Dictamen N° 34050/2016

N° 34.050 Fecha: 09-V-2016 El Intendente Regional Metropolitano de Santiago consulta por la cantidad de tiempo en que el Gobierno Regional del mismo territorio debe mantener los documentos que genera, antes de remitirlos al Archivo Nacional. Añade que, en su opinión, a dichos entes colegiados se les debe aplicar el plazo fijado para las intendencias y gobernaciones, que es de 60 años. Requerido su informe, la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos (DIBAM) manifiesta que, en esta materia, los gobiernos regionales (GORE) son considerados servicios públicos y, por tanto, deben remitir la documentación una vez que transcurren 5 años desde su dictación. Por su parte, a instancias de esta Contraloría General, la Subsecretaría de Educación señala que comparte lo sostenido por el peticionario, en cuanto a que la naturaleza jurídica de los GORE obliga a aplicarles el lapso previsto para las intendencias y gobernaciones. También se ha tenido a la vista lo informado por el Consejo Regional Metropolitano de Santiago. Sobre el particular, el artículo 1° del decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del ex Ministerio de Educación Pública, dispone que “Con las bibliotecas, los archivos, los museos y demás dependencias de la Dirección General de Bibliotecas constitúyese un solo servicio de funciones coordinadas, que se llamará Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos y se regirá por las disposiciones del presente decreto”. Su artículo 2° añade que el Director General de Bibliotecas, Archivos y Museos tiene la dirección superior de la Biblioteca Nacional y del Archivo Nacional, entre otras dependencias. Enseguida, su artículo 13 previene que “El Archivo Nacional tiene por objeto reunir y conservar los archivos de los departamentos de Estado y de todos los documentos y manuscritos relativos a la historia nacional, y atender a su ordenación y aprovechamiento”. Luego, el inciso primero de su artículo 14 señala, en lo pertinente, que “Ingresarán anualmente al Archivo Nacional: a) Los documentos de los Departamentos de Estado que hayan cumplido cinco años de antigüedad; b) Los documentos de las Intendencias y Gobernaciones que hayan cumplido 60 años de antigüedad; c) Los libros de actas de las Municipalidades que tengan más de sesenta años de antigüedad”. Su inciso segundo agrega que, en el mes de marzo de cada año, las entidades allí indicadas dispondrán el envío al Archivo Nacional de los documentos que reúnan las condiciones anteriormente señaladas. Precisado lo anterior, cabe señalar que mediante sus dictámenes N°s. * 29.703, de 1989 y 42.386, de 2012, esta Contraloría General ha concluido que la frase “Departamentos de Estado”, a que alude la preceptiva transcrita, comprende solo a los ministerios y servicios públicos que dependen del Presidente de la República, a través de esas carteras. Pues bien, considerando el tenor de la consulta planteada y los cambios que ha sufrido nuestro ordenamiento jurídico desde el año 1929, época de dictación del aludido decreto con fuerza de ley N° * 5.200, esta Entidad de Control ha estimado pertinente efectuar un nuevo estudio de esa jurisprudencia, con el propósito de determinar el sentido y alcance de la mencionada expresión. Al efecto, cabe recordar que de conformidad con el mandato consagrado en el artículo 38 de la Constitución Política de la República, en 1986 se promulgó y publicó la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, la que, de acuerdo con el texto actual del inciso segundo de su artículo 1°, dispone que la Administración del Estado estará constituida, entre otros, por los ministerios, las intendencias, las gobernaciones y los órganos y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa, incluidos los gobiernos regionales y las municipalidades. Además, conviene hacer presente que a la data de emisión del reseñado decreto con fuerza de ley, las funciones de la Administración eran asumidas, principalmente, por los servicios dependientes del Presidente de la República, como acontecía con los Departamentos de Estado, las intendencias y gobernaciones. Sin embargo, al día de hoy, nuestro ordenamiento jurídico ha tendido cada vez más a la creación de otras entidades descentralizadas a nivel territorial o funcional, a las cuales les ha asignado gran parte de las competencias que ejercían los órganos antes mencionados. Atendido lo anterior, en la actualidad la expresión “Departamentos de Estado” debe entenderse comprensiva de todos los organismos centralizados y descentralizados que integran la Administración del Estado -incluyendo, por cierto, a los GORE-, por lo que a ellos les resulta exigible la obligación prevista en la letra a) del artículo 14 del indicado decreto con fuerza de ley, debiendo, por tanto, en el mes de marzo de cada año, disponer el envío al Archivo Nacional de la documentación que haya cumplido 5 años de antigüedad desde su emisión. Con todo, cabe hacer presente que las letras b) y c) del enunciado artículo 14 hacen expresa excepción de la regla antedicha, pues los documentos de las intendencias y gobernaciones y los libros de actas de las municipalidades deben remitirse al citado archivo cuando tengan 60 años de antigüedad. En todo lo demás, se aplica la regla establecida en la letra a) del apuntado precepto, razón por la cual la documentación generada por los municipios, que no forme parte de sus libros de actas, deberá enviarse bajo las condiciones expresadas en el párrafo anterior. Ahora bien, a la luz de los principios de eficiencia, eficacia e idónea administración de los medios públicos, contemplados en los artículos 3° y 5° de la anotada ley N° 18.575, los órganos de la Administración del Estado pueden aprovechar las ventajas que les ofrece la aplicación de las leyes N°s. 18.845 -que establece sistemas de microcopia o micrograbación de documentos-, y 19.799 -sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma-, a objeto que, el imperativo consignado en el referido decreto con fuerza de ley N° 5.200, sea cumplido propendiendo al uso de sistemas electrónicos y digitales de generación, soporte y almacenamiento de información, en la medida que ello resulte procedente. Sin perjuicio de lo expuesto, es dable manifestar que la obligación de remisión documental antes mencionada respecto de los GORE regirá a contar de la fecha de emisión del presente dictamen. Por consiguiente, los documentos o archivos digitales que los contenga, que a partir de esa data cumplan 5 años de antigüedad deberán ser enviados al Archivo Nacional, conforme con las instrucciones impartidas por la DIBAM. Reconsidérense los citados dictámenes N°s. 29.703, de 1989 y 42.386, de 2012 y toda otra jurisprudencia en contrario emanada de este Órgano de Control, en lo que respecta al sentido y alcance de la expresión “Departamentos de Estado”. Transcríbase a la Subsecretaría de Educación, a la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos y al Consejo Regional Metropolitano de Santiago. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República