Dictamen N° 79115/2010

N° 79.115 Fecha: 29-XII-2010 Con motivo de la proximidad del cierre del ejercicio contable año 2010, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2010, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1° de enero de 2011. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2011. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2010, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2010, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las generen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2010, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2010, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente, Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de los servicios e instituciones del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y los procedimientos establecidos por el oficio C.G.R. N° 54.900, de 2006, y sus modificaciones. No obstante, las entidades que se encuentren obligadas a aplicar el procedimiento de corrección monetaria establecido en el artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, deberán utilizar esa modalidad de actualización para efectuar los ajustes a que se refiere la normativa contable antes mencionada. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2010, será de 2,5%, considerando la información proporcionada por el Instituto Nacional de Estadísticas. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2010 Por oficio C.G.R. N° 5.161, de 2006, se puso en conocimiento de los servicios e instituciones del Sector Público, la obligación de enviar, a contar de ese año, un Balance de Comprobación y de Saldos mensual, lo que fue reiterado por oficio C.G.R. N° 73.046, de 2009. Pues bien, en esta oportunidad, el plazo máximo para presentar dicho balance, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 21 de enero de 2011. 6.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN Los servicios e instituciones del Sector Público cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado considerando subdivisiones en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2010, cada uno de esos programas, en las cuentas que se señalan en el formato de informe adjunto, a más tardar el 21 de enero de 2011. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, haciendo presente que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados, no serán prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República