Dictamen N° 76488/2013

N° 76.488 Fecha: 22-XI-2013 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de las normas contenidas en el oficio circular N° 54.977 de 2010, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, que permitan determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las instituciones, organismos y entidades que integran el Sector Público, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2013. 1. Consideraciones generales Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: el Estado de Situación Patrimonial o Balance General; el Estado de Resultados; el Estado de Situación Presupuestaria; el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, los cuales deberán acompañarse con las correspondientes notas explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General conjuntamente con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda (DIPRES), en uso de las atribuciones legales que les competen en esta materia, han establecido un mecanismo mediante el cual las entidades públicas pueden obtener los estados financieros desde la funcionalidad habilitada en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado - Agregación (SIGFE - Agregación) que administra la mencionada repartición El procedimiento indicado en el párrafo anterior, se aplicará a los servicios que operan con SIGFE, ya sea en forma directa (modalidad transaccional), o bien, que reportan desde sus propios sistemas a la modalidad de agregación de SIGFE. Cabe señalar, que tal funcionalidad se pondrá a disposición de las entidades mediante las instrucciones que al efecto impartirá oportunamente la DIPRES. 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros Previo a la emisión de los referidos estados, a través del mecanismo indicado precedentemente, los servicios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable y que serán impartidas por este Organismo Contralor. Esas normas cubrirán, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la regularización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los compromisos y derechos financieros; la actualización de recursos y obligaciones; y otros cierres y regularizaciones. Sin perjuicio de lo anterior, los servicios deberán considerar la regularización oportuna de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros solicitados, deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable año 2013, esto es, desde enero a diciembre de dicho año, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, y 54.900, de 2006, respectivamente, y presentarse de acuerdo con el diseño y estructura establecido en el mencionado oficio N° 54.977, de 2010, todos oficios de este origen. En esta oportunidad, los Estados Financieros finalizados al 31 de diciembre de 2013 y sus notas explicativas, conforme se señala en el citado oficio, deberán incluir en forma comparativa el Balance General y el Estado de Resultados correspondientes al ejercicio 2012, los cuales se presentarán actualizados en forma extracontable en el mismo porcentaje aplicado para actualizar el patrimonio inicial. El formato y extensión de las notas explicativas también estará disponible junto a los estados financieros, pero su contenido deberá ser proporcionado por los servicios, de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en Anexo adjunto. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, las instituciones públicas deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como, asimismo, la segregación de los flujos de efectivos, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en el oficio circular N° 54.977, de 2010, ya citado. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, y en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, respectivamente, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deberán presentarse en el rubro Flujos Originados por Actividades de Inversión. Del mismo modo, deberá analizarse la composición del flujo de efectivo proveniente de la recuperación de préstamos por concepto de ingresos por percibir, con el objeto de proceder a su reclasificación y presentación conforme a la naturaleza u origen de los mencionados ingresos. De igual forma deberá procederse respecto del flujo de efectivo incurrido en el rubro servicio de la deuda, con el objeto de clasificar y presentar el flujo correspondiente a la deuda flotante según el origen de este concepto. Lo anterior, con el objeto de mostrar las fuentes u origen de los ingresos y la aplicación o uso de los recursos monetarios posibilitando, de este modo, la determinación del saldo de efectivo a la fecha de presentación del estado de flujos que se analiza. Por su parte, en el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, solamente se considerarán los aumentos originados por donaciones de bienes y las disminuciones causadas por detrimentos de bienes, operaciones contabilizadas en las cuentas pertinentes (31106 Donaciones en Bienes, 31104 Detrimento en Bienes y 31105 Detrimento Patrimonial de Bienes, respectivamente). En esta oportunidad, no se permitirá información en las agrupaciones relativas a Cambios a Políticas Contables y Ajuste por Corrección de Errores. Sin perjuicio de lo anterior, cualquier diferencia significativa entre los montos de los patrimonios, inicial y final del ejercicio, deberá justificarse en nota explicativa. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, los servicios deberán presentarlo a nivel agregado, por capítulo y programa, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, antes mencionado. Aquellos servicios que tengan presupuestos autorizados en moneda nacional y en monedas extranjeras convertidas a dólares, deberán presentar la situación presupuestaria en ambas monedas. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa, el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto vigente y su ejecución en base devengada. 3. Fecha de presentación de los Estados Financieros El plazo de presentación de los referidos estados será desde el 2 al 30 de abril de 2014. 4. Forma de remisión de los Estados Financieros Una vez obtenidos los Estados Financieros desde la funcionalidad habilitada por la DIPRES, estos deberán ser remitidos a este Organismo Contralor, a través del Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl . Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública, respecto de su contenido. 5. Tribunales, Consejo e Instituto que indica Se ha estimado adecuado no aplicar por el ejercicio 2013 la normativa establecida en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de esta Entidad Fiscalizadora, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia, al Instituto Nacional de Derechos Humanos y al Segundo Tribunal Ambiental, ya que conforme a un requerimiento especial estas entidades en la actualidad informan su gestión directamente a la Contraloría General, atendido el grado de avance que presentan sus sistemas contables. 6 . Municipalidades De acuerdo a lo señalado en las instrucciones al sector municipal, correspondientes a los ejercicios contables años 2012 y 2013, esta Contraloría General ha estimado conveniente eximir a las municipalidades del país de la aplicación de las normas establecidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de este origen, que Incorpora el Capítulo V, Estados Financieros, en la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, atendida la conveniencia de que dichas entidades puedan dirigir sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, específicamente en cuanto a los registros contables relacionados con sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, respecto de la totalidad de sus pasivos. No obstante lo anterior, considerando el interés y la preocupación manifestada por las citadas corporaciones edilicias acerca de las materias a que se refiere el citado oficio, este Organismo Contralor estimó oportuno efectuar durante el ejercicio año 2013, a través de la División de Análisis Contable, la realización de una serie de actividades conjuntas con un grupo de municipios pilotos de la Región Metropolitana de Santiago, que permitieron visualizar el grado de consistencia de la información de carácter patrimonial contenida en sus respectivos sistemas contables, que posibilitara la conformación de los estados financieros al término de cada ejercicio, al tenor de las instrucciones del ya mencionado oficio circular N° 54.977, de 2010. Como resultado del trabajo conjunto a que se ha hecho referencia, se determinó la preparación de un instructivo de los Estados Financieros destinado a los municipios de la Región Metropolitana de Santiago, que estos deberán estructurar e informar al término del ejercicio año 2013, el cual se remitirá en el transcurso del presente mes. 7. Entidades de Educación Superior del Estado Se ha considerado apropiado que las Universidades Estatales, no se incorporen a la aplicación de las instrucciones establecidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, ya referido, en tanto las normas del sistema de contabilidad general de la Nación estén en proceso de convergencia a las normas internacionales de contabilidad pública establecidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés). Ello, es sin perjuicio de la presentación de los estados contables y presupuestarios, correspondientes al ejercicio contable año 2013, que deben efectuar a más tardar el 31 de enero de 2014, conforme a las instrucciones impartidas por oficio N° 80.300, de 2012, de este origen. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, el Subjefe de División, teléfono 24021426 o al e-mail jaravena@contraloria.cl , y la Jefa del Área del Sector Público, teléfono 24021519 o al e-mail vtargaronac@contraloaria.cl Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República