Dictamen N° 80300/2012

N° 80.300 Fecha: 26-XII-2012 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el artículo 98 de la Constitución Política de la República y su ley N° 10.336, Orgánica Constitucional, en materia de contabilidad general de la Nación, viene en impartir a las Entidades de Educación Superior del Estado las siguientes instrucciones, respecto de la información de carácter contable y presupuestaria que a éstas les corresponde proporcionar, determinando los plazos y demás modalidades a las que se sujetará dicha remisión, como también la oportunidad en el envío al trámite de toma de razón de los actos administrativos a través de los cuales se aprueben y modifiquen los ordenamientos de ingresos y gastos de las citadas Entidades de Educación Superior, en los términos que siguen: I. INFORMACIÓN FINANCIERA 1. ESTADOS FINANCIEROS ENTIDAD DE EDUCACIÓN SUPERIOR. 1.1 Estados Financieros Auditados Conforme a lo señalado en el artículo 2° de la ley N° 20.044, de 2005, del Ministerio de Educación, las universidades estatales deben publicar sus balances y demás estados financieros debidamente auditados, en donde para ese sólo efecto, la forma, contenido y oportunidad de publicación, serán idénticos a los contenidos en el artículo 76 de la ley N° 18.046. Ahora bien, atendida la finalidad de dicha norma que fuera modificada, en lo que interesa, por el artículo 7°, letra a) de la ley N° 20.552, sustituyendo el inciso primero del referido artículo 76 de la ley sobre Sociedades Anónimas, determinando que la publicación de los citados estados financieros debidamente auditados se hará en su sitio en Internet, con no menos de 10 días de anticipación a la fecha en que se celebre la sesión del órgano colegiado superior del respectivo plantel, la cual, conforme a las reglas consignadas en el artículo 56, número 1) y en el artículo 58, número 1), de la ley N° 18.046, deberá necesariamente efectuarse dentro del cuatrimestre siguiente a la fecha del balance pertinente, lo que se traduce en que dicha publicación deberá efectuarse a más tardar el 30 de abril del año siguiente, al cierre de los estados financieros. Sin perjuicio de lo regulado en las normas legales antes enunciadas, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío a la Contraloría General de la República de una copia de los estados financieros e informe de los auditores externos a que se ha hecho referencia, en la misma oportunidad en que se publica en su sitio en Internet, es decir, a más tardar el 30 de abril del año siguiente al cierre de los estados financieros. 1.2 Estados Financieros Preliminares En forma adicional al requerimiento anterior, la Contraloría General de la República ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros preliminares de las Entidades de Educación Superior del Estado correspondientes al ejercicio año 2013, presentados en términos comparativos, en el caso del balance general -semestral y anual- debe ser comparado al 31 de diciembre de 2012, por otro lado el estado de resultados debe ser presentado en comparación al mismo período del año antecesor, esto de acuerdo con la clasificación y estructura definida en las instrucciones y formularios que se adjuntan (ANEXO N° 1). Los plazos límites para remitir los precitados estados financieros son el 31 de julio de 2013 (semestral) y 31 de enero de 2014 (anual). 2. ESTADOS FINANCIEROS FONDO SOLIDARIO DE CRÉDITO UNIVERSITARIO. 2.1 Estados Financieros Auditados Este Órgano Contralor, en uso de sus facultades en materia de contabilidad general de la Nación, ha estimado del caso solicitar en forma detallada y separada de los informes que reflejan la situación general de las respectivas instituciones, los estados financieros 2012 y el correspondiente informe de los auditores externos acerca de la gestión del Fondo Solidario de Crédito Universitario, en adelante FSCU, esta información debe ser enviada a más tardar el 28 de junio de 2013. 2.2 Estados Financieros Preliminares Asimismo, se ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros preliminares del FSCU, correspondientes al ejercicio 2013. El plazo para remitir la información semestral es el 31 de julio de 2013 y para la información anual es el 31 de enero de 2014. II. INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA 1. PRESUPUESTO INICIAL De acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, el presupuesto inicial de las Entidades de Educación Superior del Estado deberá ser aprobado por la autoridad u organismo competente que establezcan los respectivos estatutos orgánicos, sometido a la tramitación que corresponda en la Contraloría General de la República, y posteriormente publicado antes del 31 de marzo del respectivo ejercicio presupuestario, en un diario de circulación regional. En tal sentido, y con el propósito de que se pueda dar cabal cumplimiento a lo establecido en la norma reglamentaria indicada, debe necesariamente tenerse presente que, conforme a lo señalado en el artículo 10, inciso primero de la ley N° 10.336, Orgánica de la Contraloría General de la República, ésta cuenta con un plazo de quince días, contados desde la fecha de recepción del decreto o resolución que aprueba el presupuesto inicial, para llevar a cabo el estudio de legalidad que importa la toma de razón, plazo que podría ser prorrogable por otros quince días mediante resolución fundada. Luego, esa Entidad de Educación Superior deberá adoptar las medidas que resulten procedentes con el objeto de que el acto administrativo que apruebe el aludido presupuesto sea recepcionado por este Organismo Contralor a más tardar la última semana del mes de febrero para el cumplimiento oportuno del correspondiente control previo de legalidad. 2. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Los decretos o resoluciones que dispongan modificaciones al presupuesto inicial, también se encuentran sujetos al control de legalidad que implica el trámite de toma de razón. Luego, esos documentos sólo tendrán efecto legal en la medida que se sometan al referido trámite en la Contraloría General de la República, siempre que sean recepcionados a más tardar el 31 de diciembre del año para el cual se asignaron los recursos. Resulta del caso señalar, que las actualizaciones que se efectúen al citado presupuesto deben considerar las modificaciones que, a su vez, determine la autoridad competente respecto de las asignaciones de transferencias establecidas en la ley de Presupuestos del Sector Público año 2013, que afecten directamente las estimaciones de los ingresos presupuestarios por parte de las Entidades de Educación Superior beneficiarias -por ejemplo- del Aporte Fiscal Directo, Aporte Fiscal Indirecto, becas, subsidios, entre otras prestaciones, todo ello con la finalidad de mantener la debida consistencia entre los ordenamientos presupuestarios de la entidad otorgante y la institución receptora, respectivamente. 3. BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA De acuerdo a lo establecido en el artículo 6° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, la confección del Balance de Ejecución Presupuestaria, debe ser aprobada - a más tardar -el 30 de mayo del año siguiente al del ejercicio presupuestario del que dan cuenta y publicados antes del 30 de junio del mismo año, en un diario de circulación regional. Asimismo, antes de esta última fecha, una copia de dichos balances deberá ser enviada a los Ministerios de Educación y de Hacienda. En este contexto, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío de una copia del balance de ejecución presupuestaria de manera conjunta con la entrega que se realiza a los Ministerios de Educación y de Hacienda, esto es, antes de la fecha precedentemente indicada para su publicación. 4. ESTADOS DE SITUACIÓN PRESUPUESTARIA SEMESTRAL Y ANUAL Adicionalmente, se ha estimado oportuno solicitar el envío de un estado que informe acerca de la ejecución presupuestaria, en términos comparados, con las estimaciones presupuestarias de ingresos y gastos actualizadas. Lo anterior, de manera semestral al 30 de junio de 2013 y 2012, y anual de los años 2013 y 2012. El plazo para remitir la información a este Órgano Contralor es el 31 de julio de 2013 y 31 de enero de 2014, respectivamente. Para estos efectos, se adjuntan instrucciones y formularios en el Anexo N° 2. III. PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN La precitada información debe ser enviada en papel a Teatinos N° 56, piso 2, oficina 218. Con el fin de agilizar y facilitar el procesamiento de la información requerida, se ha estimado conveniente que dichos antecedentes también sean remitidos al correo electrónico contabilidaduniversidades@contraloria.cl, en formato Excel para el caso de los Estados Financieros Preliminares y Estados Presupuestarios, ambos semestral y anual, de acuerdo a las planillas que se remitirán por correo electrónico a cada institución. Finalmente, las consultas que deseen formularse al respecto, podrán ser comunicadas directamente al Área Empresas Públicas y Universidades de la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, a los teléfonos 28701287, 28701765 y 28705773, o al correo electrónico antes citado. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República ANEXO N°1 INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS DATOS DEL BALANCE GENERAL COMPARATIVO AÑOS 2013 Y 2012 ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO I. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS En la preparación del Balance General Comparativo, las Entidades de Educación Superior del Estado se ajustarán a la siguiente clasificación de recursos y obligaciones. ACTIVO CIRCULANTE Comprende los recursos de la entidad que serán realizados, vendidos o consumidos, en el transcurso de un año a contar de la fecha de los estados financieros. - Disponible: Incluye los saldos de fondos en caja y/o bancos, de disponibilidad inmediata. - Depósitos a Plazo: Incluye los saldos de depósitos en entidades financieras. - Valores Negociables: Incluye los saldos de inversiones en acciones, pagarés, bonos, cuotas de fondos mutuos u otros títulos de oferta pública que representen inversiones transitorias de fondos disponibles para las operaciones corrientes de la entidad. - Cuentas por Cobrar: Incluye los saldos de derechos a cobrar por cualquier concepto, documentados o no y los saldos de recursos sujetos a rendiciones de cuentas. - Existencias: Incluye los saldos de bienes muebles destinados a la venta, proceso de transformación y/o consumo en las actividades institucionales. - Otros: Incluye los saldos de los activos circulantes que, por su naturaleza, no pueden ser clasificados en los conceptos anteriores. ACTIVO FIJO Comprende los bienes muebles e inmuebles de larga duración, destinados al uso en las actividades institucionales. - Bienes no Depreciables: Incluye los saldos de los bienes muebles e inmuebles que no sufren disminuciones en su valor como resultado del uso y transcurso del tiempo, tales como: terrenos, obras de arte, bibliotecas, etc. - Bienes por incorporar: Incluye los saldos de los bienes no recepcionados o instalados y los que se encuentran en proceso de construcción. - Bienes Depreciables: Incluye los saldos de los bienes sujetos a desgaste y cuyo costo se distribuye en relación a los años de utilización económica. - Depreciaciones Acumuladas: Incluye los saldos de las depreciaciones del ejercicio y de años anteriores. OTROS ACTIVOS Comprende los bienes no clasificados en los rubros anteriores y que se espera no serán realizados, vendidos o consumidos en el transcurso del ejercicio siguiente. - Inversiones en Valores: Incluye los saldos de aquellas inversiones de carácter permanente. - Cuentas por Cobrar a Largo Plazo: Incluye los saldos de derechos por cobrar que exceden el ejercicio contable siguiente. - Proyectos de Inversión: Incluye los saldos de las acumulaciones de costos incurridos en la ejecución de proyectos de inversión. - Otros: Incluye los saldos de aquellos activos que, por su naturaleza, no pueden ser clasificados en los conceptos anteriores. PASIVO CIRCULANTE Comprende las obligaciones contraídas por la entidad y que deberán ser pagadas en el transcurso de un año, a contar de la fecha de los estados financieros. - Obligaciones con Entidades Financieras: Incluye los saldos por pagar con bancos y otras entidades financieras. - Cuentas por Pagar: Incluye los saldos de obligaciones, documentadas o no, con proveedores y el personal. - Retenciones: Incluye los saldos de obligaciones por concepto de retenciones de impuestos, imposiciones previsionales, cumplimiento de contratos y otras de la misma especie. - Provisiones: Incluye los saldos de obligaciones devengadas provenientes de estimaciones efectuadas al término del ejercicio contable, las cuales serán liquidadas o pagadas en el ejercicio siguiente. - Otros: Incluye los saldos de aquellos pasivos circulantes que, por su naturaleza, no pueden ser clasificados en los conceptos anteriores. PASIVO A LARGO PLAZO Comprende las obligaciones que serán pagadas o amortizadas en plazos superiores a un año, a partir de la fecha de los estados financieros. - Obligaciones con Entidades Financieras: Incluye los saldos de obligaciones a largo plazo, con bancos e instituciones financieras. - Cuentas por Pagar: Incluye los saldos de obligaciones a largo plazo por compra de bienes y otros. - Otros: Incluye los saldos de obligaciones a largo plazo que, por su naturaleza, no pueden ser clasificados en los conceptos anteriores. PATRIMONIO Comprende la participación de la entidad sobre el total de los recursos. - Patrimonio y Reservas: Comprende el monto inicial de los recursos puestos por el Estado a disposición de la entidad, los incrementos por concepto de aportaciones capitalizables - en bienes o monetarias -, de reservas de revalorizaciones y otras reservas. - Resultado del Ejercicio: Incluye el resultado obtenido en la gestión del período. II. CIFRAS AÑO 2012 En esta columna deberán anotarse los montos definitivos -auditados-determinados por cada uno de los rubros al 31 de diciembre de 2012, en valores nominales. INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS DATOS DEL ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO AÑOS 2013 Y 2012 ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR DEL ESTADO 1. CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS En la preparación del Estado de Resultados Comparativo, las Entidades de Educación Superior del Estado se ajustarán a la siguiente clasificación de ingresos y gastos. INGRESOS Comprende los aumentos indirectos del patrimonio durante el ejercicio. - De la Actividad Institucional: Incluye los ingresos generados por la actividad desarrollada por la institución. - Por Aportes: Incluye los aportes efectuados por el Fisco, instituciones públicas o privadas y particulares, no sujetas a cláusulas específicas de capitalización. GASTOS Comprende las disminuciones indirectas del patrimonio durante el ejercicio. - Administrativos: Incluye los gastos derivados del desarrollo de las actividades institucionales, no constitutivos de regularizaciones periódicas. - Calculados: Incluye los gastos imputables al ejercicio, provenientes de distribuciones de costos de bienes tangibles e intangibles en varios ejercicios, como también el menor valor que experimenten los bienes por causas fortuitas. II. CIFRAS AÑO 2012 En esta columna deberán anotarse los montos definitivos determinados por cada uno de los rubros correspondientes al ejercicio año 2012, en valores nominales.