Dictamen N° 90503/2016

N° 90.503 Fecha: 19-XII-2016 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2016, esta Contraloría General de la República, en virtud de sus facultades constitucionales y legales, especialmente, de aquellas que le otorga ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad, viene en impartir a las municipalidades del país, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA DEL EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejérdcio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS A EFECTUAR POR LAS MUNICIPALIDADES Los decretos alcaldicio que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes de los municipios para el año 2016, tanto de su Gestión como la de los Servicios Traspasados, solo tendrán efecto legal en la medida que sean dictados hasta el 31 de diciembre del ejercicio 2016. Asimismo, es oportuno señalar que los decretos que se dicten durante el mes de diciembre deberán incorporarse en el informe de actualización presupuestaria correspondiente a dicho mes. Sobre el particular, el artículo 81 de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, establece que el Concejo deberá examinar trimestralmente el programa de ingresos y gastos, introduciendo las modificaciones correctivas a que hubiere lugar, a proposición del alcalde, considerando el informe que debe presentar el jefe de la unidad encargada del control o el funcionario que cumpla con esa tarea. Por tanto, antes del término del último trimestre del ejercicio se deberá ajustar el presupuesto vigente de la Gestión Municipal -Gestión Interna y Áreas de Gestión- y de cada uno de los Servicios Traspasados que conformen el municipio, de acuerdo con los montos efectivamente ejecutados en cada uno de sus componentes de ingresos y gastos, con el fin de considerar los ingresos efectivamente percibidos o por percibir, evitar la sobre ejecución de determinados gastos y/o los déficit presupuestarios y proporcionar información actualizada de aquéllas proyecciones que no se cumplirán. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 81 antes citado, el Concejo que desatendiere la representación formulada en dicho informe y no introdujere las rectificaciones pertinentes o el alcalde que no propusiere las modificaciones correspondientes o los concejales que las rechacen, serán solidariamente responsables de la parte deficitaria que arroje la ejecución presupuestaria anual al 31 de diciembre del año respectivo. 3.- AJUSTES PRESUPUESTARIOS AL SALDO INICIAL DE CAJA, DEUDA FLOTANTE E INGRESOS POR PERCIBIR En conformidad con la normativa contable y presupuestaria vigente sobre la materia y considerando lo establecido en el oficio circular N° 20.101, de 2016, de este ente de Control, los montos incorporados en el presupuesto inicial del año 2016, en los conceptos Saldo Inicial de Caja, Ingresos por Percibir y Deuda Flotante, constituyeron estimaciones que debieron ser ajustadas a las disponibilidades financieras reales del municipio al 1 de enero de 2016 y a los saldos que presentaban las cuentas de deudores y acreedores presupuestarios al cierre del ejercicio año 2015. Si tales modificaciones se efectuaron parcialmente o no se hubieren realizado el Municipio deberá proceder a presentar al Concejo el o los correspondientes decretos de modificación presupuestaria, antes del término del ejercicio tanto para la Gestión Municipal, como para cada uno de los Servidos Traspasados que la conforman, según corresponda. 4.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de la Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año siguiente, en este caso, 2017. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios y/o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse oportunamente las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2016, cuando proceda. 5.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2016, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devenguen o se hagan exigibles los derechos y las obligaciones, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que se produzca su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo del Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron fundamentos, para efecto del compromiso, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2016, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2016, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. 6.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES Y DEPRECIACIÓN DE BIENES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2016 Para efectos de calcular y registrar las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio, de las entidades del Sector Municipal al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, a que se refiere el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este Organismo Contralor, y los procedimientos identificados como J-01 Actualización del Patrimonio Inicial, J-02 Actualización de Bienes Financieros, J-03 Actualización de Bienes de Uso, J-04 Actualización de la Deuda y J-07 Actualización de Bienes Intangibles, cuyas copias se adjuntan en anexo A, todos contenidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2016, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/Sector Municipal/sección Normativa/módulo Instrucciones. En cuanto a la depreciación del ejercicio, se deberá aplicar el procedimiento signado como J-06 Depreciación de Bienes de Uso, contenido en el oficio circular N° 36.640, antes nombrado, cuya copia se adjunta en anexo A. Previo al cálculo de la depreciación del ejercicio, las cuentas del subgrupo 149 de Depreciación Acumulada, deben haber sido actualizadas de acuerdo con el procedimiento J-03 Actualización de Bienes de Uso, antes citado. El movimiento contable que se origine por efecto de las actualizaciones y depreciaciones determinadas en el ejercicio, deberá incluirse en los Balances de Comprobación y de Saldos, Agregado del municipio y Desagregados por cada servicio incorporado correspondientes al mes de diciembre, conjuntamente con las demás operaciones registradas en dicho período. 7.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE DEL EJERCICIO En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2016, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Los Saldos de las Cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales = Saldo Acreedor; Gastos Patrimoniales = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es si complementa a una cuenta de Activo tendrá saldo acreedor; por el contrario, si complementa una cuenta de Pasivo, tendrá saldo deudor. Las cuentas 46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores y 56367 Ajustes a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores, pueden presentar saldo deudor o acreedor, indistintamente dependiendo de la naturaleza de los ajustes que han debido realizarse durante el ejercicio. Al inicio del ejercicio 2016 (movimiento de apertura), el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, debió traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, conforme lo dispone el procedimiento signado como L-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, contenido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, cuya copia se adjunta en anexo A. En consecuencia, antes de la determinación del resultado del presente ejercicio; la citada cuenta 31103, debe estar saldada. Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11402 Anticipos a Contratistas y 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2016, éstos deberán corresponder a los recursos monetarios girados desde la(s) cuenta(s) corriente(s) bancaria(s) cuyo devengo aún no se ha materializado tratándose de las cuentas11401 y 11402, o bien, se encuentran pendientes de redición por parte de los receptores de fondos en el caso de la cuenta 11403. Con todo, para la última situación descrita si se considera lo expuesto en el punto 4 de este oficio, el saldo que se refleje en Anticipos a Rendir Cuenta, a esa data, debería corresponder a la renovación de los fondos a rendir que se contabilizan en aquella. Ello, de ser necesario tal proceder, de lo contrario debería estar saldada. Al 31 de diciembre de 2016, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales –cuentas nivel 2–, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones Permanentes –a sus respectivas cuentas nivel 2–, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como F-02 Inversiones en Depósitos a Plazo y Similares, Originados en Inversiones Temporales y No Recuperados al 31 de Diciembre, incluido en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, cuya copia se adjunta en anexo A. Por ello, las cuentas de Inversiones Temporales no deben presentar saldo al 31 de diciembre de cada año. En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos y 16102 Proyectos, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o a la formación de activos institucionales, que no hayan sido finalizados al 31 de diciembre de 2016, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, deberán aplicar los procedimientos signados como M-01 Inversiones en Proyectos Destinados a la Formación de Bienes Nacionales de Uso Público y M-02 Inversiones en Proyectos Destinados a la Formación de activos Institucionales, que se encuentran incorporados en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Municipal, sancionado mediante oficio circular N° 36.640, de 2007, de esta Contraloría General, los que se incluyen en anexo A adjunto. En este caso, las cuentas nivel 2, asociadas a Estudios Básicos y a Proyectos, deberán quedar saldadas al 31 de diciembre, informando sus montos pendientes en las cuentas de Costos Acumulados, 1610199 y 1610299, respectivamente. Al 31 de diciembre de 2016, las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios deben quedar saldadas conforme al procedimiento L-01 Apertura de Deudores y Acreedores Presupuestarios, del oficio circular N° 36.640, de 2007, Procedimientos Contables para el Sector Municipal. Al término del ejercicio el municipio debe verificar que exista correspondencia entre las transferencias recibidas de los Servicios Incorporados a la Gestión Municipal y las otorgadas por el municipio. 8.- CONTABILIZACIONES PREVIAS AL CIERRE DEL EJERCICIO Sobre la materia, conviene denotar que prevío al proceso de cierre de cuentas, todos los hechos económicos correspondientes al ejercicio contable año 2016, deben haber sido contabilizados, además de los ajustes que procedan, entre otros, los instruidos en el punto anterior y las actualizaciones y depreciaciones pertinentes , operaciones todas ellas que deberán incluirse en los informes contables del mes de diciembre de 2016, tal como se detalla en los puntos 4, 5 y 6 de las presentes instrucciones. 9.- CONTABILIZACIONES DE CIERRE DEL EJERCICIO Para los efectos del cierre de las cuentas de Deudores y Acreedores Presupuestarios y de ingresos y Gastos Patrimoniales al 31 de diciembre de 2016, deberá aplicarse la normativa contable vigente a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, y los procedimientos identificados como L-02 Cierre de Deudores y Acreedores Presupuestarios al Término del Ejercicio y L-03 Cierre de las Cuentas de Gestión Económica al Término del Ejercicio, contenidos en el oficio circular N° 36.640, de 2007, de este origen, cuyas copias se adjuntan en anexo A. Las contabilizaciones que se deriven como consecuencia de lo señalado precedentemente, deberán comunicarse a este Organismo Contralor en los Informes de Cierre de Cuentas que comprenden los Balances de Comprobación y de Saldos, Agregado y Desagregados por cada Servicio Traspasado y los respectivos Informes Analíticos de Variaciones de la Ejecución Presupuestaria. Ahora bien, con la finalidad de diferenciar estos informes de los correspondientes a los de los meses calendario –enero a diciembre- deberán considerarse, para este solo efecto, como pertenecientes a un mes 13 y, al cargarlos en el Sistema Contable SICOGEN II, los respectivos archivos planos se singularizarán como se indica a continuación, utilizando, como ejemplo, un determinado municipio: AG101101P132016 – BD101101P132016 y AN101101P132016. Los formatos de archivos tanto para los Balances Desagregados como para los Informes de Cierre se incluyen en anexo B del presente oficio. 10.- PRESENTACIÓN EN CONTRALORÍA DE INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES La Contraloría General de la República a dispuesto para uso de todos los municipios del país, una nueva plataforma de captura y validación e información financiera y presupuestaría denominada SICOGEN II. La presentación de los informes presupuestarios y contables correspondientes al mes de diciembre y al cierre del ejercicio 2016, deberá efectuarse utilizando dicho sistema, cargando los archivos de acuerdo a los formatos TXT establecidos, incluidos en el anexo B. Con el propósito de facilitar la generación de los informes de cierre para aquellos municipios que lo requieran, e dispone del sistema SILIC, el que está disponible y descargable desde la página web www.contraloria.cl . 11.- FECHA DE PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES PRESUPUESTARIOS Y CONTABLES DEL MES DE DICIEMBRE Y CIERRE DE 2016 Cabe señalar que esta Contraloría General, por el oficio N° 101.973, de 2015, estableció las fechas de envío de los informes presupuestarios y contables pertenecientes al ejercicio vigente. Al respecto se reitera que el plazo máximo para presentar los informes individualizados en el punto 6, de dicho oficio, correspondientes al mes de diciembre del año en curso, vence los días 05 y 09 de enero de 2017, respectivamente. A su vez, los Informes de Cierre de Cuentas, deberán ser presentados a más tardar el 16 de enero de 2017. 12.- ESTADOS FINANCIEROS Las municipalidades del país que deberán presentar sus Estados Financieros, serán indicados en las instrucciones que se impartirán al efecto e ingresarlos en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública / Sector Municipal / Sección Sistemas / Módulos SIREF. Finalmente, el Contralor General que suscribe, agradecerá a Ud., se sirva disponer las medidas que sean precedentes a fin de que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, y les reitera que las fechas máximas dispuestas para la presentación de los informes solicitados no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República