Dictamen N° 24293/2011

N° 24.293 Fecha: 21-IV-2011 Se ha dirigido a esta Contraloría General el Alcalde de la Municipalidad de Cerro Navia, solicitando la autorización y el nombramiento de un delegado para proceder a la destrucción de decretos de pago e ingresos municipales, correspondientes a los años 1996, 1997, 1998, 1999 y 2000, documentación que considera obsoleta y que se encontraría colapsando la bóveda de la Tesorería Municipal. En relación con la materia, cabe señalar que el artículo 21, inciso segundo, de la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de esta Entidad Fiscalizadora, establece que los libros, documentos y cuentas aprobadas, serán incinerados después de tres años de su revisión definitiva, salvo que el Contralor General considere de especial interés conservarlos. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 14 de la misma ley, según el cual dicha autoridad, por sí o por un delegado especial, podrá adoptar las medidas que estime convenientes para la adecuada fiscalización de la destrucción o incineración de documentos de la deuda pública, especies valoradas y otros efectos. En el mismo sentido, el numeral 2, del Título II, del oficio circular N° 28.704, de 1981, de este Órgano de Control -sobre disposiciones y recomendaciones referentes a la eliminación de documentos-, establece, en lo que interesa, que todos aquellos documentos que tengan relación con cuentas relativas a la administración de fondos o bienes del Estado, deben ser mantenidos por las respectivas entidades durante un período de tres años, contados desde su revisión definitiva, salvo que el Contralor disponga que se guarden por un lapso mayor. Ahora bien, al tenor de lo manifestado precedentemente, debe precisarse que las fiscalizaciones y auditorías realizadas por esta Entidad de Control tienen el carácter de revisiones definitivas desde el momento en que se emite el pertinente informe final que da cuenta de su resultado. Sin perjuicio de lo anterior, es menester puntualizar que aquéllas se efectúan sobre una muestra del universo sujeto a examen, por lo que no necesariamente el período de revisión que se consigna en los respectivos informes, implicará que la totalidad de los libros, documentos y cuentas de ese período se encuentren aprobados. En conformidad con lo expresado, es dable colegir que las solicitudes de autorización de eliminación de documentos, dirigidas a este Organismo de Fiscalización deben acompañar los antecedentes que permitan corroborar que los comprobantes contables y la documentación que sirve de sustento a rendiciones de cuentas que se requiere destruir, corresponden a cuentas aprobadas por esta Contraloría General, toda vez que ello resulta indispensable para determinar la procedencia de la eliminación o incineración de dicha documentación, circunstancia que no se ha verificado en la especie, atendido que la Municipalidad de Cerro Navia no acompaña información a ese respecto (aplica criterio contenido en los dictámenes N°s. 3.538 y 65.931, ambos de 2010). En consecuencia, en mérito de lo expuesto, cabe concluir que en tanto el citado municipio no adjunte los antecedentes a que se alude en el párrafo anterior, no procede que esta Entidad de Control otorgue la autorización solicitada. Ramiro Mendoza Zúñiga Contralor General de la República