Dictamen N° 93821/2014

N° 93.821 Fecha: 03-XII-2014 Con motivo del cierre del ejercicio contable año 2014, el Contralor General de la República, en virtud de las facultades que le otorga la ley N° 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General, viene en impartir a los servicios e instituciones a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las siguientes instrucciones sobre la materia: 1.- PERÍODO DE VIGENCIA EJERCICIO CONTABLE El Sistema de Contabilidad General de la Nación reconoce períodos contables de doce meses, cuyas fechas de inicio y término coinciden con el año calendario. Luego, las cuentas del ejercicio contable deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. 2.- TRAMITACIÓN DE DECRETOS Y RESOLUCIONES SOBRE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Considerando lo expuesto en el punto anterior, los decretos y resoluciones que dispongan modificaciones a los presupuestos vigentes para el año 2014, afectos al trámite de toma de razón, serán tramitados por este Organismo Contralor siempre que sean recepcionados antes del 1 de enero de 2015. Al respecto, es oportuno señalar que los actos administrativos sobre materias afectas a dicho control preventivo empiezan a regir solo después de su total tramitación, razón por la cual los servicios e instituciones del Sector Público deberán adoptar las providencias necesarias para que los documentos modificatorios de sus presupuestos sean tramitados oportunamente. 3.- REGULARIZACIÓN DE ANTICIPOS OTORGADOS A TERCEROS En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado, las cuentas del ejercicio presupuestario deberán quedar cerradas al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, los hechos económicos que se materialicen u originen con posterioridad a dicha fecha, deberán ser financiados con cargo al presupuesto del año 2015. Por lo tanto, si existieran recursos entregados en administración o en calidad de anticipos a proveedores, a funcionarios o a dependencias, cuya rendición de cuentas se encuentre pendiente, deberán efectuarse en forma oportuna las gestiones administrativas que permitan regularizar esas operaciones y registrar contablemente el monto que se haya devengado y pagado durante el ejercicio 2014, cuando proceda. 4.- CONTABILIZACIÓN DE DERECHOS Y COMPROMISOS FINANCIEROS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Conforme lo dispone la normativa contable vigente, los derechos y compromisos financieros que se generen hasta el 31 de diciembre de 2014, y que no se encuentren percibidos o pagados, deben contabilizarse como Deudores Presupuestarios y Acreedores Presupuestarios, respectivamente, en el momento en que se hayan materializado las transacciones que las originen, esto es, cuando se devengue o se haga exigible la obligación, considerando su perfeccionamiento desde el punto de vista legal o de la práctica comercial aplicable, con independencia de la oportunidad en que deba verificarse su percepción o pago. Dichas operaciones deben estar, además, debidamente respaldadas por la documentación sustentatoria que corresponda. Así, tratándose de ventas de bienes y/o servicios, los antecedentes que dan soporte a la contabilización como Deudor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas o documentos de cobro emitidos. A su vez, tratándose de compras de bienes, prestaciones de servicio y ejecución de obras, los instrumentos mercantiles que sirven de respaldo al Acreedor Presupuestario, estarán constituidos por las guías de despacho, facturas, boletas y estados de pago de contratistas, según corresponda, sin perjuicio que previamente al devengamiento constituyeron, para ese efecto, fundamentos, el contrato u orden de compra. No obstante lo anterior, corresponde contabilizar como devengadas solamente aquellas transacciones que efectivamente generan obligaciones de pagar sumas ciertas de dinero hasta el 31 de diciembre de 2014, derivadas del cumplimiento satisfactorio de contratos o convenios formalizados a más tardar a esa fecha. Por lo tanto, la normativa vigente no prevé la contabilización, como devengadas, de aquellas obligaciones pecuniarias que deriven de actos y contratos que deban ser solventadas con cargo al presupuesto 2014, en tanto no se verifiquen a su respecto todos los requisitos normativos señalados precedentemente. Aquellas operaciones que se registren e informen como devengadas a la data antes señalada, sin que la citada instancia corresponda de acuerdo a la naturaleza y características de las operaciones de que se trate, serán observadas por este Organismo Contralor, haciéndose efectivas las eventuales responsabilidades administrativas en los casos en que procediere. Atendido lo anteriormente expuesto, en cuanto a los compromisos pendientes de pago que el servicio mantenga en sus registros contables al 31 de diciembre de 2014, deberán informarse tanto el detalle de las cuentas en las que se produjeron los devengos a que se ha hecho referencia como el respaldo documental, en los términos indicados en el anexo A, que se adjunta. 5.- ACTUALIZACIÓN DE RECURSOS Y OBLIGACIONES AL 31 DE DICIEMBRE DE 2014 Para los efectos de calcular y registrar los ajustes por las actualizaciones de activos, pasivos y patrimonio de los servicios e instituciones del Sector Público al término del ejercicio, deberá aplicarse la normativa contable vigente, a que se refieren el oficio circular N° 60.820, de 2005, de esta Contraloría General, y los procedimientos identificados como: K-01 Actualización del Patrimonio Inicial, K-02 Actualización de Bienes Financieros, K-03 Actualización de Bienes de Uso, K-04 Actualización de Bienes de Cambio Adquiridos en el Mercado Interno, K-05 Actualización de Bienes de Cambio Adquiridos en el Mercado Externo, K-06 Actualización de Bienes de Cambio Terminados o en Proceso, K-07 Actualización de la Deuda, K-08 Actualización Mensual de Disponibilidades, Anticipos de Fondos y Depósitos de Terceros con Movimientos en Monedas Extranjeras Registradas en Moneda Nacional, K-09 Depreciación de Bienes de Uso y K-10 Actualización de Bienes Intangibles, cuyas copias se adjuntan en anexo B, todos contenidos en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen. No obstante, las entidades que se encuentren obligadas a aplicar el procedimiento de corrección monetaria establecido en el artículo 41 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, podrán utilizar esa modalidad de actualización para efectuar los ajustes a que se refiere la normativa contable antes mencionada. En lo relativo al cálculo de las actualizaciones basadas en la variación porcentual experimentada por el índice de precios al consumidor, el índice de actualización que deberá aplicarse al 31 de diciembre de 2014, calculado de acuerdo con la información que entrega el Instituto Nacional de Estadísticas, en los primeros días del mes de diciembre, será comunicado oportunamente a través de la página web de esta Entidad Superior de Control, www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/ Sector Público/ sección Normativa/ módulo Procedimientos. El movimiento contable que se origine por efecto de la actualización y depreciación determinada en el ejercicio, deberá incluirse en el Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre, conjuntamente con las operaciones correspondientes a dicho período. 6.- REVISIONES Y ANÁLISIS PREVIOS AL CIERRE En el contexto de las revisiones y análisis previos al cierre del ejercicio contable año 2014, corresponde señalar que es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa contable vigente en los siguientes aspectos: Ø Los saldos de las cuentas deben responder a su naturaleza, esto es, Activo = Saldo Deudor; Pasivo = Saldo Acreedor; Ingresos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, aumentos) = Saldo Acreedor; Gastos Patrimoniales (Cuentas de Resultado, disminuciones) = Saldo Deudor. En cambio, tratándose de las cuentas de complemento o valuación, debe tenerse en consideración que la naturaleza de su saldo es inverso al de la cuenta principal, esto es, si complementa a una cuenta de Activo, tendrá Saldo Acreedor; por el contrario, si complementa a una cuenta de Pasivo, tendrá Saldo Deudor. Ø Las cuentas 46367 Ajustes a los Ingresos Patrimoniales de Años Anteriores y 56367 Ajuste a los Gastos Patrimoniales de Años Anteriores, pueden presentar saldo deudor o acreedor, dependiendo de la naturaleza de los ajustes que han debido realizarse durante el ejercicio. Ø Al inicio del ejercicio 2014, el saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, representativa del resultado del año anterior, ha debido traspasarse a la cuenta 31102 Resultados Acumulados, debiendo en consecuencia, estar saldada antes de la determinación del resultado del ejercicio, correspondiente al año en curso. Ø Las cuentas 11604 Fluctuación de Cambio - Deudor y 21604 Fluctuación de Cambio - Acreedor, deben quedar cerradas al 31 de diciembre de 2014. Por lo tanto, los respectivos asientos de cierre, así como el correspondiente al reconocimiento presupuestario del resultado positivo o negativo, según proceda, deben formar parte de las variaciones del Balance de Comprobación y de Saldos del mes de diciembre. Ø Al 31 de diciembre de 2014, los saldos de las cuentas 11301 Inversiones Temporales -cuentas nivel 2-, deben traspasarse a las cuentas 12201 Inversiones Permanentes -a sus respectivas cuentas nivel 2-, de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento signado como F-03 Inversiones en Depósitos a Plazo y Similares, Reajustables y no Reajustables, incluido en el oficio circular N° 54.900, de 2006, de este origen, y cuya copia se adjunta en anexo B. Si las cuentas 11401 Anticipos a Proveedores, 11402 Anticipos a Contratistas y 11403 Anticipos a Rendir Cuenta, presentan saldos al 31 de diciembre de 2014, estos deberán corresponder a los recursos monetarios girados desde la(s) cuenta(s) corriente(s) bancaria(s) cuyo devengo aún no se ha materializado tratándose de las cuentas 11401 y 11402, o bien, se encuentran pendientes de rendición por parte de los receptores de fondos en el caso de la cuenta 11403. Con todo, para la última situación descrita si se considera lo expuesto en el punto 3 de este oficio, el saldo que se refleje en Anticipos a Rendir Cuenta, a esa data, debería corresponder a la renovación de los fondos a rendir que se contabilizan en aquella. Ello, de ser necesario tal proceder, de lo contrario debería estar saldada. Ø En relación con las cuentas 16101 Estudios Básicos, 16102 Proyectos y 16103 Programas de Inversión, cabe señalar que los costos asociados a la ejecución de los componentes de esas cuentas destinados a la formación de bienes nacionales de uso público o a la formación de activos institucionales que no hayan sido finalizados o liquidados, al 31 de diciembre de 2014, deben ser traspasados a las cuentas de Costos Acumulados correspondientes. Para ello, deberán aplicar los procedimientos signados como P-01 Inversiones en Proyectos y Programas Destinados a la Formación de Bienes Nacionales de Uso Público o Programas de Bienestar Social y P-02 Inversiones en Proyectos y Programas Destinados a la Formación de Activos Institucionales, que se encuentran incorporados en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, sancionado mediante oficio circular N° 54.900, de 2006, de esta Contraloría General, los que se incluyen en anexo B adjunto. 7.- FECHA DE PRESENTACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN Y DE SALDOS DEL MES DE DICIEMBRE DE 2014 Por oficio N° 5.161, de 2006, de esta Contraloría General, se puso en conocimiento de los servicios e instituciones del Sector Público la obligación de enviar, a contar de ese año, un Balance de Comprobación y de Saldos mensual, lo que fue reiterado por oficio circular N° 82.334, de 2013, de este origen, el cual debe escanearse y presentarse en archivo pdf al correo institucional sectorpublico@contraloria.cl , agregando en el asunto la denominación de la entidad y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Al respecto, cabe señalar que el plazo máximo para presentar dicho balance, correspondiente al mes de diciembre del año en curso, vence el 8 de enero de 2015. 8.- ESTADOS FINANCIEROS Por oficio circular N° 90.823, de 2014, se impartieron instrucciones sobre los Estados Financieros, los cuales deberán prepararse sobre la base de las operaciones registradas en conformidad con lo previsto en la normativa y procedimientos contables vigentes a que se refieren los ya citados oficios circulares N°s. 60.820, de 2005 y 54.900, de 2006, e ingresarlos en el Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) de la página web institucional www.contraloria.cl , banner Contabilidad Pública/ Sector Público/ sección Sistemas/ módulo SIREF. 9.- REQUERIMIENTO ESPECIAL DE INFORMACIÓN Los servicios e instituciones del Sector Público cuyo presupuesto institucional haya sido aprobado considerando subdivisiones en más de un programa, deberán remitir a este Organismo Contralor información acerca de la distribución de los saldos finales que presenten al 31 de diciembre de 2014 cada uno de esos programas, en las cuentas señaladas en el formato de informe adjunto en anexo C. A fin de agilizar su envío se ha dispuesto que se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el informe de saldos finales deberá escanearse y presentarse en archivo pdf al correo sectorpublicoecontraloria.cl, a más tardar el 15 de enero de 2015, agregando en el asunto la denominación de la entidad remitente. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar el nombre de la entidad remitente. Similar operatoria, en cuanto a modalidad de transmisión y plazo, deberá seguirse respecto de la información que se incorpore en el anexo A. Finalmente, esa autoridad deberá disponer las medidas que sean procedentes, para que se cumplan cabalmente las presentes instrucciones, destacando que las fechas máximas dispuestas para la remisión de los informes solicitados, no podrán ser prorrogadas. Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República