Dictamen N° 93900/2016

N° 93.900 Fecha: 29-XII-2016 El Instituto de Investigaciones Agropecuarias (INIA) solicita autorización para mantener en sus dependencias la documentación original de las rendiciones de cuentas que debe presentar a diversos organismos públicos, aludiendo a la normativa tributaria que le impone la obligación de conservar dichos instrumentos. Al efecto, señala que esa entidad ejecuta proyectos de investigación con el financiamiento público que obtiene mediante la firma de convenios de transferencia con distintos servicios, tales como, los gobiernos regionales, la Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica (CONICYT), la Corporación de Fomento de la Producción (CORFO), el Servicio Agrícola y Ganadero (SAG), entre otros. Indica que al mes de julio de 2016 se encontraban en ejecución 199 proyectos externos de investigación. Asimismo, agrega que el instituto pone a disposición y garantiza el libre acceso a las dependencias, para que este Organismo de Control efectúe el completo examen debidamente documentado de las rendiciones de cuentas relativas a dichos proyectos. Sobre el particular, el inciso primero del artículo 98 de la Constitución Política de la República prescribe que compete a esta Contraloría General, entre otros asuntos, fiscalizar el ingreso y la inversión de los fondos del Fisco, de las municipalidades y de los demás organismos y servicios que determinen las leyes, y además, examinar y juzgar las cuentas de las personas que tengan a su cargo bienes de esas entidades. A su turno, de acuerdo con el inciso primero del artículo 85 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de este Ente de Control, todo funcionario, persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague haberes públicos, debe rendirle a esta las cuentas comprobadas de su manejo, de conformidad con la citada resolución N° 30, de 2015, de este origen. En relación con los antecedentes constitutivos de las rendiciones de cuentas, el artículo 4° de la enunciada resolución, previene que se considerará auténtico solo el documento original, mientras que su inciso segundo agrega que en casos calificados por esta Contraloría General, podrán aceptarse, en subsidio de aquellos, copias o fotocopias debidamente autentificadas por el ministro de fe o el funcionario autorizado para ello. Por su parte, los artículos 23 y 27, letra c) de la resolución en comento, permiten que en casos calificados por el organismo otorgante, y autorizados por la Contraloría General, la documentación de rendición de cuentas podrá encontrarse en poder de la persona o entidad receptora del sector privado, a disposición del Organismo de Control para el respectivo examen. Agrega que los organismos públicos deberán adoptar los resguardos convencionales o de otro tipo que garanticen a esta Entidad Fiscalizadora el libre acceso y un completo examen debidamente documentado de las cuentas. Al respecto, cabe indicar que las autorizaciones que se requieran a esta Entidad de Control en virtud del anotado artículo 23, deben circunscribirse a programas o proyectos específicos, que permitan identificar claramente aquellas transferencias cuyos documentos originales se mantendrán, excepcionalmente, en poder de los privados receptores de tales recursos. Lo anterior, puesto que a esta Contraloría General le corresponde examinar las cuentas de todos los haberes de origen estatal que perciban las personas naturales o jurídicas privadas, y para el adecuado ejercicio de tal atribución, resulta imprescindible saber en qué casos sus funcionarios deberán concurrir a las dependencias de dichas entidades privadas para revisar esa documentación. Asimismo, el citado artículo 23 exige que la autorización en comento sea otorgada por este Organismo de Control siempre que se trate de un caso calificado por el otorgante, requisito que no es posible satisfacer en esta oportunidad, toda vez que la petición no se ha circunscrito a una entidad pública específica. Pues bien, atendidos los términos genéricos en que ha sido formulada la presente solicitud, y no existiendo constancia sobre los proyectos o programas específicos a los cuales se refiere, ni la identificación presupuestaria o de cuentas extrapresupuestarias con cargo a las cuales se realizarán las transferencias de recursos de que se trata, no es posible otorgar, en esta oportunidad, la autorización requerida por el INIA. Saluda atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República