Dictamen N° 79815/2010

N° 79.815 Fecha: 31-XII-2011 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2011, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia y al Consejo para la Transparencia. El registro y la información de las operaciones efectuadas por dichas entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa contable contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y a los procedimientos establecidos por el oficio C.G.R. N° 54.900, de 2006, y sus modificaciones. 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1 DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades públicas antes mencionadas que al inicio del ejercicio contable año 2011, mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos - Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda - Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 20.11 como movimiento de variaciones de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2 RESULTADOS ACUMULADOS Asimismo, en dicha fecha, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio originado por el. cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2010, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA 11 Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 214 y 216 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2010, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2011. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al momento de efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Sin perjuicio de lo anterior, es menester precisar que los saldos iniciales varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional, o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4. PROCEDIMIENTO DE REMISIÓN DE INFORMES CONTABLES Las entidades públicas afectas al presente instructivo, deberán enviar mensualmente a este Organismo Contralor los siguientes estados contables: - Balance de Comprobación y de Saldos. - Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria El Balance de Comprobación y de Saldos deberá incluir el movimiento contable consolidado a nivel institucional, considerando el Plan de Cuentas contenido en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones. El Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria, deberá incluir la totalidad de los ingresos y gastos generados en la ejecución del presupuesto desagregados al último nivel de detalle contemplado en las clasificaciones presupuestarias aprobadas por el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones, o en el presupuesto aprobado para cada institución, esto es subtítulo, ítem, asignación y subasignación, cuando corresponda. La información contable estará referida exclusivamente a las operaciones realizadas y contabilizadas en el mes que se informa. Las regularizaciones que se produzcan respecto de operaciones ya informadas, deberán incluirse en el informe del mes en que se contabilicen los ajustes respectivos. En anexo A, se incluyen los formatos de los informes contables requeridos, los cuales se presentan, a modo de ejemplo, con las cuentas que deberían reflejar los movimientos económicos - financieros correspondientes. El período de presentación de los informes contables será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Las entidades del Sector Público a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán remitir los informes contables directamente a la Sede Central de este Organismo, División de Contabilidad. 5.- ESTADOS FINANCIEROS Cabe recordar que por oficio N° 54.977, de 2010, se incorporó a la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, contenida en el oficio C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, el Capítulo V Estados Financieros, en el cual figuran como tales los siguientes estados: •:• Estado de Situación Patrimonial o Balance General •:• Estado de Resultados •:• Estado de Situación Presupuestaria •:• Estado de Flujos de Efectivo •:• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Sobre el particular, se ha estimado útil reiterar que en dicho capítulo se ha definido el marco doctrinario que deberá considerarse en la preparación de los estados financieros antes indicados, en términos tales que permitan entregar información estandarizada acerca de la gestión de las entidades que utilizan recursos públicos en la consecución de los fines que les han sido determinados por la ley, para el debido conocimiento de la comunidad en su doble rol de contribuyente y principal usuario de los servicios que prestan tales entidades, como también de aquellos que de una u otra manera se vinculan con el desarrollo de dicha gestión, a saber: proveedores, funcionarios, medios de comunicación y organismos internos y externos de control. Asimismo, se hace presente que estas instrucciones se enmarcan en el proceso de armonización de la normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, con los estándares internacionales de contabilidad pública (NICSP), en especial con aquellos que permitirán alcanzar un alto grado de uniformidad en la exposición de los datos contables, tal cual se señala en la NICSP 1, Presentación de Estados Financieros. Por otra parte, es preciso agregar que las normas a que se ha hecho referencia y como se indicara en el citado oficio C.G.R. N° 54.977, de 2010, son de carácter obligatorio y se aplicarán a contar del ejercicio contable año 2011, lo que implica que esas entidades del Sector Público deberán preparar dichos estados, al término del mencionado ejercicio, conforme a dicha normativa, debiendo tener en consideración que como están referidos a cada período contable, coincidiendo con el año calendario y que, en esta oportunidad, comprenderán los datos acerca de la gestión realizada entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2011, siendo la fecha del Estado de Situación Patrimonial o Balance General el 31 de diciembre de 2011, en tanto que los Estados de Resultados, de Flujos de Efectivo, de Situación Presupuestaria y de Cambios en el Patrimonio Neto estarán referidos al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2011. Finalmente, cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Contabilidad, Subdivisión de Contabilidad Sector Público, al teléfono 8701197, o al e-mail gsaavedra@contraloria.cl , o bien a la Subdivisión de Normas y Procedimientos, al teléfono 8701426, o al e-mail jaravena@contraloria.cl . Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor general de la República