Dictamen N° 9111/2015

N° 9.111 Fecha: 03-II-2015 El Ministerio de Educación ha dado respuesta al requerimiento formulado por este Organismo Contralor mediante los dictámenes N°s. 29.901, de 2012, y 67.896, de 2013 -en orden a informar si el anticipo de subvención escolar que otorgó a la Municipalidad de Independencia por la resolución exenta N° 10.690, de 1997, fue reintegrado en su totalidad por ese municipio o bien descontado de aquella, dentro de los 36 meses posteriores a su percepción-, expresando que se solicitó tal información a la Coordinación Nacional de Pago de Subvenciones, unidad que, a su vez, la requirió de la Secretaría Regional Ministerial de Educación de la Región Metropolitana, entidad que, por intermedio de su Unidad Regional de Subvenciones, emitió el oficio N° 11, de 2014, el cual se adjunta. En el aludido oficio N° 11, de 2014, se señala que las gestiones realizadas para obtener la información requerida han sido infructuosas, a lo que se agrega que, en el período en que se debería haber efectuado el reintegro o descuento respectivo, esa Secretaría Regional Ministerial cambió el lugar donde se ubican sus oficinas, lo que implicó el traslado de documentos. No obstante, atendido que la información solicitada data de entre los años 1997 y 2000, se concluye que han transcurrido con creces los plazos máximos de tres, cinco y diez años que esta Contraloría General habría determinado para la conservación de documentos, citándose al efecto los dictámenes N°s. 68.963, de 2009, y 5.978, de 2012. Sobre el particular, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Contraloría General, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Por su parte, de acuerdo con el artículo 14 del mismo texto legal, dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que juzgue convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En armonía con los preceptos legales citados, este Organismo Contralor mediante el oficio circular N° 28.704, de 1981, sobre Disposiciones y Recomendaciones Referentes a Eliminación de Documentos, en el Título I “Documentos en general”, N° 1, previene que “La autorización para eliminar documentos de los servicios de la Administración Pública propiamente tal compete otorgarla, por regla general, al Presidente de la República, en uso de las atribuciones que como jefe del Estado” le confiere la Constitución Política, agregando luego en el N° 2 que “La autorización para eliminar documentos de los Organismos que gozan de autonomía administrativa procede que la confiera, a su vez, la respectiva Jefatura Superior.”. A su turno, en el Título II “ Modalidades especiales”, N° 2, inciso segundo, de dicha circular, se precisa que “todos aquellos documentos que tengan relación con la contabilidad fiscal, municipal y en general, después de la dictación del D. L. N° 1263, de 1975, gubernamental, o con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un periodo de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga o haya dispuesto que se guarden por un lapso mayor, o que hayan sido objetados por los órganos de control internos o por esta entidad .fiscalizadora, en cuyo caso, deben conservarse hasta el finiquito de la observación o reparo respectivo.”. Así, atendido el claro tenor de la anotada normativa, se advierte que el Ministerio de Educación no la ha observado respecto de la documentación que le ha sido requerida a través de los dictámenes N°s. 29.901, de 2012, y 67.896, de 2013, puesto que, tratándose de documentación sujeta a examen de cuentas, al tenor de lo establecido en los artículos 1°, 85 y 95 de la ley N° 10.336 -a diferencia de lo sostenido por la dependencia ministerial en el citado oficio N° 11, de 2014-, considerando que está referida a cuentas que inciden en la administración de fondos del Estado, no han transcurrido tres años desde la revisión de la cuenta, dado que esta última no se ha efectuado. Además, debe precisarse que son inaplicables los dictámenes N°s. 68.963, de 2009, y 5.978, de 2012, que se mencionan, referidos a los plazos máximos para la conservación de documentos, toda vez que, por una parte, el lapso de tres años procede tratándose de cuentas revisadas y aprobadas, condiciones que no concurren en el presente caso y, por otra, los períodos de cinco y diez años están establecidos para el envío de documentos al Archivo Nacional y a la eliminación de antecedentes sometidos al sistema de microcopia o micrograbación, conforme con el decreto con fuerza de ley N° 5.200, de 1929, del entonces Ministerio de Educación Pública -Ley Orgánica de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos- y la ley N° 18.845 -que Establece Sistemas de Microcopia o Micrograbación de Documentos-, situación ajena a la que se analiza. Por ende, procede que el Ministerio de Educación ordene la instrucción de un proceso administrativo a fin de determinar lo acontecido con la documentación relativa a la devolución por parte de la Municipalidad de Independencia, del anticipo de subvención escolar otorgada por esa Secretaría de Estado mediante su resolución exenta N° 10.690, de 1997, sin perjuicio que, deban considerarse las normas sobre prescripción de las eventuales responsabilidades administrativas del caso, debiendo informar de ello a este Organismo Contralor y, además, en lo sucesivo, dar cumplimiento a los artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336 y al oficio circular N° 28.704, de 1981, de esta Contraloría General. Transcríbase a las Divisiones de Auditoría Administrativa y de Municipalidades, ambas de esta Contraloría General. Saluda atentamente a Ud. Patricia Arriagada Villouta Contralor General de la República Subrogante