Dictamen N° 101972/2015

N° 101.972 Fecha: 29-XII-2015 La Contraloría General de la República, en uso de las facultades que le confiere el artículo 98 de la Constitución Política de la República y su ley N° 10.336, Orgánica Constitucional, en materia de contabilidad general de la Nación, viene en impartir a las Entidades de Educación Superior del Estado las siguientes instrucciones, respecto de la información de carácter contable y presupuestaria que a éstas les corresponde proporcionar, determinando los plazos y demás modalidades a las que se sujetará dicha remisión, como también la oportunidad en el envío al trámite de toma de razón de los actos administrativos a través de los cuales se aprueben y modifiquen los ordenamientos de ingresos y gastos de las citadas Entidades de Educación Superior, en los términos que siguen: I. Estados Financieros Entidad de Educación Superior. La información financiera que deberá ser presentada, tanto en forma intermedia (trimestral) como anual (preliminar y auditado) y en forma consolidada, es la siguiente: 1. Estados Financieros Intermedios y Anual Preliminar 1.1 Estado de Situación Financiera: comparativo con el Estado de Situación Financiera anual del ejercicio anterior auditado, es decir comparado al 31 de diciembre de 2015 (ANEXO N° 1). 1.2 Estado de Resultados: para el período sobre el que se esté informando (trimestre respectivo) y el acumulado para el período contable hasta la fecha, comparativos con los períodos correspondientes del ejercicio anterior, respectivamente (ANEXO N° 2). 1.3 Estado de Situación Presupuestaria: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior [información a marzo, a junio, a septiembre y a diciembre de ambos ejercicios (2016 y 2015). ANEXO N° 3]. 2. Estados Financieros Auditados 2.1 Estado de Situación Financiera: comparativo con el Estado de Situación Financiera anual del ejercicio anterior auditado, es decir comparado al 31 de diciembre de 2015. 2.2 Estado de Resultados: para el período sobre el que se esté informando (trimestre respectivo) y el acumulado para el período contable hasta la fecha, comparativos con los períodos correspondientes del ejercicio anterior, respectivamente. 2.3 Estado de Flujos de Efectivo: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior. 2.4 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior. 2.5 Estado de Situación Presupuestaria: acumulado hasta la fecha del ejercicio correspondiente, comparativo con igual período del ejercicio anterior. 2.6 Notas Explicativas a los Estados Financieros. 3. Fechas de presentación de los Estados Financieros Los estados financieros estarán referidos a las siguientes fechas de cierre: 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre de cada año y se deberán presentar, de acuerdo a la siguiente calendarización: a) Marzo: Sesenta (60) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 30 de mayo de 2016. b) Junio: Sesenta (60) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 29 de agosto de 2016. c) Septiembre: Sesenta (60) días contados desde la fecha de cierre del respectivo trimestre calendario, es decir, hasta el 29 de noviembre de 2016. d) Diciembre: Ciento veinte (120) días contados desde la fecha de cierre del ejercicio anual, es decir, a más tardar el 30 de abril de 2017 los estados financieros auditados. En forma adicional a este requerimiento anterior, se deberán enviar los estados financieros preliminares antes del 31 de enero de 2017. Cabe mencionar, que los registros contables de la entidad, deberán concordar con los saldos declarados en los estados financieros antes singularizados. II. Estados Financieros Fondo Solidario de Crédito Universitario. 1. Estados Financieros Auditados Esta Entidad Contralora, en uso de sus facultades en materia de contabilidad general de la Nación, ha estimado del caso solicitar en forma detallada y separada de los informes que reflejan la situación general de las respectivas instituciones, los estados financieros 2015 y el correspondiente informe de los auditores externos acerca de la gestión del Fondo Solidario de Crédito Universitario, en adelante FSCU, esta información debe ser enviada a más tardar el 30 de junio de 2016. 2. Estados Financieros Intermedios y Anual Preliminar A su vez, se ha estimado pertinente solicitar de manera semestral y anual los estados financieros intermedios y anual preliminar del FSCU, correspondientes al ejercicio 2016. El plazo para remitir la información semestral es el 31 de julio de 2016 y para la información anual es el 31 de enero de 2017. III. Información Presupuestaria 1. Presupuesto Inicial De acuerdo a lo establecido en el artículo 4° del decreto N° 180, de 1987, del Ministerio de Hacienda, el presupuesto inicial de las Entidades de Educación Superior del Estado deberá ser aprobado por la autoridad u organismo competente que establezcan los respectivos estatutos orgánicos, sometido a la tramitación que corresponda en la Contraloría General de la República, y posteriormente publicado antes del 31 de marzo del respectivo ejercicio presupuestario, en un diario de circulación regional. En tal sentido, y con el propósito de que se pueda dar cabal cumplimiento a lo establecido en la norma reglamentaria indicada, debe necesariamente tenerse presente que, conforme a lo señalado en el artículo 10, inciso primero de la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, ésta cuenta con un plazo de quince días hábiles, contados desde la fecha de recepción del decreto o resolución que aprueba el presupuesto inicial, para llevar a cabo el estudio de legalidad que importa la toma de razón, plazo que podría ser prorrogable por otros quince días mediante resolución fundada. Luego, esa Entidad de Educación Superior deberá adoptar las medidas que resulten procedentes con el objeto de que el acto administrativo que apruebe el aludido presupuesto sea recepcionado por este Organismo Contralor a más tardar la última semana del mes de febrero para el cumplimiento oportuno del correspondiente control previo de legalidad. 2. Modificaciones Presupuestarias Los decretos o resoluciones que dispongan modificaciones al presupuesto inicial, también se encuentran sujetos al control de legalidad que implica el trámite de toma de razón. Por lo tanto, dichos actos administrativos sólo tendrán efecto legal en la medida que se sometan al referido examen en la Contraloría General de la República, siempre que sean recepcionados a más tardar el 31 de diciembre del año para el cual se asignaron los recursos. Resulta del caso señalar, que las actualizaciones que se efectúen al citado presupuesto deben considerar las modificaciones que, a su vez, determine la autoridad competente respecto de las asignaciones de transferencias establecidas en la ley Presupuestos del Sector Público año 2016, que afecten directamente las estimaciones de los ingresos presupuestarios por parte de las Entidades de Educación Superior beneficiarias -por ejemplo- del Aporte Fiscal Directo, Aporte Fiscal Indirecto, becas, subsidios, entre otras, todo ello con la finalidad de mantener la debida consistencia entre los ordenamientos presupuestarios del organismo otorgante y la institución receptora, respectivamente. En relación a lo anterior, las entidades deberán gestionar oportunamente las modificaciones al presupuesto vigente, con el propósito de prevenir una ejecución por sobre el presupuesto aprobado, específicamente en algún subtítulo, ítem o asignación del gasto. 3. Balance de Ejecución Presupuestaria De acuerdo a lo establecido en el artículo 6° del aludido decreto N° 180, de 1987, la confección del Balance de Ejecución Presupuestaria, debe ser aprobada -a más tardar- el 30 de mayo del año siguiente al del ejercicio presupuestario del que dan cuenta y publicados antes del 30 de junio del mismo año, en un diario de circulación regional. Asimismo, antes de esta última fecha, una copia de dichos balances deberá ser enviada a los Ministerios de Educación y de Hacienda. En este contexto, se solicita a esa Entidad de Educación Superior el envío de una copia del balance de ejecución presupuestaria de manera conjunta con la entrega que se realiza a los Ministerios de Educación y de Hacienda, esto es, antes de la fecha precedentemente indicada para su publicación. IV. información Contable Presupuestaria Desagregada de las Entidades de Educación Superior. Contraloría General de la República ha desarrollado un sistema de procesamiento de información denominado Sistema de Contabilidad General de la Nación II, en adelante SICOGEN cuyo objetivo es modernizar el envío de la información contable presupuestaria que las instituciones de Educación Superior del Estado realizan a este Organismo de Control. SICOGEN II se alimenta de los datos contenidos en los siguientes informes: El Estado de Situación Presupuestaria, deberá ser enviado de manera trimestral en las fechas definidas en el punto I., concordando con el envío de los estados financieros de la institución (ANEXO N°4). El Balance de 8 columnas o balance tabulado de la Entidad de Educación Superior, que se confecciona a partir del libro mayor, deberá ser remitido de manera trimestral en las fechas definidas en el punto I, concordando con el envío de los estados financieros de la institución (ANEXO N° 5). En la misma oportunidad se deberán enviar las cédulas de clasificación, las cuales ordenan la información que arroja el Balance de 8 Columnas (ANEXO N° 6). El Balance de 8 columnas o balance tabulado del FSCU, que se confecciona a partir del libro mayor, deberá ser remitido a más tardar el 31 de julio de 2016 (semestral) y 31 de enero de 2017 (anual) (ANEXO N° 7). En la misma oportunidad se deberán enviar las cédulas de clasificación del citado Fondo, las cuales ordenan la información que arroja el Balance de 8 Columnas (ANEXO N° 8). V. Procedimiento de envío de la información 1. Sistema de Contabilidad General de la Nación II (SICOGEN II) Este sistema captura y valida en línea la información enviada. Con el fin de efectuar una correcta carga de la información solicitada, este Órgano Contralor le remitirá a cada institución de educación superior del Estado un manual donde se especifica cómo y dónde se debe proceder con el envío. A continuación se señalan los informes que deben ser remitidos a través de esta vía: 1.1 Estados Financieros Auditados Anuales (Universidad y FSCU). 1.2 Estados Financieros Semestral y Anual Preliminar FSCU. 1.3 Balance de 8 Columnas Universidad a junio, a septiembre y a diciembre. 1.4 Cédulas de Clasificación Universidad a junio, a septiembre y a diciembre. 1.5 Balance de 8 Columnas FSCU a junio y a diciembre. 1.6 Cédulas de Clasificación FSCU a junio y a diciembre. 1.7 Balance de Ejecución Presupuestaria (Publicación Prensa). 1.8 Estado de Situación Presupuestaria a junio, a septiembre, a diciembre y balance de ejecución presupuestaria. 1.9 Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados a junio, a septiembre y Anual Preliminar. 2. Sistema de Recepción de Estados Financieros (SIREF) Habilitado en el sitio web institucional, www.contraloria.cl . A continuación se señalan los informes que deben ser remitidos a través de esta vía: 2.1 Estados Financieros a marzo, a junio, a septiembre y Anual Preliminar. 2.2 Balance de 8 Columnas Universidad a marzo. 2.3 Cedulas de Clasificación Universidad a Marzo 2.4 Estado de Situación Presupuestaria a marzo. Finalmente, cabe señalar que cualquier consulta sobre la materia, deberá efectuarse con el Área de Empresas Públicas \ y Universidades de la División de Análisis Contable de esta Contraloría General, a los teléfonos 224021988, 224021479 y 224021765, o al correo electrónico contabilidaduniversidades@contraloria.cl . Saluda Atentamente a Ud., Jorge Bermúdez Soto Contralor General de la República