Dictamen N° 10189/2018

N° 10.189 Fecha: 19-IV-2018 Se ha dirigido a esta Contraloría General una persona que, bajo reserva de identidad, denuncia que ante la creciente demanda de solicitudes de celebración de matrimonios civiles en la comuna de Colina, la Dirección Regional Metropolitana del Servicio de Registro Civil e Identificación facultó temporalmente a una nueva oficial civil adjunto, que no pertenece a la dotación de la respectiva circunscripción, para que intervenga al efecto, situación que estima contraria a derecho. Agrega que, a consecuencia de lo anterior, esa oficial civil adjunto celebró matrimonios en forma simultánea con la oficial civil adjunto de Colina, lo que habría obligado a ajustar la hora de las correspondientes celebraciones para efectos de las inscripciones respectivas. Asimismo, denuncia que aquélla solicitó a los contrayentes el financiamiento de sus gastos de traslado a través de un depósito en su cuenta personal. Requerido su informe, la Dirección Nacional de dicho servicio, adjuntando un informe de la aludida Dirección Regional y otros antecedentes de respaldo, manifestó que el nombramiento y otorgamiento de facultades al oficial civil adjunto de que se trata, fue una medida extraordinaria que se ajustó a derecho por las razones impostergables de buen servicio que menciona y que no son efectivos los hechos denunciados en relación al horario de los matrimonios en cuestión y al aludido depósito. Sobre el particular, se debe indicar que, de conformidad con el artículo 20, letras a) y b) de la ley N° 19.477, Orgánica del Servicio de Registro Civil e Identificación, a los directores regionales de esa entidad les corresponde, entre otras funciones, organizar y dirigir la dirección regional y supervisar el correcto desempeño de las funciones del servicio, de acuerdo con las normas de operación impartidas por la dirección nacional y la legislación vigente. La letra e) del mismo precepto previene que a los directores regionales les compete “Nombrar oficiales adjuntos en la región”. Luego, de acuerdo al artículo 27 de la citada ley N° 19.477, un funcionario denominado oficial civil estará encargado de todas las funciones que se realicen dentro de la circunscripción para la que fue nombrado, el cual tendrá, entre otras obligaciones, la de celebrar e inscribir los matrimonios que sean de su competencia, conforme lo preceptuado por el artículo 33, N° 1, del mismo cuerpo legal. Enseguida, el inciso primero, del artículo 37 de la referida ley, establece que en cada oficina de ese servicio se nombrará, a lo menos, un oficial civil adjunto, quien será el subrogante legal del titular en todas sus funciones y con sus mismas facultades e inhabilidades, cada vez que este último se encuentre impedido o inhabilitado para ejercer su cargo. Para ese efecto, su inciso siguiente puntualiza que el oficial civil adjunto que se desempeñe en la oficina, además tendrá facultades para actuar en los registros indistintamente con el oficial civil titular, dentro de los límites jurisdiccionales de la circunscripción, acotando la función del oficial civil adjunto a las funciones que ese precepto enuncia. A su turno, la mencionada ley orgánica dispone, en lo pertinente, en su artículo 40, que el Director Regional respectivo puede, cuando lo estime necesario, asignar a los oficiales civiles adjuntos las demás funciones que por ley les corresponden a los oficiales civiles titulares, las que comprenden la celebración e inscripción de matrimonios. Es menester recordar que la jurisprudencia administrativa -dictamen N° 77.308, de 2016- ha reconocido que las labores que la ley N° 19.477 encarga a los oficiales civiles adjuntos son desempeñadas a través de la encomendación de funciones -ya que las plantas de personal del Servicio de Registro Civil e Identificación no contemplan esas plazas- y que esa vía permite asignar tareas que se estimen imprescindibles para la continuidad del servicio y que no pueden desarrollarse por un cargo público, ya sea por no existir en la planta de personal respectiva o por ser insuficientes los que se consultan en ella. El dictamen N° 20.511, de 1998, por su parte, concluye que los funcionarios del Servicio de Registro Civil e Identificación pueden ser designados como oficiales civiles adjuntos de cualquier oficina de dicho organismo. Enseguida, cumple puntualizar que en virtud de lo ordenado en los artículos 3°, 5° y 28 de la ley N° 18.575, el Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentra obligado a cumplir el principio de continuidad del servicio público y los principios de eficiencia y eficacia, lo que implica satisfacer las necesidades colectivas en forma regular y continua, como también velar por la eficiente e idónea administración de los medios públicos y por el debido cumplimiento de la función pública (aplica criterio contenido en el dictamen N° 52.843, de 2016). Como es posible advertir, la normativa reseñada les impone a los directores regionales del servicio de que se trata la obligación de velar por el buen funcionamiento del mismo en el ámbito regional respectivo, para lo cual se encuentran habilitados para designar oficiales civiles adjuntos que cumplan en la región las funciones que correspondan a los oficiales civiles titulares, entre las cuales se encuentra la celebración e inscripción de matrimonios, en conformidad al ordenamiento jurídico. Ahora bien, de los antecedentes tenidos a la vista se aprecia que, considerando los citados artículos 37 y 40 de la antedicha ley orgánica y la alta demanda de solicitudes de celebración de matrimonios en la comuna de Colina, mediante la resolución exenta N° 2.040, de 2016, el Director Regional Metropolitano del Servicio de Registro Civil e Identificación facultó a la funcionaria que individualiza para celebrar matrimonios como oficial civil adjunto en la oficina de Colina, conjuntamente con la oficial civil adjunto encargada de ésta última, por los días 12 de noviembre y 3 de diciembre de 2016 y 7 de enero de 2017. En este contexto y teniendo en cuenta los principios de eficiencia, eficacia, coordinación y continuidad del servicio, no se advierte impedimento en que, para efectos de hacer frente a la situación excepcional en que se encontraba esa repartición, la referida autoridad regional haya asignado temporalmente a una funcionaria de su dependencia, a cargo de una suboficina en otra comuna, las labores que se cuestionan. Sin perjuicio de lo expresado, en cuanto a lo que sostiene la denunciante en orden a que no se cumplirían los supuestos del artículo 43 de la ley citada, que permite al Director Regional del referido servicio nombrar oficiales civiles adjuntos para actuar en una o más circunscripciones de la región a fin de visitar sectores rurales y apartados de la oficina o suboficina, cumple anotar que esta facultad no altera las otras atribuciones que la ley concede a esa autoridad y que, como se indicara, la misma no se invocó en la citada resolución exenta. Por otra parte, en cuanto a lo denunciado en orden a que la oficial civil adjunto habría exigido a los contrayentes un depósito en dinero en su cuenta personal para solventar gastos de traslado, cabe señalar que los oficiales de que se trata respecto de la celebración de matrimonios y acuerdos de unión civil no pueden cobrar ni percibir sumas distintas de aquellas que contempla el decreto con fuerza de ley N° 1.282, de 1975, del Ministerio de Hacienda -modificado por la ley N°20.830-. Siendo ello así, el Servicio de Registro Civil e Identificación se encuentra en el imperativo de verificar que los cobros que se efectúen sean exclusivamente los que el citado decreto con fuerza de ley permite realizar. Sin perjuicio de ello, en lo que atañe a la situación denunciada, no se han obtenido antecedentes que den cuenta de que efectivamente se hayan cobrado sumas adicionales a las aludidas, por lo que no se emite un pronunciamiento sobre la materia en esta oportunidad. A su vez, en cuanto a los matrimonios que habrían sido celebrados en forma simultánea, cabe anotar que en el caso de que en una determinada circunscripción se desempeñe más de un oficial civil, no existe impedimento normativo para que las correspondientes actuaciones se verifiquen en un mismo horario, en cuyo caso se deben implementar los mecanismos que permitan efectuar en la forma debida las respectivas inscripciones, sin que corresponda alterar la hora efectiva de cada actuación. Con todo, de acuerdo con las actas de los matrimonios, según los datos incorporados en ellas por los respectivos oficiales civiles adjuntos en su calidad de ministros de fe –conforme con lo dispuesto en el artículo 32 de la ley N° 19.477-, aquellos fueron oficiados en distintos horarios. En razón de lo expresado, no cabe sino desestimar la denuncia de la especie. Finalmente, es menester hacer presente a ese servicio que, con arreglo a lo prescrito por el anotado artículo 27 de la ley N° 19.477, todas sus oficinas deben estar necesariamente a cargo de un oficial civil titular, lo que no acontecería en la comuna de Colina, oficina que se encuentra a cargo de una oficial civil adjunto (aplica criterio contenido en el dictamen N° 20.511, de 1998, de este origen). Transcríbase a la persona interesada. Saluda atentamente a Ud. Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República