Dictamen N° 63378/2016

N°63.378 Fecha: 26-VIII-2016 La Directora (S) Regional Metropolitana del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, consulta si en el proceso de rendición de los recursos traspasados en el marco del proyecto folio N° 12790, titulado Fortalecimiento para el Festival de Artes Cielos del Infinito, relativo a la Línea de Apoyo a Organizaciones Culturales, Convocatoria 2013, puede aceptar como respaldo de un gasto, una fotocopia legalizada ante notario de la factura N° 0052883, emitida por la suma de $ 3.666.390, obtenida del soporte de papel relativo al duplicado: Servicio de Impuestos Internos (factura manual y no electrónica). Agrega que el documento original se habría extraviado en el proceso de su envío a dicho servicio por parte del ejecutor, la empresa Hain Producciones, y que la operación se encuentra respaldada adicionalmente, con el original del cuadruplicado-cobro ejecutivo-cedible (tercera copia) de la referida factura. En tal sentido, estima que no existen inconvenientes para proceder del modo propuesto, debido a que los fondos públicos comprometidos han sido utilizados en las finalidades para las cuales fueron destinados, y que al rechazar la rendición del indicado gasto en las condiciones expuestas, se produciría un enriquecimiento sin causa a favor del Estado. Requerido su informe, el Servicio de Impuestos Internos expresó que carecía de competencia para pronunciarse sobre la materia consultada. Seguidamente, el Ministro Presidente del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes ratificó lo informado por la ocurrente en su presentación. En otro orden de ideas, cabe señalar que en el Informe Final N° 156, de 2014, sobre Auditoría al Fondo Nacional de Desarrollo Cultural y las Artes, del Consejo Nacional de la Cultura y las Artes, este Órgano de Control observó el gasto, por cuanto la respectiva documentación de respaldo no cumplió con las formalidades legales y reglamentarias que le son aplicables, pues solamente se adjuntó el mencionado cuadruplicado-cobro ejecutivo-cedible cedible (tercera copia) y no el original de la referida factura. Al respecto, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con su resolución N° 759, de 2003, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas, o su resolución N° 30, de 2015, que reemplazó a la primera para aquellos traspasos que tengan lugar a contar del 1 de junio del año 2015. En cuanto a los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 55 del decreto ley N° 1.263, de 1975, Orgánico de Administración Financiera del Estado, previene que los ingresos y gastos de los servicios o entidades del Estado deberán contar con el respaldo de la documentación original que justifique tales operaciones. Añade el inciso segundo de este precepto que en casos calificados podrán aceptarse en subsidio de la documentación original, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario correspondiente. Una norma de igual tenor se encuentra hoy contenida en el artículo 4° de la resolución N° 30, de 2015. Pues bien, frente a la imposibilidad de rendir la señalada cuenta con la documentación original pertinente, atendido el extravío de la factura mencionada, este Órgano de Control no advierte inconveniente para aceptar que dicha rendición sea respaldada con la copia del original del duplicado de la factura antes singularizada, debidamente autentificada por el ministro de fe, en los términos requeridos por dicha entidad en su presentación. En cuanto al cuadruplicado-cobro ejecutivo-cedible- (tercera copia) de la referida factura, que también se adjuntó por parte del ejecutor a la recurrente como respaldo de la rendición del gasto, cabe señalar que por sí sola, no cumple con los requisitos que exige la preceptiva citada para ser presentado en el proceso de rendición de cuentas, pues no puede ser considerado como un documento original ni como una copia o fotocopia autentificada de la misma (aplica dictamen N° 85.710, de 2015). Sin perjuicio de lo anterior, en este caso particular dicha tercera copia puede ser considerada como un antecedente adicional, que en conjunto con el anterior permite respaldar que los servicios comprometidos se prestaron y, consecuentemente, dar por aprobado el gasto respectivo. Transcríbase a la División de Auditoría Administrativa. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República