Dictamen N° 984/2015

N° 984 Fecha: 07-I-2015 Se ha dirigido a esta Contraloría General la Municipalidad de Ñuñoa, solicitando autorización para eliminar documentos relativos a ingresos, egresos y comprobantes de traspaso que se encuentran en el Departamento de Tesorería, de la Dirección de Administración y Finanzas de esa entidad edilicia, correspondientes al período comprendido entre los años 1983 a 1999, inclusive. Sobre la materia, cabe señalar que el inciso segundo del artículo 21 de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, dispone que los libros, documentos y cuentas aprobados serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 del mismo texto legal, según el cual dicha autoridad, por sí o por delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En consonancia con la preceptiva anotada, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de documentos-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos, por las respectivas entidades durante un período de tres años, contado desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Ahora bien, tratándose de organismos que gozan de autonomía, como ocurre con las municipalidades, el indicado oficio señala en el numeral 2, del Título I, que la autorización para eliminar documentación de sus archivos corresponde otorgarla al jefe superior del servicio -mediante la dictación de un decreto exento y previa proposición de la jefatura de la unidad respectiva-, en esta situación, al alcalde, para lo cual, en todo caso, se deben considerar los citados artículos 14 y 21 de la ley N° 10.336. En cuanto a lo aseverado por la aludida entidad edilicia en orden a la existencia del Informe N° 70, de 2011, sobre auditoría integral aleatoria efectuada en la Municipalidad de Ñuñoa, emitido por este Organismo Fiscalizador el 18 de julio de 2012, es dable indicar que aquella está referida solo al año 2010 y, que, en concordancia con lo expresado en el dictamen N° 24.293, de 2011, si bien las fiscalizaciones y auditorías realizadas por este Órgano de Control tienen el carácter de revisiones definitivas desde el momento en que se emite el correspondiente informe final que da cuenta de su resultado, estas se efectúan sobre una muestra del universo sujeto a examen, por lo que no necesariamente la época de revisión que se consigna en los respectivos informes, implicará que la totalidad de los libros, documentos y cuentas de ese período se encuentren aprobados. Finalmente, es preciso anotar que las peticiones de autorización de eliminación de documentos, dirigidas a este Ente Fiscalizador deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación que sirve de sustento a rendiciones de cuentas que se requiere destruir, corresponden a aquellas aprobadas por esta Contraloría General, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración solicitada, circunstancia que no se ha verificado en la especie (aplica dictamen N° 9.758, de 2013). Por tanto, en mérito de lo expuesto, cabe concluir que en tanto la Municipalidad de Ñuñoa no acompañe los antecedentes a que se alude en el párrafo precedente, no procede que esta Entidad Contralora otorgue la autorización solicitada. Saluda atentamente a Ud. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República