Dictamen N° 82334/2013

N° 82.334 Fecha: 16-XII-2013 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades establecidas en la ley 10.336, Orgánica Constitucional del Servicio, viene en impartir instrucciones para el ejercicio contable año 2014, a todas las entidades a que se refiere el artículo 2° del decreto ley N° 1.263, de 1975, y sus modificaciones, exceptuadas las municipalidades y determinados servicios a los que se instruirá específicamente sobre el particular. El registro y la información de las operaciones efectuadas por las entidades públicas, deberán ajustarse por el presente ejercicio a la normativa y procedimientos contables vigentes, contenidos en los oficios circulares N°s 60.820, de 2005, y 54.900, de 2006, ambos de este Organismo Contralor. 1.- APERTURA DE CUENTAS 1.1 DEUDORES Y ACREEDORES PRESUPUESTARIOS Las entidades del Sector Público que al inicio del ejercicio contable año 2014 mantengan saldos en las cuentas 12192 Cuentas por Cobrar de Ingresos Presupuestarios y 22192 Cuentas por Pagar de Gastos Presupuestarios, deberán traspasarlos a las cuentas contables 1151210 Cuentas por Cobrar - Recuperación de Préstamos - Ingresos por Percibir y 2153407 Cuentas por Pagar - Servicio de la Deuda - Deuda Flotante, respectivamente, en armonía con los conceptos establecidos en el clasificador presupuestario para registrar los derechos por percibir (ingresos devengados y no percibidos) y las deudas exigibles (compromisos devengados y no pagados) pendientes al 31 de diciembre del año anterior. Los traspasos contables que se efectúen como consecuencia de lo señalado precedentemente, se registrarán e informarán en el mes de enero del año 2014 como movimientos financieros de dicho período. En consecuencia, las citadas cuentas deberán quedar saldadas al término de dicho mes. 1.2 RESULTADOS ACUMULADOS El saldo de la cuenta 31103 Resultado del Ejercicio, originado por el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos Patrimoniales al término del ejercicio año 2013, deberá ser traspasado a la cuenta 31102 Resultados Acumulados durante el mes de enero del año 2014. 2.- USO DE CUENTAS QUE INDICA Las cuentas correspondientes a los subgrupos 113, 114, 116, 119, 214, 216 y 219 que reflejan variaciones de disponibilidades que transitoria o permanentemente no afectan al presupuesto, sólo deberán utilizarse cuando la normativa legal, las instrucciones o las autorizaciones específicas emitidas por este Organismo Contralor, así lo determinen. 3.- INVARIABILIDAD DE SALDOS INICIALES Los saldos finales determinados al término del ejercicio año 2013, en cada una de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben mantenerse invariables al inicio del ejercicio contable año 2014. Por lo tanto, no procede modificarlos directamente al efectuar la apertura del nuevo ejercicio, así como tampoco, durante el ejercicio, salvo previa autorización de este Organismo Contralor. Cabe hacer presente que los saldos varían en función de los hechos económicos ocurridos durante el período contable como resultante de la gestión institucional o de ajustes por regularizaciones, los que deben anotarse en los comprobantes e incorporarse en los registros contables pertinentes e informarse en el mes en que se verifiquen dichas situaciones. En este contexto, el Sistema de Contabilidad General de la Nación se define como de variaciones de la gestión financiera. 4.- INCORPORACIONES DE ACTIVOS EN BIENES DE USO Este Organismo Contralor, con el propósito de homogeneizar el tratamiento de las operaciones que signifiquen incorporaciones de bienes de uso, ha considerado necesario establecer el monto base a partir del cual los bienes muebles que se adquieran se deberán incorporar como tales, utilizando al efecto, por una parte, el principio de materialidad e importancia relativa establecido en la norma específica de "Adquisición de Bienes de Uso", del oficio circular N° 60.820, de 2005, en armonía con lo señalado en el artículo 53, letra a), del decreto N° 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, reglamentario de la ley N° 19.886 de Bases de Contratos Administrativos de Suministros y Prestaciones de Servicios. De acuerdo con lo anterior, las adquisiciones de bienes efectuadas a partir del 1 de enero de 2013, han debido reconocerse como Bienes de Uso siempre que su costo de adquisición sea igual o superior a tres Unidades Tributarias Mensuales (3 U.T.M.), por lo que las compras bajo este límite se debieron contabilizar en cuentas de Gastos Patrimoniales, situación que también deberá cumplirse en las adquisiciones que se realicen durante el ejercicio contable año 2014. En relación con lo antes establecido, tratándose de aquellas adquisiciones que comprendan un grupo de bienes muebles de la misma especie, esto es, que por su naturaleza y/o destino se encuentren en las categorías definidas para la depreciación de los bienes de uso en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, se considerará para los efectos de la determinación del costo igual o superior a 3 U.T.M., el valor total de adquisición correspondiente al grupo de bienes de que se trate, debiendo incorporarse al control contable como un solo bien - en forma individual por bien o por grupo homogéneo de incorporación. Aquellos servicios, que opten por la aplicación de la regla de valuación, registro y control contable precedentemente enunciada, deberán comunicar formalmente tal decisión a esta Contraloría General. 5.- CUENTAS DE RESPONSABILIDADES O DERECHOS EVENTUALES La normativa que regula la contabilidad pública contenida en el oficio circular N° 60.820, de 2005, de este origen, señala que aquellas operaciones que constituyen eventuales responsabilidades o derechos por compromisos y garantías que no afectan la estructura patrimonial, deben reflejarse en las cuentas o registros especiales habilitados para estos efectos. En tal sentido, a contar del ejercicio contable año 2014, el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, en su versión 2.0, ha incorporado como una de sus aplicaciones la solución para que los servicios e instituciones que registran e informan sus operaciones a través del aludido sistema, puedan dar cumplimiento al Título 9 Cuentas de Responsabilidades o Derechos Eventuales, consultado en la normativa a que se ha hecho referencia. Dicha funcionalidad les permitirá a aquellos entes reconocer en forma homogénea, los hechos económicos que pacten y de los cuales se deriven las responsabilidades o derechos potenciales antes reseñados. De acuerdo con lo precedentemente expuesto, los servicios que a contar de la data indicada utilicen la versión SIGFE 2.0 en la contabilización de sus transacciones, deberán informar a este Organismo Contralor los saldos iniciales de estas cuentas al 1 de enero de 2014, mediante el formulario que se acompaña en Anexo B, los cuales deberán ser coincidentes con los saldos que reflejen dichas cuentas al 31 de diciembre de 2013, en los sistemas de procesamiento de datos - verticales - que se encontraban operando para el registro de las aludidas operaciones. Asimismo, corresponde señalar que la información que por este concepto se incluya en el formulario antes indicado, será la base para su inclusión en SIGFE 2.0 mediante un ajuste a la apertura del ejercicio 2014, el cual no requerirá de la autorización previa de la Contraloría General a que se refiere el numeral 3 de las presentes instrucciones. Por último, resulta oportuno manifestar que aquellas entidades públicas que se encuentren al margen de la operatoria antes señalada, deberán continuar procesando estas transacciones en registros especiales - sistemas verticales - los que necesariamente deberán contar con un nivel de resguardo y confiabilidad que permita asegurar la autenticidad, pertinencia e integridad de la respectiva información. 6.- PROCEDIMIENTO DE ENVÍO DE INFORMES CONTABLES Atendida la coordinación que la Contraloría General de la República mantiene con la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda, en el contexto del proceso de modernización de la Administración Financiera del Estado, y en uso de sus atribuciones legales, ha estimado del caso establecer un procedimiento común para los efectos de capturar la información que deben proporcionar los servicios e instituciones que se incluyen en la Ley de Presupuestos, acerca de sus respectivas gestiones. Así entonces, las citadas entidades deberán proporcionar mensualmente a través del Sistema de Agregación Financiera del Gobierno Central, los informes contables que requiere la Contraloría General para incluirlos como parte del proceso que efectúa tendiente a la obtención de los estados consolidados sobre la situación presupuestaria, financiera y patrimonial del Estado, que legalmente debe presentar al Presidente de la República, Congreso Nacional y demás autoridades superiores de la Administración del Estado. Sin perjuicio de lo anterior, las entidades a las cuales están dirigidas las presentes instrucciones deberán continuar remitiendo mensualmente el Balance de Comprobación y Saldos al último día del mes que se informa, con el propósito de asegurar la responsabilidad que le asiste a la correspondiente autoridad del servicio, respecto de la veracidad de su contenido y de la oportunidad en el envío de la información requerida. En anexo A, se adjunta formato de dicho balance. Lo expuesto, salvo que esta Entidad Superior de Control determine la liberación del envío de dicho balance en la medida que se disponga de otro medio de autentificación tecnológica, en los términos a que se refiere la ley N° 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma. Ahora bien, a fin de agilizar su envío se ha dispuesto que éste se efectúe en la modalidad de transmisión electrónica, para lo cual, el citado balance deberá escanearse y presentarse en archivo pdf y remitirse a este Organismo Contralor a través del correo electrónico institucional sectorpublico@contraloria.cl indicando en el asunto la denominación de la entidad remisora y el mes al que corresponde. Asimismo, el nombre del archivo que se adjunte, deberá también señalar dicha información. Cabe agregar que en el mismo e-mail en el que se envíe dicho balance, se deberá anexar un símil del oficio conductor escaneado vía archivo pdf, en el que conste la identificación del balance que se incluye y la suscripción por las jefaturas a cargo de la información. El período de presentación del referido balance será dentro de los primeros ocho (8) días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. En caso de corresponder el último día a sábado, domingo o festivo, el plazo se prorrogará al primer día hábil siguiente. Finalmente, cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con las Jefaturas correspondientes de la División de Análisis Contable, Área Sector Público, al teléfono 24021519 o al e-mail vtarqaronac@contraloria.cl , o bien, al Área de Normas al teléfono 24025779 o al e-mail ybascunan@contraloria.cl . Saluda atentamente a Ud., Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República