 9. Se deberá implementar un registro electrónico de los beneficiarios finales de la medida, el que servirá para la rendición de cuentas. Ello, sin perjuicio de emplear la Ficha Básica de Emergencia. 10. Para los mismos efectos, se deberá velar por la custodia y orden administrativo adecuado de los documentos físicos de respaldo de las entregas finales. 11. Se deberán adoptar las medidas que sean necesarias para el resguardo de la salud de los funcionarios públicos que efectúen las labores de entrega final. 12. En el caso de existir donaciones recibidas, ya sea en dinero o en especies, deberán implementarse las cuentas, registros y controles necesarios que permitan determinar con absoluta claridad los ingresos y salidas de fondos, y el destino o uso de los bienes. B. Para el caso de que los beneficios sean en dinero 1. La entrega de beneficios en dinero, por regla general, debe realizarse mediante transferencia electrónica, según los controles establecidos por la entidad para este tipo de operaciones. 2. Se deberá llevar registro electrónico donde se indique el nombre completo del beneficiario; RUN, fecha de la transferencia; número y tipo de cuenta; nombre del banco y monto, así como otros datos que permitan un adecuado registro. 3. Se deberán mantener los archivos con las nóminas de beneficiarios que fueron remitidos a las instituciones bancarias para la materialización de las erogaciones desde la cuenta corriente de la entidad pública. C. Transferencias entre Entidades Públicas Para el caso de transferencias de recursos entre entidades públicas para la ejecución de distintas iniciativas relacionadas con la catástrofe, sin perjuicio de su manejo presupuestario o extrapresupuestario, este deberá implementar los controles contables y/o presupuestarios que permitan la verificación del uso de los recursos asociados a cada uno de los programas o acciones en ejecución. IV. Aspectos Finales Toda la información que se registre en virtud de lo dispuesto en las presentes instrucciones se deberá mantener a disposición de las autoridades que lo requieran y de esta Contraloría General. Las Direcciones de Control, Unidades de Control y Auditorías Internas deberán velar por el cumplimiento de las presentes instrucciones y de los objetivos previstos por cada uno de los programas e iniciativas en ejecución. Saluda atentamente a Ud., Dorothy Pérez Gutiérrez Contralora General de la República (S)