Dictamen N° 81755/2011

N° 81.755 Fecha: 30-XII-2011 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional, viene en impartir a las Entidades de Educación Superior del Estado las siguientes instrucciones respecto de la información de carácter contable y presupuestaria que a éstas les corresponde proporcionar, determinando los plazos y demás modalidades a las que se sujetará dicha remisión, como también la oportunidad en el envío al trámite de toma de razón de los actos administrativos a través de los cuales se aprueben y modifiquen los ordenamientos de ingresos y gastos de las citadas Entidades de Educación Superior, en los términos que siguen: 1.- ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS Conforme a lo señalado en el artículo 2° de la ley N° 20.044, de 2005, del Ministerio de Educación, las universidades estatales deben publicar sus balances y demás estados financieros debidamente auditados, en donde para ese sólo efecto, la forma, contenido y oportunidad de publicación, serán idénticos a los contenidos en el artículo 76 de la ley N° 18.046. Ahora bien, atendida la finalidad de dicha norma, la publicación de los citados estados financieros se hará en un diario de amplia circulación en el lugar del domicilio social, con no menos de 10 ni más de 20 días de anticipación a la fecha en que se celebre la sesión del órgano colegiado superior del respectivo plantel, la cual, conforme a las reglas consignadas en el artículo 56, número 1) Y en el artículo 58, número 1), de la ley N° 18.046, deberá necesariamente efectuarse dentro del cuatrimestre siguiente a la fecha del balance pertinente, lo que se traduce en que dicha publicación deberá efectuarse antes del 30 de abril del año siguiente, al cierre de los estados financieros. Sin perjuicio de lo regulado en las normas legales antes enunciadas, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío a la Contraloría General de la República de una copia de los estados financieros a que se ha hecho referencia, de manera conjunta con aquella que se envía para su publicación, es decir, con anterioridad al 30 de abril. 2.- PRESUPUESTO INICIAL De acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, el presupuesto inicial de las Entidades de Educación Superior del Estado deberá ser aprobado por la autoridad u organismo competente que establezcan los respectivos estatutos orgánicos, sometido a la tramitación que corresponda en la Contraloría General de la República, y posteriormente publicado antes del 31 de marzo del respectivo ejercicio presupuestario, en un diario de circulación regional. En tal sentido, y con el propósito de que se pueda dar cabal cumplimiento a lo establecido en la norma reglamentaria indicada, debe necesariamente tenerse presente que, conforme a lo señalado en el artículo 10°, inciso primero de la ley N° 10.336, Orgánica de la Contraloría General de la República, ésta cuenta con un plazo de quince días, contados desde la fecha de recepción, del decreto o resolución que aprueba el presupuesto inicial, para llevar a cabo el estudio de legalidad que importa la toma de razón, plazo que puede ser prorrogable por otros quince días. Luego, esa Entidad de Educación Superior deberá adoptar las medidas que resulten procedentes con el objeto de que el acto administrativo que apruebe el aludido presupuesto sea recepcionado por este Organismo Contralor a más tardar la última semana del mes de febrero para el cumplimiento oportuno del correspondiente control previo de legalidad. 3.- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS La mantención de un presupuesto actualizado, implica poder contar con información relevante que contribuya de manera eficaz a una mejor planificación y consiguiente utilización de los recursos universitarios posibilitando, además, una mayor expedición en las labores de control interno y externo respecto de la ejecución o aplicación de los aludidos caudales. Asimismo, las actualizaciones que se efectúen al citado presupuesto deben considerar las modificaciones que, a su vez, determine la autoridad competente respecto de las asignaciones de transferencias establecidas en la ley N° 20.557, de Presupuestos del Sector Público año 2012, que afecten directamente las estimaciones presupuestarias de tales ingresos por parte de las entidades de educación beneficiarias, todo ello con la finalidad de mantener la debida consistencia entre ambos ordenamientos presupuestarios. Ahora bien, los decretos o resoluciones que dispongan modificaciones al presupuesto inicial, también están sujetas al control de legalidad que implica el trámite de toma de razón. Luego, esos documentos sólo tendrán efecto legal en la medida que se sometan al referido trámite en la Contraloría General de la República, siempre que sean recepcionados antes del 31 de diciembre del año para el cual se asignaron los recursos. 4.- BALANCE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA De acuerdo a lo establecido en los artículos 5° y 6° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, la confección del Balance de Ejecución Presupuestaria, debe ser aprobada - a más tardar - el 30 de mayo del año siguiente al del ejercicio presupuestario del que dan cuenta y publicados antes del 30 de junio del mismo año, en un diario de circulación regional. En este contexto, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío de una copia del balance de ejecución presupuestaria de manera conjunta con la entrega que se realiza a los Ministerios de Educación y de Hacienda, esto es, antes de la fecha precedentemente indicada para su publicación. 5.- ESTADOS FINANCIEROS SEMESTRAL Y ANUAL La Contraloría General de la República, ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros de las Entidades de Educación Superior del Estado correspondientes al ejercicio año 2012, presentados en términos comparativos al 31 de diciembre de 2011, clasificados en los términos que se indican en las instrucciones y formularios que se adjuntan (ANEXO N°1). El plazo para remitir esta información a este Órgano Contralor es el 31 de julio de 2012 y 31 de enero de 2013, respectivamente. Se estima del caso anotar, que los mencionados estados deben, necesariamente, incluir el Fondo Solidario de Crédito Universitario (FSCU), puesto que, tal como lo ha precisado la Contraloría General de la República en su dictamen N° 22.858, de 1989, dicho fondo es un conjunto de recursos que se asigna en dominio a cada una de las instituciones de educación superior, por lo que pasa a formar parte de sus respectivos patrimonios. Del mismo modo, este Organismo Contralor señala en su oficio N° 3.090, de 2000, que no se advierten inconvenientes para que se informe la gestión correspondiente al FSCU, en forma detallada y separada de los informes que reflejan la situación general de la institución. Sin embargo, las entidades deberán presentar en la estructura correspondiente al Balance General, el total del patrimonio del Fondo Solidario de Crédito Universitario, incluyéndose para esa finalidad, la cuenta que corresponda del rubro activos y rubro pasivos, como asimismo los totales que se determinen en las cuentas de Patrimonio y Reservas. 6.- ESTADOS PRESUPUESTARIOS SEMESTRAL Y ANUAL Asimismo, se estima adecuado solicitar el envío de un estado que informe acerca de las estimaciones presupuestarias de ingresos y gastos, como asimismo su ejecución, que corresponda a los respectivos presupuestos sancionados en dichos ejercicios. Lo anterior, de manera semestral al 30 de junio de 2012 y anual de los años 2012 y 2011. Para estos efectos, se adjuntan instrucciones y formularios (ANEXO N°2). El plazo para remitir la información a este Órgano Contralor es el 31 de julio de 2012 y 31 de enero de 2013, respectivamente. 7.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN Con el fin de agilizar y facilitar el envío de la precitada información (Estados Financieros semestrales, anuales preliminares y anuales auditados; Estados Presupuestarios semestral y anual; y Balance de Ejecución Presupuestaria), se ha estimado conveniente que dichos antecedentes sean remitidos en formato Excel, al correo electrónico contabilidaduniversidades@contraloria.cl, sin perjuicio de su remisión en papel. Finalmente, las consultas que deseen formularse al respecto, podrán ser comunicadas directamente a la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, a los teléfonos 8701287, 8701299 y 8705773, o al correo antes citado. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República