Dictamen N° 929/2017

N° 929 Fecha: 11-I-2017 El Intendente Regional del Bío-Bío se ha dirigido a esta Contraloría General requiriendo autorización para que las universidades que indica mantengan en su poder los antecedentes originales respecto de las rendiciones de cuentas que estas deben presentar al Gobierno Regional de ese territorio, en el marco de los proyectos que ejecutan. Al efecto, de acuerdo a lo indicado en la solicitud se trata de las Universidades de Concepción, Santa María, del Desarrollo, Católica de la Santísima Concepción, Santo Tomás y San Sebastián, las que deben mantener en su poder dicha documentación para efectos de la fiscalización del Servicio de Impuestos Internos (SII). Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la citada resolución N° 30, de 2015. Por su parte, los artículos 23 y 27, letra c) de la resolución en comento, permiten que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Al respecto, cabe indicar que las autorizaciones que se requieran a esta Entidad de Control en virtud del anotado artículo 23, deben circunscribirse a programas o proyectos específicos, y además, individualizar a los organismos receptores a los que se refiere, de manera que permitan identificar claramente el tipo de transferencias cuyos documentos originales se mantendrán, excepcionalmente, en poder del sector privado (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 76.894, de 2015 y 30.273, de 2016, de este origen). Lo anterior, puesto que a esta Contraloría General le corresponde examinar las cuentas de todos los haberes de origen estatal que perciban las personas naturales o jurídicas privadas, y para el adecuado ejercicio de esa atribución, resulta imprescindible saber en qué casos sus funcionarios deberán concurrir a domicilios o dependencias particulares para revisar la documentación original. Pues bien, cabe consignar que de los antecedentes acompañados no es posible concluir que las universidades de que se trata cuentan con oficinas que les permitan almacenar la documentación de respaldo a que se refiere la consulta. Asimismo, no es posible determinar a qué proyectos se refiere la solicitud y no se advierten las medidas de resguardo que adoptará el Gobierno Regional del Bío-Bío, a fin de asegurar que este Órgano de Control puede acceder libremente y efectuar un completo examen de la documentación de respaldo a que se refiere la consulta. Atendido lo expuesto, no resulta posible conceder, por ahora, la autorización requerida por el Intendente Regional del Bío-Bío. No obstante, cabe advertir que si bien la autorización solicitada por la referida entidad ha versado sobre el artículo 23 de la citada resolución N° 30, atendido que los fundamentos indicados dicen relación con la necesidad de conservar los documentos tributarios originales, se hace presente que el artículo 4° del mismo cuerpo normativo establece que en casos calificados por esta Entidad de Control se pueden aceptar en subsidio de los documentos originales, copias autentificadas por el ministro de fe respectivo, lo que debe ser requerido a esta Contraloría General en los términos que dicho precepto indica. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República