Dictamen N° 62728/2020

Nº E62728 Fecha: 23-XII-2020 La señora Tesorera General solicita un pronunciamiento acerca del alcance de la facultad relativa a la eliminación de documentos prevista en el artículo 5°, letra s), del decreto con fuerza de ley N° 1, de 1994, del Ministerio de Hacienda, que Fija el Texto Refundido, Coordinado, Sistematizado y Actualizado del Estatuto Orgánico del Servicio de Tesorerías, en relación con los artículos 14° y 21° de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General. Sobre el particular, cabe señalar que el aludido artículo 5°, letra s), del Estatuto Orgánico del Servicio de Tesorerías -incorporado por el artículo 4° de la ley N° 21.060, publicada en el Diario Oficial el 2 de febrero de 2018-, dispone que corresponderá al Tesorero General “Autorizar la eliminación de documentos oficiales del Servicio, que se encuentren en desuso y tengan más de diez años de antigüedad, contados desde la fecha de su emisión. Podrá delegar esta facultad en cualquier directivo del Servicio, que para estos efectos actuará como ministro de fe. Se tendrán por auténticas las copias electrónicas obtenidas a partir de los registros de la Tesorería General de la República, de toda la información que se reciba, elabore o conserve en dicho formato electrónico”. Sobre el particular, debe precisarse que el Servicio de Tesorerías, conforme con el artículo 1° del citado estatuto orgánico, en concordancia con el artículo 29 de la ley N° 18.575, es un servicio público centralizado, sometido a la dependencia del Presidente de la República a través del Ministerio de Hacienda, cuya función es la de recaudar, custodiar y distribuir los fondos y valores fiscales, y en general, los de todos los servicios públicos, como también efectuar el pago de las obligaciones del Fisco y otros que le encomienden las leyes. Tratándose de servicios públicos centralizados la facultad de eliminar la documentación se encuentra radicada, por regla general, en el Presidente de la República, la que en el artículo 1°, acápite I, N° 9, del decreto supremo N° 19, de 2001, del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha sido delegada en los ministros de Estado, en el sentido que estos, bajo la fórmula “Por orden del presidente de la República”, suscribirán los actos administrativos relativos a la eliminación de libros, documentos y cuentas aprobadas después de tres años de su aprobación definitiva, conforme a lo dispuesto en el artículo 21° de la ley N° 10.336. Por su parte, el artículo 14° de la ley N° 10.336, dispone que el Contralor podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción e incineración de los documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos, incluyendo la designación de delegados para que intervengan en esas actuaciones. A su turno, conforme con el artículo 21°, inciso primero, de la ley N° 10.336, este Organismo Contralor hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad que señala; efectuará la revisión de cuentas de todas las personas que administren fondos o bienes de los indicados en el inciso primero de su artículo 7° -recursos públicos, en general-, y podrá exigir informes, declaraciones o datos a cualquier funcionario sujeto a la autoridad de su control. El inciso segundo agrega que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. En este contexto normativo, se advierte que la disposición del artículo 5°, letra s), del Estatuto Orgánico del Servicio de Tesorerías, vigente a contar del 2 de febrero de 2018, constituye una excepción dispuesta por el legislador para ese servicio público centralizado, en orden a que para eliminar su documentación no es necesario la aprobación del Ministro de Hacienda, bajo la fórmula “Por orden del presidente de la República”, sino que tal facultad ha sido otorgada al Tesorero General, quien a su vez podrá delegarla en cualquier directivo del servicio. Corresponde precisar que la norma precedente del artículo 5°, letra s), debe interpretarse de un modo que la concilie con los artículos 14° y 21° de la Ley de Organización y Atribuciones de la Contraloría General, en concordancia con el artículo 98 de la Constitución Política que dispone, en lo pertinente, que este Organismo Contralor fiscalizará el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes; examinará y juzgará las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades; llevará la contabilidad general de la Nación, y desempeñará las demás funciones que le encomiende la ley orgánica constitucional respectiva. Por ende, si bien el Tesorero General está facultado para eliminar, en general, aquella documentación que cumpla las exigencias del citado artículo 5°, letra s) -estar en desuso y tener más de 10 años de antigüedad-, tratándose de instrumentos que conciernen a la deuda pública o especies valoradas en cuya destrucción o incineración le corresponda intervenir a este Organismo Contralor -artículo 14° de la ley N° 10.336-, o antecedentes justificativos de ingresos o gastos sujetos a su fiscalización -artículo 21° del mismo texto legal-, debe darse cumplimiento previo a tales disposiciones, en atención a que estos documentos son necesarios para el cumplimiento de las funciones que la Carta Política le ha asignado. Sin perjuicio de ello, cabe hacer presente que en virtud de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, previstos en los artículos 3° y 5° de la ley N° 18.575, esa entidad puede aprovechar las ventajas que le ofrece el ordenamiento jurídico, a fin de que la obligación de conservar sus documentos, sea cumplida propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente (aplica criterio contenido en el dictamen N° 34.050, de 2016). Finalmente, respecto del artículo 5°, letra s), que establece que se tendrán por auténticas las copias electrónicas obtenidas a partir de los registros de la Tesorería General de la República, de toda la información que se reciba, elabore o conserve en dicho formato electrónico -esto es, que tienen el valor que disponen los artículos 1.699 y siguientes del Código Civil-, debe añadirse que a aquéllas también les resultan aplicables las reglas previstas por el ordenamiento en materia de conservación y eliminación de documentos de la Administración a que se ha hecho mención en el presente pronunciamiento (aplica criterio contenido en el dictamen N° 81.069, de 2013). Saluda atentamente a Ud. JORGE BERMÚDEZ SOTO Contralor General de la República