Dictamen N° 58019/2010

N° 58.019 Fecha: 29-IX-2010 La Subsecretaría de Transportes ha solicitado a esta Contraloría General un pronunciamiento acerca de la aplicación de la circular N° 28.704, de 1981 -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos-, a los certificados de inscripción en el Registro Nacional de Servicios de Transporte de Pasajeros que se encuentran vencidos, con la finalidad de determinar si éstos deben en su momento remitirse al Archivo Nacional, o bien, si por el hecho del vencimiento del plazo por el cual han sido otorgados, ello no es necesario. Esto, porque los certificados en consulta son generalmente devueltos por el prestador o concesionario de servicios de transporte público a las Secretarias Regionales Ministeriales de Transportes y Telecomunicaciones, por lo que se requiere precisar el destino que estas últimas deben darle a dichos documentos. Sobre el particular, este Órgano de Control cumple con manifestar que la inscripción en el Registro Nacional de Servicios de Transporte de Pasajeros, se encuentra regulada en el decreto N° 212, de 1992, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, Reglamento de los Servicios Nacionales de Transporte Público de Pasajeros, que en su artículo 3° establece que la inscripción en el Registro Nacional será requisito para la prestación de servicios de transporte público de pasajeros, cualquiera sea la modalidad de éstos, debiendo portarse en los vehículos con que se presten, el correspondiente certificado de inscripción. Enseguida, la norma agrega que el Secretario Regional podrá establecer el plazo de vigencia del referido certificado que no podrá exceder de treinta y seis meses, pero que podrá ser aumentado con autorización previa del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones. Luego el precepto añade que la vigencia del servicio y de la inscripción estará adscrita a la del certificado, de modo tal que la prestación de servicios con un certificado vencido o la inexistencia de éste, dará lugar a la aplicación de lo dispuesto en el artículo 38º del reglamento, sin perjuicio de lo establecido en los artículos 88º y siguientes, que en términos generales, contemplan sanciones y denuncias por infracción a la Ley de Tránsito. A su vez, el artículo 15 del mismo texto reglamentario, previene que cualquier variación en los datos incorporados al Registro Nacional deberá comunicarse por el responsable del servicio con la debida antelación a la Secretaría Regional respectiva para efectos de su modificación y la entrega de un nuevo certificado en sustitución del anterior, si el cambio dice relación con alguno de los datos contenidos en este documento. En este último caso, el Secretario Regional tendrá un plazo de 10 días hábiles para emitir el nuevo certificado, plazo que, por razón fundada, podrá extenderse a 25 días hábiles. El servicio modificado no podrá operar hasta que se haya otorgado el nuevo certificado. Finalmente, el artículo 16 señala que con a lo menos 15 días de anticipación, deberá comunicarse a la Secretaría Regional la intención de abandonar un servicio. Transcurrido este plazo, el Secretario Regional procederá al retiro del o de los certificados y a la cancelación del servicio en el Registro Nacional. Ahora bien, como puede advertirse de las normas transcritas, la inscripción en el Registro Nacional es un requisito para la prestación de servicios de transporte público de pasajeros, requisito cuyo cumplimiento se acredita con el certificado respectivo. En ese contexto, cabe recordar que, conforme lo dispone el artículo 3° de la ley N° 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, las decisiones escritas que adopte la Administración se expresarán por medio de actos administrativos, los que tomarán la forma de decretos supremos y resoluciones. Agrega la norma que constituyen también actos administrativos, los dictámenes o declaraciones de juicio, constancia o conocimiento que realicen los órganos de la Administración en el ejercicio de sus competencias. De ese modo, el certificado de inscripción posee la naturaleza de acto administrativo, ya que se trata de un documento en el cual la autoridad administrativa da fe y deja constancia de un hecho jurídico, cual es la inscripción en el Registro Nacional. Enseguida, resulta necesario considerar que del tenor de las normas citadas fluye que el certificado de inscripción en el Registro Nacional, constituye un documento emitido por la autoridad de transportes para que, mientras esté vigente, permanezca en poder del interesado en operar el servicio, debiendo portarse en el vehículo respectivo. Asimismo, que la normativa no establece la obligación de devolver a las Secretarías Regionales Ministeriales respectivas dicho certificado una vez expirada su vigencia, y sólo previene que en caso de abandonar el servicio -esto es, antes de su vencimiento-, se deberá comunicar dicha circunstancia a la Secretaría Regional a fin de que retire los certificados y cancele el servicio, de lo que se sigue que este retiro únicamente resguarda que el titular no permanezca con el documento en su poder cuando antes de su vencimiento se abandona -y por tanto cancela- el servicio de que se trate. De las precedentes consideraciones se desprende, entonces, que los certificados que se analizan no constituyen documentos que deban permanecer en poder de la Administración, puesto que su finalidad es, precisamente, que se porten en los vehículos, por lo que su eventual devolución por los particulares una vez vencidos no obliga, por regla general, a la Administración a conservarlos. Adicionalmente, es del caso consignar que estos documentos, una vez vencidos, sólo dan cuenta de determinados datos históricos en función de las circunstancias que constan en el Registro de que se trata, siendo en éste en el que ha de contenerse la respectiva información actualizada, para los fines que resulten procedentes. Por otro lado, cabe recordar también lo dispuesto en el artículo 18 de la citada ley N° 19.880, que, en lo que interesa, señala que todo el procedimiento administrativo deberá constar en un expediente, escrito o electrónico, en el que se asentarán los documentos presentados por los interesados, por terceros y por otros órganos públicos, así como también se incorporarán las actuaciones y los documentos y resoluciones que el órgano administrativo remita a los interesados, a terceros o a otros órganos públicos y las notificaciones y comunicaciones a que éstas den lugar, con expresión de la fecha y hora de su envío, en estricto orden de ocurrencia o egreso, por lo que la emisión de los certificados de inscripción en el Registro Nacional y su entrega a los interesados debe constar en el expediente administrativo, sin que resulte necesario volver a adjuntarse al mismo cuando son devueltos vencidos por los particulares. En consecuencia, y de acuerdo con lo anteriormente expuesto, corresponde concluir que esta Contraloría General no advierte, salvo situaciones especiales que deban considerarse, que ese Ministerio se encuentre obligado a conservar los certificados vencidos por los que se consulta. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República