Dictamen N° 88553/2015

N° 88.553 Fecha: 06-XI-2015 El Subsecretario de Telecomunicaciones consulta si el deber de anotar en una hoja mural todos los bienes muebles de uso que se encuentran en cada una de las oficinas o dependencias del Estado puede cumplirse mediante un control informático en el que cada funcionario tenga acceso en la intranet del servicio a su “hoja de inventario”, a través de su clave de acceso. Agrega que junto con cumplir con la finalidad de la normativa sobre la materia, dicha modalidad implicaría la posibilidad de ampliar la información de los bienes asignados, así como un ahorro de tiempo y de insumos para el servicio. En igual sentido, la Secretaría General de esta Entidad de Control ha requerido una opinión sobre el particular, haciendo hincapié en la necesidad de concordar la preceptiva aplicable en la especie con el avance de los medios tecnológicos. Requerido de informe, el Ministerio de Bienes Nacionales expresa su disconformidad respecto al sistema propuesto ya que, a su juicio, se incumpliría con la preceptiva reglamentaria al efecto que exige que la anotada “hoja mural” se encuentre a la vista. Sobre el particular, el inciso segundo del artículo 24 del decreto ley N° 1.939, de 1977, que fija normas sobre adquisición, administración y disposición de bienes del Estado, dispone, con ocasión de los bienes muebles destinados a la Administración, que “La administración y control directo sobre estos bienes serán ejercidos por los Jefes de los Servicios y Oficinas en que se encuentren inventariados o a los cuales se hayan adscrito, sin perjuicio de las facultades inspectivas que le corresponden a la Dirección y a la Contraloría General de la República”. A su vez, el artículo 16 del decreto N° 577, de 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización -Reglamento sobre bienes muebles fiscales-, previene que “Los bienes muebles de uso que se encuentren en cada una de las oficinas y dependencias de una Unidad Operativa deberán anotarse en una Hoja Mural en que se consignarán las especies que existen en ella con el número de orden que les corresponde en el inventario y su estado de conservación”. Precisa tal inciso que “Esta Hoja Mural será firmada en duplicado por el Jefe o el funcionario de mayor grado que labore en la oficina y por el encargado del Inventario. Un ejemplar de la Hoja Mural se colocará en un lugar visible de aquélla, y el otro deberá conservarlo el encargado del Inventario”. Añade su inciso segundo que “La Hoja Mural deberá reponerse reactualizada periódicamente en las fechas que señale cada Jefe de Servicio con las mismas formalidades anteriores. En una columna que se denominará ‘Observaciones’ se anotará cualquier cambio que afecte a las especies que figuren en ella”. Ahora bien, descrita la normativa aplicable sobre la materia, conviene recordar que los dictámenes N°s. 25.737, de 1995, 46.618, de 2000 y 7.347, de 2013, han precisado que toda entidad estatal se encuentra en la obligación de cumplir con los principios rectores de la función pública, entre los cuales, se encuentran la eficacia y la eficiencia, y por ende no pueden realizar un manejo deficitario de la administración del patrimonio que el legislador ha puesto a su disposición. Agregan tales pronunciamientos que los principios antes aludidos obedecen al logro de metas y al uso óptimo de los recursos estatales, respectivamente, con el propósito de alcanzar los objetivos públicos con el menor costo para la Administración. Pues bien, en ese contexto normativo y jurisprudencial resulta necesario analizar si un registro electrónico de los bienes muebles de uso como el que se consulta se aviene o no a los fines previstos por el mencionado artículo 16 del decreto N° 577. En primer lugar, en lo que dice relación a la debida anotación, el número de orden en el inventario y estado de conservación de los bienes muebles, no se aprecia inconveniente en que esos antecedentes consten por medio electrónico, incluso se advierte que mediante tal proceder se garantiza de mejor manera la integridad de la información. Por contrapartida una hoja mural puede ser objeto de alteraciones o de destrucción, con el costo que implicaría tales circunstancias para la entidad pública. Seguidamente, también es dable sostener que a través de un medio electrónico se salvaguarde la exigencia de las firmas a que se refiere el precepto en estudio. En tercer lugar, en lo que se refiere a que un ejemplar de la hoja mural se coloque en un lugar visible de cada oficina, se debe tener presente que los objetivos de tal exigencia aluden a la publicidad, integridad y mejor manejo del inventario estatal -con los medios existentes a la época de la dictación del referido decreto N° 577-, lo que no obsta a que en la actualidad y con el apoyo de la tecnología se pueda cumplir en similares términos con dicho deber reglamentario. Lo anterior, por aplicación de los referidos principios de eficacia y eficiencia en la administración de los recursos públicos, y en el entendido de que con ello se cumpla con los ‘objetivos’ del decreto en examen. Consecuente con lo anterior, no se aprecia irregularidad acerca de lo consultado, siempre que la decisión de la autoridad se enmarque dentro de los términos previstos en este pronunciamiento. Transcríbase al Ministerio de Bienes Nacionales y a la Secretaría General de esta Entidad Fiscalizadora. Saluda atentamente a Ud., Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante