Dictamen N° 79692/2011

N ° 79.692 Fecha: 22-XII-2011 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2011, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, y al Instituto Nacional de Derechos Humanos, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1 .- TRAMITACIÓN DE RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Las resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2011, afectas al trámite de toma de razón, serán tramitadas por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionadas antes del 1 de enero de 2012. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual esas entidades del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos que modifiquen sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 2.- REGULARIZACIONES DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263 de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2012. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2011, cuando proceda. 3.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2011, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar ciertas sumas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2011, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2011, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 4.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de esas entidades del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones y los procedimientos identificados como K-01, K-02, K-03 Y K-Oe establecidos por el oficio circular N° 54.900, de 2006, y sus modificaciones, de este Organismo Contralor, cuyas copias se adjuntan. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2011, será de 3,9 %, considerando la información proporcionada por el Instituto Nacional de Estadísticas. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 5.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2011 Por oficio C.G.R. N°79.815, de 2010, se puso en conocimiento de las entidades enunciadas en el párrafo primero, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe señalar que el plazo máximo para presentar el Balance de Comprobación y Saldos y el Informe Analítico de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 9 de enero de 2012. 6.- ESTADOS FINANCIEROS Por oficio C.G.R. N° 63.652, de 2011, se estimó adecuado no aplicar por el ejercicio año 2011, a las entidades enunciadas en el párrafo primero, la normativa establecida en el oficio circular C.G.R. N° 54.977, de 2010, en atención a que estas instituciones en la actualidad informan directamente a la Contraloría General, conforme a un requerimiento especial, dado el grado de avance que presentan sus sistemas. 7.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de Ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2011, deberá aplicarse la normativa contable vigente contenida en el oficio circular C.G.R. N° 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y los procedimientos identificados como M-02 y M-03 establecidos por el oficio circular C.G.R. N° 54.900, de 2006, y sus modificaciones, cuyas copias se adjuntan. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República