Dictamen N° 79150/2012

N° 79.150 Fecha: 20-XII-2012 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir las instrucciones relacionadas con el cumplimiento y la aplicación de las normas contenidas en el oficio circular N° 54.977 de 2010, de esta Entidad Fiscalizadora, sobre la preparación y presentación de los Estados Financieros, que permitan determinar la situación financiera, presupuestaria y patrimonial de las instituciones, organismos y entidades que integran el Sector Público, al término del ejercicio contable correspondiente al año 2012. 1. Consideraciones generales Los Estados Financieros que corresponde preparar son los siguientes: el Estado de Situación Patrimonial o Balance General; el Estado de Resultados; el Estado de Situación Presupuestaria; el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, los cuales deberán acompañarse con las correspondientes notas explicativas. Con el objeto de facilitar la preparación y remisión de los referidos estados, la Contraloría General conjuntamente con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda (DIPRES), en uso de las atribuciones legales que les competen en esta materia, han establecido un mecanismo mediante el cual las entidades públicas pueden obtener los estados financieros desde la funcionalidad habilitada en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado - Agregación (SIGFE—Agregación) que administra la mencionada repartición. El procedimiento indicado en el párrafo anterior, se aplicará a los servicios que operan con SIGFE, ya sea en forma directa (modalidad transaccional), o bien, que reportan desde sus propios sistemas a la modalidad de agregación de SIGFE. Cabe señalar que tal funcionalidad se pondrá a disposición de las entidades mediante las instrucciones que al efecto impartirá oportunamente la DIPRES. 2. Acerca de la preparación de los Estados Financieros Previo a la emisión de los referidos estados, a través del mecanismo indicado precedentemente, los servicios deberán tener presente las normas relativas al cierre del ejercicio contable y que serán impartidas por este Organismo Contralor, en el mes de diciembre de este año. Esas normas cubrirán, entre otros aspectos, el cierre de las cuentas presupuestarias y de gestión económica; la regularización de los anticipos otorgados a terceros; la contabilización de los compromisos y derechos financieros; la actualización de recursos y obligaciones; y otros cierres y regularizaciones. Sin perjuicio de lo anterior, los servicios deberán considerar la regularización oportuna de aquellas cuentas que presenten saldos no acordes con su naturaleza. Los Estados Financieros deberán prepararse en base a las operaciones registradas durante la ejecución del ejercicio contable año 2012, esto es, desde enero a diciembre de dicho año, en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, y sus modificaciones, y 54.900, de 2006, y sus modificaciones, respectivamente, y presentarse de acuerdo con el diseño y estructura establecido en el mencionado oficio N° 54.977, de 2010, todos oficios de este origen. En esta oportunidad, los Estados Financieros finalizados al 31 de diciembre de 2012 y sus notas explicativas, conforme se señala en el citado oficio, deberán incluir en forma comparativa el Balance General y el Estado de Resultados correspondientes al ejercicio 2011, los cuales se presentarán actualizados en forma extracontable en el mismo porcentaje aplicado para actualizar el patrimonio inicial. El formato y extensión de las notas explicativas también estará disponible junto a los estados financieros, pero su contenido deberá ser proporcionado por los servicios, de acuerdo con las orientaciones que se incluyen en Anexo adjunto. En cuanto al contenido de los Estados Financieros, las instituciones públicas deberán efectuar los análisis que permitan asegurar que la clasificación de los activos y pasivos, de los ingresos y los gastos patrimoniales, como, asimismo, la segregación de los flujos de efectivos, se ajusten a los términos definidos sobre la materia en el oficio circular N° 54.977, de 2010, ya citado. En relación con el Estado de Flujos de Efectivo, cabe referirse al tratamiento que debe darse a la inversión temporal que efectúan las entidades públicas en conformidad con las normas que regulan la participación del sector público en el mercado de capitales. De acuerdo con el tratamiento presupuestario y contable, definidos en el decreto N° 854 de 2004, del Ministerio de Hacienda, y sus modificaciones y en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, y sus modificaciones, el saldo de las inversiones de carácter temporal pendientes de rescate al cierre del ejercicio, deberán presentarse en el rubro Flujos Originados por Actividades de Inversión. Del mismo modo, deberá analizarse la composición del flujo de efectivo proveniente de la recuperación de préstamos por concepto de ingresos por percibir, con el objeto de proceder a su reclasificación y presentación conforme a la naturaleza u origen de los mencionados ingresos. De igual forma deberá procederse respecto del flujo de efectivo incurrido en el servicio de deuda, con el objeto de clasificar y presentar el flujo correspondiente a la deuda flotante según el origen de este concepto. Por su parte, en el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, solamente se considerarán los aumentos originados por donaciones de bienes y las disminuciones causadas por detrimentos de bienes contabilizadas en las cuentas pertinentes (31104 Detrimento en Bienes y 31105 Detrimento Patrimonial de Bienes). En esta oportunidad, no se permitirá información en las agrupaciones relativas a "Cambios de Políticas Contables" y "Ajuste por Corrección de Errores". Sin perjuicio de lo anterior, cualquier diferencia significativa entre los patrimonios inicial y final del ejercicio deberá justificarse en nota explicativa. En lo que concierne al Estado de Situación Presupuestaria, los servicios deberán presentarlo a nivel agregado, por capítulo y programa, considerando la estructura de ingresos y gastos presupuestarios definidos en el decreto N° 854, de 2004, del Ministerio de Hacienda, antes mencionado. Aquellos servicios que tengan presupuestos autorizados en moneda nacional y en monedas extranjeras convertidas a dólares, deberán presentar la situación presupuestaria en ambas monedas. Asimismo, procederá informar mediante nota explicativa, el origen de las diferencias significativas entre el presupuesto vigente y su ejecución en base devengada. 3. Fecha de presentación de los Estados Financieros Una vez obtenidos los Estados Financieros, estos se deberán remitir a este Organismo Contralor, al Sistema de Recepción de los Estados Financieros (SIREF) habilitado en la página web institucional www.contraloria.cl . Lo anterior, con el propósito de asegurar la integridad y seguridad de la información, dada la responsabilidad que le asiste a la autoridad de cada entidad pública, respecto de su contenido. El plazo de presentación de los referidos estados será desde el 2 al 30 de abril del año 2013. 4. Tribunales, Consejo e Instituto que indica Se ha estimado adecuado no aplicar por el ejercicio 2012 la normativa establecida en el oficio circular N° 54.977, de 2010, de esta Entidad Fiscalizadora, al Tribunal Calificador de Elecciones, a los Tribunales Electorales Regionales, al Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, al Consejo para la Transparencia y al Instituto Nacional de Derechos Humanos, en atención a que estas entidades en la actualidad informan directamente a la Contraloría General, conforme a un requerimiento especial, dado el grado de avance que presentan sus sistemas contables. 5. Municipalidades Como se señalara, en el oficio N° 81.751, de 2011, de esta Contraloría General, que Imparte Instrucciones al Sector Municipal sobre el Ejercicio Contable 2012, se ha estimado conveniente eximir por el ejercicio año 2012, a las municipalidades del país, de la aplicación de las normas establecidas en el mencionado oficio circular N° 54.977, de 2010, atendido el interés de que dichas entidades puedan dirigir sus esfuerzos a mejorar la calidad de la información patrimonial, respecto de sus activos en bienes, bancos, deudores o derechos por cobrar, como asimismo, de la totalidad de sus pasivos. 6. Entidades de Educación Superior del Estado Se ha considerado apropiado que las Universidades Estatales, no se incorporen a la aplicación de las instrucciones establecidas en el oficio circular N° 54.977, de 2010, ya referido, en tanto las normas del sistema de contabilidad general de la Nación estén en proceso de convergencia a las normas internacionales de contabilidad pública establecidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC, por sus siglas en inglés). Ello, es sin perjuicio de la presentación de los Estados Contables y Presupuestarios, correspondientes al ejercicio contable año 2012, que deben efectuar conforme a las instrucciones impartidas por oficio N° 81.755, de 2011, de esta Contraloría General. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, el Subjefe de División, teléfono 28701426 o al e-mail jaravena@contraloria.cI., y la Jefa del Área de Normas y Estadísticas, teléfono 28705779 o al e-mail ybascunan@contraloria.cl . Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República ANEXO Hoja 1 Alcance de las notas explicativas Las notas explicativas forman parte de los Estados Financieros que se obtendrán desde SIGFE -Agregación que administra la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, de modo que su contenido será de responsabilidad de los servicios. Las notas explicativas tienen por objeto proporcionar información adicional acerca de las partidas expresadas en los Estados Financieros, las bases de medición y las normas contables utilizadas, con el propósito de facilitar una mejor comprensión de la información financiera en su conjunto contenida en ellos. En esta oportunidad, los servicios deberán informar en las notas, los siguientes aspectos, adecuando su formato y extensión al diseño establecido por DIPRES. Nota 1. Naturaleza de la operación. Este acápite tiene por objeto identificar claramente la entidad que informa, su objeto y misión institucional, las principales disposiciones legales que la rigen y las principales actividades que definen su quehacer. Asimismo, su relación orgánica con los poderes del Estado. Nota 2. Resumen de normas contables aplicadas Esta nota deberá precisar los aspectos siguientes: a) El período contable cubierto por los Estados Financieros del ejercicio vigente y anterior. b) Bases de preparación, con una referencia explícita a la normativa contable vigente. c) Criterio empleado en la actualización de los Estados Financieros y la conversión de activos y pasivos en moneda extranjera y unidades de fomento, para los períodos vigente y anterior. d) Naturaleza de los anticipos de fondos y su valorización. e) Naturaleza de las cuentas por cobrar y su valorización. f) Naturaleza de las inversiones financieras y criterios de valorización. g) Naturaleza de los préstamos y su valorización. h) Criterios de reconocimiento y valorización de los bienes de uso. i) Método de cálculo de depreciación de los bienes de uso. j) Descripción de los deudores por rendiciones de cuentas y su valorización. k) Descripción de los costos de proyectos y programas y su valorización. I) Naturaleza de los depósitos de terceros y su valorización. m) Naturaleza de las cuentas por pagar y su valorización. n) Descripción de la deuda pública y su valorización. En caso que alguna materia no sea aplicable, la entidad deberá señalar que no registra el activo o pasivo asociado, según el caso. ANEXO Hoja 2 Nota 3. Actualización de los Estados Financieros En esta nota se describirá el efecto en los resultados del ejercicio, vigente y anterior, de la aplicación de las normas de actualización de los activos, pasivos y patrimonio conforme con la normativa vigente. Nota 4. Anticipos de fondos y Depósitos de terceros Indicar los saldos anterior y vigente de las cuentas nivel 1 o 2, según corresponda, del plan de cuentas. Sobre la base de lo expuesto, informar la antigüedad del saldo vigente según el siguiente formato: hasta 90 días; de 91 días a 1 año; más de 1 año. Nota 5. Cuentas por Cobrar Indicar los saldos anterior y vigente de las cuentas nivel 1 o 2, según corresponda, del plan de cuentas. Sobre la base de lo expuesto, informar la antigüedad del saldo vigente según el siguiente formato: hasta 90 días; de 91 días a 1 año; más de 1 año. Nota 6. Deudores y Acreedores presupuestarios Informar la composición de los saldos anterior y vigente de las cuentas. Sobre la base de lo expuesto, informar la antigüedad del saldo vigente según el siguiente formato: hasta 90 días; de 91 días a 1 año; más de 1 año. Nota 7. Inversiones Financieras Indicar los saldos para el ejercicio vigente y anterior de las cuentas nivel 2 del plan de cuentas y los criterios de valorización en cada caso. Nota 8. Préstamos Indicar los saldos para el ejercicio vigente y anterior de las cuentas nivel 1 o 2, según corresponda, del plan de cuentas. Asimismo, sobre la base de lo expuesto, informar el saldo vigente por recuperar en el próximo ejercicio (2013) y subsiguientes (2014 hacia adelante). Nota 9. Bienes de Uso Indicar los saldos para el ejercicio vigente y anterior de las cuentas nivel 1 del plan de cuentas. Nota 10. Costos de Proyectos y Programas Indicar los saldos para el ejercicio vigente y anterior de los proyectos y programas institucionales de las cuentas nivel 2 del plan de cuentas. Además, indicar el gasto en el ejercicio vigente para los proyectos y programas no institucionales. ANEXO Hoja 3 Nota 11. Deudores por Rendiciones de Cuentas Indicar los saldos anterior y vigente de las cuentas nivel 2 o 3, según corresponda, del plan de cuentas. Sobre la base de lo expuesto, informar la antigüedad del saldo vigente según el siguiente formato: hasta 90 días; de 91 días a 1 año; más de 1 año. Nota 12. Deudores de Incierta Recuperación Informar la composición del saldo vigente y su estado de cobranza. Nota 13. Detrimentos Informar la composición del saldo vigente y su estado de regularización. Nota 14. Deuda Pública Indicar los saldos para el ejercicio vigente y anterior de las cuentas nivel 1 del plan de cuentas. Asimismo, sobre la base de lo expuesto, informar el saldo vigente por pagar en el próximo ejercicio (2013) y subsiguientes (2014 hacia adelante), señalando moneda de origen y tasa de interés. También, se deberá informar sobre garantías constituidas. Nota 15. Otras Deudas Indicar los saldos anterior y vigente de las cuentas nivel 1 o 2, según corresponda, del plan de cuentas. Sobre la base de lo expuesto, informar el saldo vigente por pagar en el próximo ejercicio (2013) y subsiguientes (2014 hacia adelante). Informar la antigüedad del saldo vigente según el siguiente formato: hasta 90 días; de 91 días a 1 año; más de 1 año. Nota 16. Estado de Situación Presupuestaria En esta nota se deberá informar el análisis de las diferencias significativas entre el presupuesto vigente y su ejecución en base devengada. Nota 17. Estado de Cambios en el Patrimonio Neto En esta nota se deberá informar el análisis de las diferencias significativas entre el patrimonio inicial y el final.