Dictamen N° 58570/2016

N° 58.570 Fecha: 09-VIII-2016 Se han dirigido a esta Contraloría General, en presentaciones separadas, don Juan Pablo García Stanke, en representación de Cineto Producciones Ltda, don Mauricio Andrés Bravo Urbina y don Jensen Godoy Moraga, reclamando en contra de la resolución N° 39, de 2015, de la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP), que adjudicó la licitación pública para el convenio marco de producción de eventos y servicios asociados, por cuanto sus ofertas fueron desestimadas por no cumplir con el puntaje requerido, lo que a su juicio no se ajusta a derecho, pues en la evaluación no se habrían considerado las cartas de recomendación que en cada caso indican. Requerido su informe, la DCCP señaló que en la evaluación de todas las ofertas presentadas a la referida licitación pública se ajustó a lo dispuesto en las bases administrativas, por lo que solamente consideró como válidas aquellas cartas de recomendación que cumplieron con el formato contenido en el anexo N° 12, debidamente completas y firmadas por el jefe de administración del respectivo servicio público o en su defecto, el representante legal o gerente comercial u otro cargo equivalente en el ámbito de la empresa privada, y que estuvieran acompañadas de la respectiva copia de la factura o boleta que la respalde. Sobre el particular, cabe señalar que mediante la resolución exenta N° 255 B, de 2015, la DCCP llamó a propuesta pública para el convenio marco de producción de eventos y servicios asociados, utilizando el formato tipo de bases administrativas aprobado mediante la resolución N° 52, de 2013, del mismo origen. De acuerdo a la letra B) del N° 9.2 de dicho pliego de condiciones, se contempla como criterio de evaluación de los oferentes la presentación de cartas de recomendación de sus clientes por los servicios prestados. Dicho literal señala que “Solo se aceptarán como Cartas de Recomendación válidas aquellas que cumplan con el formato definido en anexo N° 12, ‘Cartas de Recomendación Tipo’ debidamente completada y firmada, por el jefe de administración del respectivo servicio público o en su defecto, el representante legal o gerente comercial u otro cargo equivalente en el ámbito de la empresa privada. Estas cartas deberán venir acompañadas de la respectiva copia de la factura o boleta que respalde la realización del evento recomendado”. Respecto de la aplicación de la aludida disposición -en una licitación pública en la que se utilizaron las mismas bases administrativas tipo-, el dictamen N° 5.626, de 2014, señaló que no resultó procedente que la comisión evaluadora aceptara cartas de recomendación presentadas por los oferentes que venían firmadas por los requirentes de los eventos recomendados, y no por los jefes de administración de los respectivos servicios públicos, por cuanto ello vulneraba el principio de estricta sujeción a las bases. A su vez, el dictamen N° 57.782, de 2014, precisó que el citado dictamen N° 5.626 se refirió solo a las cartas de recomendación emanadas de los órganos de la Administración Pública que, en calidad de clientes, habían requerido los servicios de los proponentes en materia de eventos y servicios asociados, y no a aquellas emitidas por entidades privadas. En efecto, debe advertirse que la referida letra B del numeral 9.2 contempla que las cartas de recomendación de las entidades privadas, puedan ser suscritas por el representante legal, el gerente comercial, “u otro cargo equivalente”, alternativa que no se considera para los servicios públicos, y que dice relación con el hecho de que cada empresa puede utilizar la denominación que estime pertinente, y determinar las potestades que otorgue a las personas naturales que actúen a su nombre, dado que aquello forma parte de la autonomía con que cuentan los particulares en el ejercicio de sus actividades. Pues bien, de los antecedentes que se adjuntan, aparece que de las 18 cartas presentadas por Cineto Producciones Ltda, siete de ellas fueron respaldadas por las facturas respectivas, y suscritas por diferentes personas con distintos cargos de empresas privadas. La DCCP procedió a analizar dichos instrumentos, y conforme a la sola denominación de los cargos, rechazó la totalidad de ellos, otorgándole cero puntos en este ítem. Por su parte, don Mauricio Bravo Urbina presentó 12 cartas, todas acompañadas de la factura respectiva. De ellas, la DCCP consideró solo cuatro como válidas para la evaluación, no obstante de las ocho que se descartaron, cuatro fueron extendidas por personas con diferentes cargos de entidades privadas. Finalmente, de las cartas de recomendación que don Jensen Godoy Moraga adjuntó a su propuesta, se descartaron siete, todas emanadas de entidades privadas, por haber sido suscritas por personas con cargos cuyas denominaciones no coincidían con las de “gerentes generales, gerentes y/o directores de las empresas contratantes”, de acuerdo a lo señalado por ese servicio en su informe. Lo anterior significó descartar de la evaluación instrumentos suscritos por personas que de acuerdo a la organización interna de la empresa respectiva, podrían tener cargos equivalentes con distinta denominación, lo que no se ajusta a las bases administrativas. Por tanto, procede que la referida Dirección adopte las medidas tendientes a retrotraer el proceso al momento de la evaluación de las ofertas de los recurrentes, con el fin de acoger las cartas de recomendación firmadas por personas que ejerzan cargos equivalentes lo que deberá realizar conforme al criterio señalado en el presente dictamen, de lo cual deberá informar a este Organismo Fiscalizador. Transcríbase a los solicitantes. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República