Dictamen N° 66066/2016

N° 66.066 Fecha: 06-IX-2016 El Director Ejecutivo de la Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica (CONICYT) requiere autorización para que los estudiantes, investigadores e instituciones que reciben becas o subsidios de ese organismo puedan mantener en su poder los documentos originales de las rendiciones de cuentas. Expone que esa repartición carece del espacio físico y los recursos necesarios para la custodia de la documentación auténtica, de manera que propone recibirla y revisarla para acreditar la correcta inversión de los fondos públicos, y luego de ello, devolverla al receptor para que la mantenga en sus dependencias a disposición de esta Contraloría General y de la comisión. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a este las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la resolución N° 30, de 2015, de este origen, que Fija Normas de Procedimiento sobre Rendición de Cuentas. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original, mientras que su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General, podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, los artículos 23 y 27, letra c) de la resolución en comento, permiten que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Al respecto, cabe indicar que las autorizaciones que se requieran a esta Entidad de Control en virtud del anotado artículo 23, deben circunscribirse a programas o proyectos específicos, y además, individualizar a los organismos receptores a los que se refiere, de manera que permitan identificar claramente el tipo de transferencias cuyos documentos originales se mantendrán, excepcionalmente, en poder del sector privado (aplica criterio contenido en los dictámenes N° s. 76.894 y 30.273, ambos de 2015, y de este origen). Lo anterior, puesto que a esta Contraloría General le corresponde examinar las cuentas de todos los haberes de origen estatal que perciban las personas naturales o jurídicas privadas, y para el adecuado ejercicio de esa atribución, resulta imprescindible saber en qué casos sus funcionarios deberán concurrir a domicilios o dependencias particulares para revisar la documentación original. Por lo tanto, atendidos los motivos precedentemente expuestos, corresponde rechazar la autorización requerida por CONICYT. Por último, cabe prevenir que el otorgamiento de las autorizaciones de este tipo está supeditada a que la ubicación geográfica o la cantidad de los receptores del sector privado que se propongan, entre otras circunstancias, permitan a esta Contraloría General resguardar la eficiencia y eficacia en el uso de los recursos físicos y humanos de que dispone para el ejercicio de su función de control, lo que no sucede en la especie. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República Dictamen N° 30.273, es del año 2016