Dictamen N° 71501/2013

N° 71.501 Fecha : 05-XI-2013 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Jefa de la División de Administración General del Ministerio de Educación, solicitando se reconsidere el Informe Final N° 101, de 2012, emitido por este Organismo de Control al término de una auditoría efectuada en la Subsecretaría de Educación, en lo relativo a la improcedencia de que esa entidad dicte, anualmente y de manera genérica, los actos administrativos que autorizan cometidos funcionarios con derecho a viático, debiendo ajustarse, según lo indicado por ese informe, al criterio manifestado en el dictamen N° 11.993, de 1986, de este origen. Sobre el particular, es del caso anotar que el precitado dictamen expresó que es posible imprimir formularios que reúnan las exigencias requeridas para aquellos actos que ordenan cometidos con derecho a viático, los que podrán disponerse mensualmente, período, este último, que permite establecer con certeza tanto su fecha y duración como los viáticos a que dan origen, no siendo admisible dictar una vez al año tales documentos, ya que se trata de una materia eminentemente variable y difícil de precisar a través de una resolución que tenga vigencia anual. Expone la recurrente, en síntesis, que esa subsecretaría incorporó en sus procedimientos lo instruido por esta Entidad de Fiscalización, elaborando y dictando actos administrativos en forma individual para cada cometido funcionario, lo que habría provocado una recarga de trabajo que, además, generó que el pago de los viáticos asociados a esos cometidos se retardara. Agrega que, si bien el procedimiento utilizado por ese organismo descansaba sobre la emisión de una resolución de tipo anual, por cuyo intermedio se autorizaban los cometidos, cada funcionario estaba obligado a presentar la solicitud debidamente tramitada por su jefatura directa, indicando en el formulario pertinente, la fecha de inicio y de término de éste, el lugar específico en el que se desarrollaría y el derecho a los viáticos que le correspondían y luego, una vez cumplidos los requisitos, se procedía al pago de ese beneficio, resguardando fielmente la administración de los recursos públicos y la rendición de gastos por parte de los servidores que debían realizarlos. En relación con la materia, cabe manifestar que el artículo 78 de la ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, prescribe que los empleados podrán cumplir cometidos funcionarios que los obliguen a desplazarse dentro o fuera de su lugar de desempeño habitual para realizar labores específicas inherentes al cargo que sirven; los cuales no requieren ser ordenados formalmente, salvo que originen gastos para la institución, tales como pasajes, viáticos u otros análogos, en cuyo caso se dictará la respectiva resolución o decreto. Luego, es menester anotar que si bien esta Entidad de Control ha resuelto, por ejemplo, a través del dictamen N° 22.970, de 2004, que las resoluciones exentas que emitan las autoridades para disponer comisiones de servicios y cometidos funcionarios con derecho al pago de viático, deberán dictarse, como norma general, con anterioridad a la realización de las labores encomendadas y, en todo caso, antes de que se curse la planilla de viáticos correspondiente -añadiendo que en ese acto administrativo se debe dejar constancia de las fechas de iniciación y de término de la comisión o cometido, indicándose al mismo tiempo la localidad en que habrá de cumplirse y la imputación presupuestaria del gasto respectivo-, tales exigencias deben matizarse en casos en que, dada la naturaleza de las funciones del empleado, los cometidos que generan gastos sean de ordinaria frecuencia y, más aún si ello es consecuencia del desarrollo normal de sus tareas. En efecto, y tratándose de labores que deben efectuarse en terreno, como las que se ejercen a propósito de las potestades fiscalizadoras asignadas a una institución pública, y que requieren el continuo desplazamiento a lugares o dependencias diversas del recinto en que se ubica la unidad a la que se ha destinado el servidor, resulta contrario a la eficiencia con la que debe actuar la Administración del Estado -contenida como un deber en los artículos 3° y 5°, inciso primero, de la ley N° 18.575-, emitir una resolución por cada uno de los cometidos que desarrolla ese funcionario, situación que se agrava si son varios los empleados que se encuentran en idéntica condición. En tales situaciones, es totalmente previsible que, en tanto uno o varios servidores tengan asignadas aquellas tareas cuyo desarrollo ordinario importa un constante desplazamiento que origine gastos, deban disponerse a su respecto numerosos cometidos funcionarios, por lo que no se advierte inconveniente para que en dicha hipótesis se emita, fundado en circunstancias como las anotadas, un acto administrativo de una vigencia, por ejemplo anual, que disponga, de manera genérica, que los empleados que indica se constituirán en cometidos funcionarios en las oportunidades que en razón de sus especiales labores deban desplazarse a lugares diversos de aquellos que corresponden a su desempeño habitual. Lo anterior, por cierto, sin perjuicio de implementar los procedimientos internos necesarios para que los viáticos, pasajes o demás reembolsos que procedan, sean completamente justificados, considerando en ellos, por ejemplo, las pertinentes solicitudes y visaciones de las jefaturas que dispusieron aquellos cometidos, con indicación de las fechas de su inicio y término y de los lugares visitados. Finalmente, es menester indicar que de acuerdo a las instrucciones impartidas por esta Entidad Fiscalizadora en el oficio N° 24.841, de 1974, toda consulta que se formule a esta Contraloría General, debe ser dirigida por intermedio del Jefe de Servicio o funcionario especialmente facultado para ello, condición que no se satisfizo en la especie y a la que deberá darse cumplimiento en lo sucesivo. Compleméntense los dictámenes N os 11.993, de 1986 y 22.970, de 2004, y el Informe Final N° 101, de 2012, todos de este origen. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República