Dictamen N° 55845/2016

N° 55.845 Fecha: 28-VII-2016 La Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño solicita autorización para que las entidades del sector privado le rindan cuentas de los recursos públicos que les transfiere con documentación digital, de acuerdo al procedimiento especial que indica. En particular, propone que los centros e institutos de investigación remitan la documentación auténtica a la Unidad de Control y Rendiciones de esa Subsecretaría, cuyos funcionarios procederán a autentificarla con un timbre, digitalizarla, y posteriormente, devolverla al privado, de modo tal que la revisión de esos instrumentos se realice en formato digital. Tratándose del Instituto de Fomento Pesquero y del Instituto Nacional de Normalización, sugiere que un funcionario de la Unidad antes consignada concurra a las dependencias de ambos organismos a “autentificar la documentación original” con un timbre destinado a ese efecto, y que luego, estas últimas entidades escaneen y remitan los digitales a la Subsecretaría para su revisión. Fundamenta su requerimiento en que los privados antes aludidos deben mantener en su poder los documentos originales a disposición del Servicio de Impuestos Internos para efectos de la fiscalización tributaria, y además, que la Subsecretaría carece del espacio físico necesario para el depósito de esos antecedentes. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, dispone que todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución previene que se considerará auténtico solo el documento original. No obstante, su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por otra parte, el inciso primero de su artículo 5° dispone que los órganos públicos que estén obligados a rendir cuentas ante esta Contraloría General podrán hacerlo con documentación electrónica o en formato digital, previa autorización de este Organismo de Control, mientras que su inciso cuarto especifica que los digitales podrán aceptarse en subsidio de los originales siempre que estén autentificados por el ministro de fe o funcionario autorizado para ello. Acorde con lo anterior, el artículo 6° de la aludida resolución N° 30, regula la autorización para rendir cuentas con documentación electrónica o en formato digital, y su inciso primero exige efectuar la respectiva solicitud por escrito, indicando las razones que motivan la presentación y las características del sistema automatizado de información que se pretende utilizar. Seguidamente, el inciso segundo de este último artículo establece que para otorgar dicha autorización, “la Contraloría General verificará que las técnicas y medios electrónicos del servicio (…) fiscalizado sean compatibles con los que ella utilice y que los sistemas automatizados de tratamiento de la información en que se almacena la documentación electrónica o digital pertinente, cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice su autenticidad, integridad y disponibilidad. Además, podrá fijar requerimientos mínimos con el fin de asegurar tales características”. Pues bien, en los términos en que la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño plantea su solicitud, aparece que dicha repartición requiere autorización para mantener los digitales de las rendiciones de cuentas que le presenten los receptores privados que indica, con el objeto de que estos últimos custodien la documentación original, sin que concurran los requisitos necesarios para otorgar esta autorización en los términos establecidos en los mencionados artículos 4°, 5° y 6°. Lo anterior, atendido que esta Entidad de Control debe verificar que los sistemas automatizados de manejo de la información que ocupen los organismos del sector público para rendirle a ésta las cuentas de sus gastos con documentos electrónicos o digitales, cuenten con un nivel de resguardo y seguridad que garantice la autenticidad, integridad y disponibilidad de la información, lo cual no se verifica en la especie. En segundo término, y tal como lo ha precisado la jurisprudencia contenida en el dictamen N° 10.650, de 2015, no son los instrumentos auténticos, sino que las fotocopias o digitales de dichos documentos los que deben ser autentificados por el funcionario o ministro de fe respectivo en señal de corresponder a una reproducción fiel del original, con el objeto de que esa copia sea la única apta para ser presentada en una rendición. Atendido lo precedentemente expuesto, corresponde desestimar, por ahora, la solicitud de autorización de procedimiento especial de rendición de cuentas que formula la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. No obstante, si estima conveniente formular un nuevo requerimiento, deberá aclarar los términos en que plantea su petición y adjuntar los antecedentes del sistema informático que se proponga. Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República