Dictamen N° 79854/2013

N° 79.854 Fecha: 5-XII-2013 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2013, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General viene en impartir a ese Servicio de Tesorerías, en relación con la Partida Tesoro Público, que a la fecha continúa aplicando la normativa contable contenida en el oficio circular N° 6.856, de 1992, de este origen, y sus modificaciones, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos que dispongan modificaciones al presupuesto vigente del Tesoro Público para el año 2013, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2014. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir sólo después de su total tramitación, razón por la cual esa entidad deberá adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario, deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2014. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2013, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2013, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que sustentan la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2013, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto año 2013, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de la Partida Tesoro Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable contenida en el oficio N° 6.856, de 1992, y sus modificaciones y los procedimientos establecidos por el oficio N° 356, de 1993, ambos de este Organismo Contralor. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2013, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl , banner Contabilidad General/ Normativa, Procedimientos e Instrucciones/ Sector Público. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en los informes de variaciones de la gestión financiera del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 6.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2013, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en cuanto a que los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, aumentos) = Saldo Acreedor; Gastos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, disminuciones) = Saldo Deudor. 7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE DE 2013 Por oficio circular N° 80.009 de 2012, de esta Contraloría General, se puso en conocimiento al Servicio de Tesorerías en relación con la Partida Tesoro Público, las fechas establecidas para la presentación de los informes contables correspondientes al ejercicio vigente. Al respecto, cabe señalar que el plazo máximo para presentar los referidos informes, correspondientes al mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2014. 8.- ESTADOS FINANCIEROS Por oficio circular N° 76.488 de 2013, se impartieron instrucciones sobre los Estados Financieros, los cuales deberán prepararse sobre la base de las operaciones registradas en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes e ingresado en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloría.cl . 9.- CIERRE DE CUENTAS Para los efectos del cierre de las cuentas de Ejecución Presupuestaria y de Ingresos y Gastos de Gestión al 31 de diciembre de 2013, deberá aplicarse la normativa contable contenida en el oficio N° 6.856, de 1992, y sus modificaciones, y los procedimientos establecidos en el oficio N° 356, de 1993, de este Organismo de Control. 10.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN El Servicio de Tesorerías, en atención a que la Partida Tesoro Público contempla siete programas presupuestarios, deberá remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2013, cada uno de esos programas, en las cuentas que se señalan en el formato de informe adjunto. A fin de agilizar su envío deberá escanearse y remitirlo en archivo pdf al correo sectorpublicoacontraloria.cl, a más tardar el 15 de enero de 2014, agregando en el asunto la denominación de la entidad y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados, no serán prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República